行政SOP经典版

第七章共二十章 北京奥力泰格科技有限公司 办公自动化管理制度

一、目的

编号：LAXZ-SK-2008-07-01 第17页共60页 版本号 A 第0次修改 1.1电话和传真已经成为现代信息沟通的主要工具，本制度所指电话传真管

理是从接收到最后处理的全部环节的完整程序化管理。

二、适用范围

1.2本制度适用于本公司所有部门和全体员工。 三、内容

1.3电话、传真操作管理：

1.3.1 接听电话时，标准用语为：“您好，奥力泰格”。

1.3.2 接听电话要迅速、准确，用语简练、清晰、耐心。应在铃响2－3

声之间就拿起话筒。

1.3.3 接听电话时要做好记录准备， 主要是六大要素：何人、何地、何

因、何事、何时、何果。 1.3.4 各部门必须有电话记录本， 并定期归档，作为信息传递的重要基

础资料。 1.4传真的接收：

1.4.1 接收传真时注意几个要素：来电人姓名、单位、传真页数，重要程度，送交时间， 送交部门， 送交何人。

1.4.2 传真不清晰时，必须及时要求重传，直至清晰为止，对于重要数字

要进行核定。

1.4.3 收到传真后要立即登记在《传真记录簿》，将相关要素记录清楚，

作好签收工作。

1.5电话与传真的传递与处理：

1.5.1接听电话、传真后应立即填写《传真、电话处理单》，将有关信息

及时反馈到相关部门或相关领导，具体要求是：

1.5.1.1 公司、部门负责人的重要电话、传真，必须在电话结束后分

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第七章共二十章 北京奥力泰格科技有限公司 办公自动化管理制度 编号：LAXZ-SK-2008-07-01 第18页共60页 版本号 A 第0次修改 钟内与有关人员取得联系并及时准确地传达电话内容。

1.5.1.2 当无法与相关人员取得联系时， 必须根据事件急缓，在尽可

能短的时间内给来电者回复，并继续与相关人员联系。

1.5.1.3 重要传真件必须复印后立册归档。

1.5.1.4 任何有实质内容的传真与电话都必须记录在登记簿上。 1.5.1.5 重要传真、与电话必须按照传递、送审、处理、反馈的程序进行。

1.6电脑及网络管理：

1.6.1电脑设备作为我们工作必不可少的重要工具，计算机网是指利用网络设备、通信介质和适宜的组网技术与协议， 以及各类系统管理软件和应用软件，将公司计算机和各种终端设备有机地集成在一起，用于培训、公司管理、信息资源共享等方面工作的计算机局域网络系统。各部门、各地区分部必须按本规定落实电脑及网络管理实施细则，并严格执行。

1.6.2 公司所有计算机由办公室负责。未经办公室许可，任何人不得更换、

损毁；不得改变其物理的位置、性能；不得改变其连接关系、运行状态、系统配置。

1.6.3 办公室负责电脑及外设、备件的计划、采购，同一单位使用的电脑

尽量购买同一个品牌，以便于维护和硬件资源共享。各部门如确需配置电脑，需向公司负责人提出申请。

1.6.4 各部门应该及时在局域网提供本部门制定的规章制度、公司使用各

类表格等（已经各部门确认的）必须设定共享。

1.6.5 办公室要切实加强对员工上网的管理和引导。为避免网上不良信息

对计算机侵袭和影响，使用者必须一星期至少进行3次电脑杀毒措施；为优化电脑内存，每月进行一次内存空间整理。

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第七章共二十章 北京奥力泰格科技有限公司 办公自动化管理制度 编号：LAXZ-SK-2008-07-01 第19页共60页 版本号 A 第0次修改 1.6.6 电脑如在操作过程中发现异常情况， 须立即报本部门负责人，仍

不能解决，由办公室作相应处理。

1.6.7 公司网所有使用者应在其上网过程中应该遵守网络礼仪和道德规

范，不得从事危害公司利益、影响公司形象、窃取或泄露他人秘密以及其他不良行为。

1.6.8 违反本办法及人为造成网络故障、系统异常使公司遭受经济损失的，其责任由本人自负外，公司给予相应处罚。 1.7信息管理

1.7.1本着一人负责的原则，每台电脑必须确定一人负责。用户对系统和办公室所分配的电脑在在职期内享有专用权，为了防止数据被盗、丢失、系统错乱等现象，须进行必要的密码设置。任何人未经许可，不得使用。

1.7.2者必须经过专业培训，未经培训者不得单独上机。 1.7.3时不准吸烟或进行其他与操作电脑无关的事情。 1.7.4软件必须经过电脑管理部门的同意方可进行。

1.7.5信息资料的复制必须经过本部主管领导的同意方可进行。 1.8工作程序 1.8.1《通讯管理程序》 1.9相关记录表格 1.9.1《电话记录簿》 1.9.2《传真记录簿》 1.9.3《传真、电话处理单》 1.9.4《传真样本》

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第八章共二十章 北京奥力泰格科技有限公司 行文管理制度

一、目的

编号：LAXZ-SK-2008-07-01 第20页共60页 版本号 A 第0次修改 1.1为了规范本公司公文处理的标准和要求及文收、分、传、办以及行文的基本内容、要求、程序特制定本规定。 二、适用范围

1.2本制度适用于本公司所有部门和全体员工。 三、内容

1.3文件种类：

1.3.1 请示：请上级指示和批准，用“请示”。 1.3.2 报告：向上级汇报工作，反映情况，用“报告”。 1.3.3 批复：答复请示事项，用“批复”。

1.3.4 通知：传达上级指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下

级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用“通知”。

1.3.5 通报：表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属单位

知道的事项， 用“通报”。

1.3.6 决定：对某些问题或者重大行动做出安排，用“决定”。 1.3.7 函：平行或不相隶属单位之间互相商洽工作，向有关主管部门询问

和答复问题，用“函”。

1.3.8 会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守

执行的，用“会议纪要”。

1.3.9 简报：上下左右之间反映工作情况，交流工作经验，主要限于内部

使用的，用“简报”。

1.3.10 调查报告：为了解决实际问题，掌握客观规律，进行调查，获得

对事物本质和规律性认识，用“调查报告”。

1.4公司行政文件分为三类：

1.4.1 A类文件：制度、规定、规范、补充规定、规章制度的解释说明等；

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