秘书处工作的性质作用和注意事项

秘书处工作的性质、作用和注意事项

第一部分 秘书工作的核心——领导意图 一、领导意图的含义

指领导者（领导人、领导班子、领导机关）领导社会组织实现其目标所提出的确定意见。 领导意图是秘书活动的核心

1．它是适应管理社会组织的需要，为达到某一目标，完成某一任务，由领导者提出的确定意见，而不是正在思考、酝酿过程中的不成熟的想法；（是确定的，而非不成熟的） 2．是在管理活动中需要实施的工作意见，而不是作参考的备忘录（是需要实施的而非仅作参考的） 3．是领导者工作意见总体表达的实质、目的、核心，而不只是具体的、某一部分的要求，或是细枝末节问题的规定。（是宏观的而非微观的）

命令、指示、决定、交办意见、口头要求等等都是领导意图的表达形式。其核心是这些做法或要求的出发点，是所要达到的目的，而不是这些公文或意见本身。 二、领导意图的形成（详见教材P18-20）

1．领导意图是马克思主义普遍原理与各项具体管理实践相结合的产物。 2．领导意图是上级指示和本组织的具体情况相结合的产物。 3．领导意图是领导与群众的意见相结合的产物。

4．领导意图是管理活动规律与相关业务规律相结合的产物。 按：此说值得商榷。这里说的应是“正确的领导意图的形成”。

第二部分 秘书工作在领导活动中的地位、作用和特点 一、秘书工作在领导活动中的地位 1．从属地位

秘书工作从属于领导活动。没有领导活动也就没有秘书活动。

秘书部门或人员要辅助领导者的管理工作，如上情下达，下情上报，汇总情况、协助管理事务等；要辅助领导的决策，如通过开展调查研究、提供资料信息、设计实施方案等。 秘书必须在领导的授意和指导下开展工作，不能越权或擅自行动。 2．参谋地位

秘书要积极主动贯彻领导意图，为领导决策和科学管理出谋献策、拾遗补缺，当好参谋。 二、秘书工作在领导活动中的作用 主要有六方面作用： 1．枢纽作用

秘书部门处于组织的中心位置，是上情下达、下情上报、沟通左右、联系内外的咽喉。 （详见教材P21） 2．助手作用

秘书部门和秘书人员辅助领导工作的具体内容有以下五方面： （1）文书处理——公文制发、文书资料处理。 （2）筛选文件 （3）文字把关

（4）事务处理——主动配合领导处理好日常事务，如向领导提醒工作日程和工作内容，接待不速之客，完成领导交办的临时性工作等等。

（5）督促作用——主要是按领导意图对领导管辖的各子系统进行催促、查办和检查督促已经布置的工作。并将有关情况及时反馈给领导，以便领导及时作出调整，改进工作。 3．参谋作用

给领导当参谋是对秘书工作的高度要求。一个好的参谋，往往被称为“智囊”。秘书工作的“智囊”作用主要表现在三个方面： （1）提供依据

即向领导提供真实情况、可知材料、有关政策和法律的规定，作为领导决策和指导工作的依据。 （2）综合意见

即在领导作出重要决策和工作部署之前，将有关部门的意见、设想汇总起来，尽可能列成方案，陈述利弊，供领导酌定。 （3）出谋献策

即在调查研究基础上提出解决问题的意见和建议。

Δ秘书在发挥参谋作用时要注意处理好“参与”与“参谋”的关系。 秘书在领导进行决策时起一定的参谋作用，但不是参与领导决策。 参与决策是其他领导成员的权力。 （详见教材P22-23） 4．辅助协调作用

协调：指调整组织、系统内外各种关系使之分工合作、协同一致、有效地实现既定目标的行为。 协调是领导者在管理工作中的重要职责，而秘书部门则是辅助领导者进行协调的主要部门。 5．“不管部”作用 “人管部”：资本主义资本主义国家内阁中的阁员，有权出席会议，担任内阁指定的任务，但经常无部可管，故称“不管部”。任此不管部阁员，称为不管部大臣，又称无任所大臣。

秘书部门向来有“不管部”之称。凡是其他职能部门不管的事，领导都可以安排给秘书部门去做。内容大致有以下四方面：

（1）围绕中心工作产生的任务

如选举人大代表的工作，开展文明礼貌月活动等。这些任务常无专门业务部门管辖，需秘书部门配合完成。

（2）临时发生的突击任务

如本部门或下属单位发生的天灾人祸，与外单位发生的严重纠纷，或上级交办的临时紧急任务，也常由秘书部门去调查、办理。 （3）带全面性的任务或活动

如一个学校举办校庆活动，一个单位召开全系统会议等，也常由秘书部门承办。 （4）为领导服务的其他任务

如陪同领导深入基层或看望伤病员，代表领导参加某些活动等。 6．“窗口”作用

秘书部门是领导机关的“窗口”，一切与外界的联系，对外接待往往都首先要经过秘书部门，群众对机关的第一印象也是常看秘书部门的面貌、作风与效率。 三、秘书工作在领导活动中的特点

