第六章 国际会议的前期筹备

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同。

1 会场租用合同的内容

与会议场所签订的租用合同内容应该尽量简单明了，合同中要有明确的会议举办时间，这里要强调的是会议的起始时间是从注册准备日开始的，这个日期通常比会议的开幕式日期提前2—3天。合同还要为会议的开幕式、全体大会、招待会和宴会等主要大型活动预订具体的场地，同时也要尽可能多地预订分会场和展览面积，因为将来这些活动发生变化的可能性最大。 2 会场租用合同的价格

如果会议场所不特别强调，会场预订

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合同中尽量不要表明价格，因为在几年的筹备时间中，价格的变化有时是非常大的。当会议的注册工作基本结束后，会议的各种数据已经相当明确。会议的组织者可以再补签合同，此时再明确会议的全部活动细节和各种价格。 3 违约赔付

合同中一定要有违约赔付的条款。在漫长的筹备期，经常会遇到一些突发事件，使得早已预订的会场不能按期使用，因此责任方要给予受损方一些补偿。

（五）饭店预订合同

注册通知中要向会议代表公布饭店的

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名称、条件与价格，一经公布便不可轻易更改，因此会议组织者一定要与会议使用的所有饭店签订预订合同。会议组织者和饭店管理人员共同感到困难的是，预测一年后会议的用房数量和房价。矛盾的解决，只能靠会议组织者与各个饭店的协调与平衡，在这里经验有时是很重要的。会议组织者和饭店的经济利益不同，双方出具的合同文本差距也很大。饭店提供给会议组织者的租房合同很少是为国际会议专门制定的。大型国际会议的组织者同时预订几家甚至是几十家饭店客房服务时，应尽量使用会议组织者编制的饭店预订专用合

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同。

饭店合同一般应包括以下内容： 饭店能提供给本次会议的各种档次房间的数量、房价和房价中是否包括早餐和服务费等，会议房价中通常不包括代表的个人消费（如电话费、洗衣费），会议对预订房间的管理方式，任何一方不能执行合同的赔偿条款等。 （六）其他合同

除了以上两个合同外，其他合同可以推迟到会议注册结束后在分别签订，包括设备租用合同、展台搭建合同、论文印刷合同和车辆租用合同等，但特殊情况时某些活动也必须提早签订。例如，

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