五星级酒店财务部管理手册岗位职责操作流程

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（5） 由于债权单位撤消或其他原因而无法支付的应付款项，按国家统一的会计制度规定转帐处理。

● 应付款的支付必须建立严格的审批程序。

（1） 根据应付款性质和金额大小，实行分级、分权管理。标的超过50万元的采购合同签定必须事先报控股公司分管总经理批准，标的超过100万元的合同签定必须报控股公司总经理批准；

（2） 支付应付款项必须具备真实、合法的发票帐单等业务单据，经过归口业务部门申请，财务记帐人员审核、财务经理和总经理共同签批之后方可支付。并且必须要求对方收款人在有关单据上签收货款，不得仅由本企业业务经办人员代签收； （3） 各企业应建立妥善的应付款凭证传递程序，确保单据传递的安全、完整，已获签批的单据在支付之前，出纳人员需再行复核一遍，保证单据的完整无缺。已支付的帐款及时进行帐务处理，准确反映业务单位的应付款项金额；

（4） 支付长期挂帐的应付款，须先核实原业务过程，帐款形成原因，及原购货物的使用情况，采取灵活的方式进行清偿处理，严禁人情干扰付款； 5.核算与控制管理：

（1） 酒店需按应付款项目分别设置“应付帐款”、“应付票据”、 “预收帐款”、“其他应付款”等负债类总帐科目，核算应付款项，并按单位名称设置明细分类帐户，做到帐帐相符。业务量较少的企业可将预收帐款并入应收帐款科目核算； （2） 酒店开出商业承兑汇票或银行承兑汇票必须建立审批程序，并设立“应付票据备查薄”详细登记每一笔应付票据的种类、号数、签发日期、到期日、票面金额、票面利率、合同交易号、收款人姓名或单位名称，以及付款日期和金额等资料。应付票据到期结清时，在备查薄内逐笔注销，到期不能支付的票据及时转做应付帐款，并停止计息；

（3） 酒店要建立供应商档案，包括供应商的单位名称、联系电话、联系人姓名、供货种类、开户银行帐号、纳税登记号码等。随时掌握供应商单位基本情况的变化； （4） 酒店要对应付款项制定清偿计划，保证良好的商业信用，当发生财务困难确实不能按期清偿到期债务时，应及时与债权人协商，实施债务重组；

（5） 酒店要结合与各个供应商的业务开展情况，确定每个供应商的合理的应付帐款定额指标，并制定应付帐款总额指标定额，实行定额控制，合理利用商业信用资金，降低资金成本，规避债务风险；

（6） 酒店对应付款应当按月进行分析，不得形成非正常的应付帐款借方数，对正常业务形成的个别单位借方数要跟踪管理，直至正常为止；

（7） 定期与供应单位对帐，确保双方帐目相符，对帐中发现的问题必须及时清理，责任分明。对应付款中的坏帐及不需要支付的应付帐款按会计制度规定及时处理； （8） 应付款的业务经办人员及帐目核算人员发生工作变动时，必须办理交接手续，对所负责的应付款单位帐户逐个清查，排除潜在因素，责任分明。 6.考核监督

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本制度执行情况纳入岗位责任制考核，列入控股年度内部审计的范围，控股公司计划财务部对各企业应付款管理情况进行监督和日常检查。 18、会计档案管理制度

会计档案是记录盒反映单位经济业务的重要石料和证据，为加强会计档案管理，保证会计档案妥善保管，有序存放，方便查阅，严防毁损、散失和泄密，根据《会计档案管理办法》，结合本酒店的实际情况，特制订本制度： 1.会计档案的范围

会计档案是指会计凭证、会计帐簿、财务报告和其它会计资料（如：合同、银 行对帐单、消费卡资料、采购申请单、收货证明、纳税申报资料、工资表、每人收入报表、成本报表、各种财务规章制度等）。 2.会计档案的装订、归档

会计档案的装订责任人及归档期限如下表：

资料名称 装订及保管责任人 会计凭证 总帐会计 会计帐簿 总帐会计 会计报表 总帐会计 借款合同 担保合同 出纳 银行对帐单 酒店消费卡资料 总帐会计 客人消费帐单 采购、工程合同 采购申请单 收货证明汇总表 成本会计 每日市场采购单 纳税资料 总帐会计 工资表 每人收入报表 总帐会计 各类成本报表 成本会计 二级库帐 各种财务规章制度 总帐会计

以上档案，由各岗位责任人负责及时装订，装订要求按照时间或类别，整理成 卷或装订成册，并在封面填制档案名称、期间、装订人等项目；对于不常查阅的档案，可装成箱，并在箱子明显部位标明档案名称、期间、装订人等项目。

