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行政总监的职责是通过计划、组织、控制与领导来实现对企业行政事务的管理与监控。
1,行政总监的主要职责
行政总监的主要工作职责是负责企业行政、总务后勤部门的全面管理和监督,具体职责如下:
行政职责
编辑本段
行政总监的工作重心是负责企业日常行政工作的展开,其职责如下: (1)负责全企业系统思想、文化建设和精神文明建设,筹划各种增强员工凝聚力的宣传、教育活动。
(2)负责拟定和修改企业各部门人员编制和员工住房分配、房补、房租方案,报上级批准后,负责组织实施。
(3)负责安排企业的对外接待工作和各种对外联谊活动。规范公司员工的行为举止、礼貌用语、衣着服饰,树立良好的企业对外形象。 (4)负责组织和实施企业的办公自动化工作。
(5)负责组织各类文娱、体育活动,活跃员工的业余生活。
(6)行使本系统内部日常行政监督权利,对违法乱纪、违反企业规章制度、泄露企业机密、盗窃和破坏企业财产的有关人员进行调查和处罚。 (7)协助总经理处理企业各种突发事件。
(8)负责企业文秘管理、公关接待的综合协调。文秘和公关接待管理的内容如下:
·内部文件和外部文件的收醛 ·总部的文件打萤
复萤
编号、传送、催办、归档;
电脑管理与应用,传真和电报的收发工作;
·企业总部报刊杂志的订阅、函件的发送和通讯系统的畅通; ·通知企业各种会议,作好会议记录,起草有关文字材料; ·收集保管企业各种对外宣传材料; ·企业的对外接待工作;
·维持企业正常的工作秩序和整洁的工作环境,保持良好的对外形象,负责安排落实领导值班和节假日值班。
总务后勤职责
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行政总监的另一项重要工作是负责企业的总务后勤管理。具体职责如下: ①负责本企业系统的工会等工作。
②负责保障企业的各种总务后勤服务工作,包括:伙食、车辆、办公设施、通讯、卫生环境等。具体内容如下:
·出入厂管理、警卫、勤务、厂区安全维护、异常事项反应及做好车辆管理,合理调配车辆,确保各部门用车需要和行车安全; ·企业环境清洁及维护;
·办理厂区零星修缮,保障企业生产、经营和发展的后勤供应; ·企业值日(夜)人员排定执行; ·现金收支作业协办;
·企业财产、劳保品、奖状等文件处理与保管; ·废弃品的处理、销售;
·负责各部门所需物资的采购、保管、发放,协调各部门物资材料的使用和管理并进行监督;
③负责拟定和实施员工后勤服务工作制度,包括:请假、休假、婚丧、子女教育、防暑降温等。
④负责追回外单位有关人员非法侵占本企业的房屋,对造成损失的有关人员和单位负责进行索赔。
⑤负责编制企业一般员工的需求计划。
⑥负责建立一般员工的工作业绩档案,组织对员工的考核。 ⑦负责总部员工的日常考勤,并据以发放全勤奖。 ⑧负责办理员工各类证件。 2,行政各部门的工作职责
行政总监是行政部门的首脑,他必须对部门的一切活动负责,从某种程度上来说其下属部门及人员的职责就是行政总监的职责。一般来说,行政各部门主要有行政部、文控部、总务部等,其职责如下:
行政部门的工作职责
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行政部门的主要工作职责有:
(1)人员到职与离职相关手续的办理。
(2)各类人事资料的汇总、建档及管理,员工个人档案资料的管理。 (3)员工请假、调休假作业、日出勤状况稽查统计作业。
(4)员工考勤统计、督导并执行加班单的汇总与薪资核算及代缴个人所得税。
(5)负责员工劳动合同的签订及存档。
(6)员工暂住证、就业证、工伤保险、医疗保险的办理以及计划生育证的查验。
(7)员工出国手续的办理及招调手续的办理。 (8)负责人员薪资异动的人事基本资料的提供。 (9)福利措施的具体实施。
(10)常用物资、医药的采购、发放与管理及伤病的暂时简易处理。 (11)承办行政总监临时交办的事项。
文件控制部门的工作职责
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文件控制部门的工作职责主要有:
(1)文件与资料的登记、编码、发行、保管、分发与维护。 (2)过期无效文件的回收、作废、销毁及暂留文件的保管。 (3)文件与资料原件的保管与维护。 (4)文件与资料有效性的监控。
总务后勤部门的工作职责
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总务后勤部门的工作职责有:
(1)基本建设工程与房产、房屋管理。 (2)企业绿化与企业环境管理。
(3)清洁用品、办公用品、电器配件等物资管理。 (4)固定资产的管理。
(5)厂区、宿舍财产及员工安全的保障与维护。 (6)厂区、宿舍环境卫生清洁与维护。 (7)宿舍分配、水电管理、检查员工进出管理。 (8)全厂的伙食供应与管理。 (9)休闲、文娱康乐设施管理。 (10)厂区宿舍会客、车辆进出的管理。 (11)公务车的管理。
(12)消防设施的管理与安全检查。 (13)火灾、偷盗预防与突发事件的处理。 (14)配电系统的建立与安全检查、维护工作。
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