1．依附性

秘书工作是依附于领导活动而存在的。秘书是对领导负责、协助领导工作，为领导服务。依附性是秘书工作的一个本质特征。 秘书在工作中要注意两点： （1）“参与政务”而不越俎（ZU）代庖，自作主张，强加于领导。只能为领导提供材料、政策依据、建议、情况汇总及分析等。只能当参谋而不能参与决策。 （从秘书与领导的关系说》

（2）不能反客为主，随便插手、干扰和影响职能部门的工作。（从秘书部门与其他职能部门的关系来说）

2．综合性，可从三方面看： （1）从秘书工作的职能范围看

秘书并不承担某一职能部门的具体工作，而是承担着且面了解、联系、沟通各职能部门的任务，起着全局联络、整体协调的作用。

秘书部门虽不直接从事各业务部门的具体业务工作，但要了解和掌握这些部门的工作情况，传递信息，辅助领导进行全面管理。 （2）从秘书工作本身的内容来看 秘书工作既要“参与政务”，又要“管理事务，具有明显的综合性。 政务类任务主要有： ①文件的拟办、承办 ②文件的起草、核稿 ③住处的收集、处理 ④调查研究、情况汇总

⑤对领导的批办事项进行催办、查办； ⑥处理来信来访。 事务类任务主要有：

①文件的收发、传递与管理 ②文书的缮印与校对 ③文书的立卷和旭档 ④文件的清缴和销毁 ⑤机要通讯 ⑥承办会务 ⑦印信管理 ⑧公务接洽

（3）从秘书人员的素质要求来看

秘书工作要求秘书人员具有丰富的学识、敏锐的判断力和快速应变的能力，较强的语言表达能力、公关能力等等，要求秘书人员有啼强的综合素质。由此也可看出秘书工作具有综合性特点。 3．服务性

秘书工作要做好“三服务”：为领导服务、为各部门服务、为人民服务。 4．机密性

秘书和秘书部门处于机关单位的枢纽位置，每天直接与领导来往，接触大量机密，这使秘书工作

具有机密性特点。

秘书接触的机密主要有：

（1）文书管理和公文办理中接触到的机密；

（2）领导同志的谈话、指示、会议记录中的机密；

（3）领导交办的工作中的机密事项，如人事变动、机构调整、政策修订； （4）承办领导机关和领导者电话中的机密；

（5）重要领导人的活动、领导机关重要的内部情况，也往往属于机密内容。 秘书人员要有高度的责任感和严格的组织纪律性，模范地遵守保密制度。 5．政策性

秘书人员要辅助领导办理和各项事务（如文书处理、撰写文稿、接待来访等）中往往会涉及如何依照党和国家的政策、法律、法令贯彻执行的问题。

秘书工作的五个特点是相互联系又相互区别的，其中最主要的反映秘书工作本质特点是依附性，其他四个特性则是由此派生出来的。

第三部分 秘书与领导者相处的基本原则 一、秘书与领导者的关系

封建社会中，领导者与秘书是主仆关系； 资本主义社会中，领导者与秘书是雇佣关系；

社会主义市场经济体制下的民营企业主、个体老板与其私人秘书也是雇佣关系。 Δ都要求秘书要绝对按领导者的意图办事。

我国党政机关、国家企事业单位中领导与秘书的关系可归纳为以下三点： 1．在组织上是上下级关系

秘书与领导在工作中不能平起平坐，秘书要遵守组织纪律，严格维护体育场的权威，为领导提供各方面良好的服务。

2．在工作上是同志关系，不是主仆关系，无贵贱之分，只有分工不同。秘书与领导在人格上是平等的，不必卑躬屈膝，惟命是从。 3．在职能上是主辅关系。

秘书协助领导工作，不能越俎代庖，但也要积极主动去做好助手、参谋工作。 二、秘书与领导班子相处的主要原则 1．“职权划分，单向请示”的原则

领导班子中的各位领导人是分工负责的，重大问题由集体研究决定，分头去办；一般问题由主管领导人直接处理。

秘书要新生领导人的职权分工，实行单向请示，避免多头请示。 （详见教材P27） 2．“按规章制度办事”

依照规章制度处理与领导层成员的关系，力求做到说话办事都有依据。 3．“不分亲疏，一视同仁”（对领导）

在工作、生活、感情联络等各方面都做到不分亲疏，一视同仁；在工作上：同等协助，对每位领导交办的事项都愉快地接受，以同等努力去完成； 在生活上：同等照顾；