审计帐单暂由运作审计运作审计主管整理存档，并标明档案名称、期间、装订人等项目。

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归档期限 次月10日内 次年1月内 次年1月内 次年1月内 次年1月内 次季1月内 次年1月内 次年1月内 次年1月内 次月10日内 次年1月内 次季10日内 次月3日内 次年1月内 次年1月内

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移交档案时，要登记《会计档案交存明细表》（表样附后）。未与档案管理员办理移交手续而私自存放于档案橱内的资料，档案管理员将不予管理，如有遗失、毁损、泄密，给酒店造成损失的，一切后果将由当事人负责。 3.会计档案的保管

（1） 会计档案，由档案管理员负责保管，统一编号，有序存放，并定期检查其安全状况，防止出现虫蛀、水淋、火烧等毁损现象；

（2） 档案橱钥匙由档案管理员保管，如遇特殊情况，由部门主管暂时负责； （3） 会计档案原则上应保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应当请示财务经理批准，并会同当时经办人员共同拆封整理，以分清责任。对于重新整理的会计档案，应专门设立《重新整理档案记录表》，详细列明重新整理档案的内容； （4） 保存的会计档案原则上不得借出，如遇特殊情况，须报财务经理及总经理批准，并签字确认。借出的会计档案严禁拆散原卷册，并限期归还。 4.会计档案的查阅

（1） 需查阅会计档案者，应填写《会计档案查阅记录表》方可领用钥匙进行查阅，否则谢绝查阅；

（2） 查阅会计档案，要保证档案安全，严禁泄密，所有查阅档案者不得转借他人； （3） 查阅档案者，要爱护档案，严禁在会计档案上涂抹、勾画、拆封和抽换； （4） 若需复印会计档案，需经财务经理及单位负责人批准，并在《会计档案复制记录表》上详细登记复制的内容，由档案管理员负责复印；

（5） 查阅档案时，只限于翻看所查内容，不得随意翻看卷内其他文件； （6） 查阅完毕后，要及时归还，按序放回原位，并保证会计档案的完整与整洁，不得私自暂存。否则，如有丢失等情况，一切后果由当事人负责。 5.会计档案的保管期限

会计档案的保管期限严格按现行的《会计档按管理办法》中的规定保管，会计 档案名称如有与规定中不同的，可比照类似档案的保管期限办理。 6.将会计档案的管理纳入相关责任人的综合考评。

7.其它未尽事宜严格按照现行的《会计档案管理办法》中的规定执行。 19、财务部内部督导、培训工作管理办法

为了便于酒店内部管理，确保酒店各项财务制度、管理规定、指令的贯彻执行到位，福成酒店开业后将成立财务部工作检查小组，对财务部各部门、各岗位的工作进行全方位的检查、督导、考核。 1.检查小组成员：

财务经理、总帐会计、运作审计主管、被检查部门主管

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（1）检查办法

①财务经理确定检查对象、检查内容、检查时间； ②财务经理即时通知检查小组成员进行检查； ③所有的检查均不事先通知；

④检查人员根据检查结果即时出具检查报告，并由被检查人签字认可，检查小组提出处理意见报财务经理审定处理。 2.检查内容及考核依据：

（1） 各部门工作分工、岗位责任及员工考评制度所规定的全部内容及考评要求； （2） 其他与所承担工作有关的制度程序规定要求。

3.检查人员将检查及处理情况在财务部周会上予以公布，相关部门要根据本部工作中存在的问题，不足之处进行针对性的培训。

4.各级主管人员对检查出来的问题负有督导不力、培训不到位之责任，情节严重的与责任人一同处罚。如因日常培训、督导不到位而出现错误，责任全部由主管人员承担。

20、应收款帐单管理规定

为了便于挂帐单据的审核与管理，确保酒店收益的准确性，避免因信用交易形成坏帐，根据酒店实际，对帐单等原始挂帐单据管理特作如下规定。 1.帐单的验收、审核：

目的：一是保证签单挂帐的准确无误；二是通过核对帐单是否齐全完整，避免因无效单据造成坏帐的发生。

（1）酒店挂帐的构成（福成酒店开业出现挂帐及推行各种卡式服务后）

①挂帐金卡：协议客户与酒店签定书面协议，客户凭挂帐金卡在酒店内消费挂帐，并定期结算欠款。

②长住客。

③旅行社与网络订房公司。 ④会议挂帐。

⑤部门经理担保挂帐及酒店内部个人消费。

⑤政府部门、控股公司、行政事业部门消费卡抵帐消费挂帐。 （2）单据的审核

①核对挂帐单据是否有效。挂帐人是否有权签单挂帐，签字字样与留存是否相符；如为挂帐金卡，是否按规定予以折扣，帐单上是否刷金卡，客人若未带金卡，

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