建设工程档案编报须知

建设工程档案编报须知

一、建设工程档案的编报依据

建设工程档案是指在工程建设过程中直接形成的，具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。根据《中华人民共和国档案法》、国务院《建设工程质量管理条例》（2000年279号令）、中华人民共和国国家标准《建设工程文件归档整理规范》

（GB/T50328-2001）、建设部《关于认真贯彻国务院第279号令和建设部第78号令切实加强工程档案管理工作的通知》（建办［2001］103号）、安徽省人大《安徽省建筑市场管理条例》（1995年第31号公告）、合肥市人民政府《合肥市城市建设档案管理办法》（2001年第86号令）等文件的规定，凡在合肥市规划区域内进行勘测、设计、施工等活动中形成的具有永久和长期保存价值的建设工程档案，需在工程竣工验收后，报送市城建档案馆集中统一管理。 二、建设工程档案的编报责任 （一）、建设单位职责：

1、在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签定协议、合同时，应对工程档案的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求； 2、收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的档案，并应进行立卷归档；

3、负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程档

案的形成、积累和立卷归档工作，也可委托监理单位监督、检查工程档案的形成、积累和立卷归档工作； 4、收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案； 5、在组织工程竣工验收15日前，应提请市城建档案管理处对工程档案进行预验收，未取得工程档案验收认可文件（档案预验收通知单），不得组织工程竣工验收；

6、对列入市城建档案馆接收范围的工程，工程竣工验收合格后，及时向市城建档案馆移交一套符合规定的工程档案。 （二）、勘察、设计、施工、监理等单位职责：

勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程档案立卷后向建设单位移交。工程竣工图由施工单位负责编制。 （三）、承包单位职责：

建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程档案整理立卷后，及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的，由承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程档案，并应及时向建设单位移交。

三、建设工程档案的编报程序

（一）、建设单位在领取建设工程规划许可证、施工许可证前，须与市城建档案管理处签订《建设工程档案责任书》。规划、建筑管理部门在发放建设工程规划许可证、施工许可证时，查验《建设工程档案责任书》。

（二）、建设单位在工程竣工验收15日前，须向市城建档案管理处申请对该工程档案进行预验收。验收的主要内容包括： 1、工程档案是否齐全、系统、完整； 2、工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况； 3、工程档案已整理立卷，立卷符合规范要求；

4、竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图章；

5、文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章的手续完备；

6、文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求。 （三）、对建设单位报送的预验收工程档案，市城建档案管理处在5个工作日内审查完毕，并及时将审查结果反馈给建设单位。

（四）、建设单位在工程竣工验收合格后，将符合要求的工程档案原件报送市城建档案管理处，市城建档案管理处在2个工作日内将《建设工程档案合格证》签发给建设单位。

（五）、建设单位向市城建档案馆移交工程档案时，由城建档案馆发给《建设工程档案移交书》，双方签字、盖章后交接。

（六）、对非城建档案馆接收范围的工程档案，经城建档案管理处审核并签发《建设工程档案合格证》后，仍交还建设单位自己保管。 四、建设工程档案的编报范围

与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有永久和长期保存价值的各种载体的文件材料，均应收集齐全，整理立卷后报送市城建档案馆归档。

建筑工程具体编报范围如下(市政公用、管线等工程档案编报范围略)：

五、建设工程档案的立卷 （一）、立卷的原则和方法 1、立卷应遵循工程文件材料的自然形成规律，保持卷内文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用。 2、一个建设工程由多个单位工程组成时，工程档案应按单位工程组卷。

3、工程档案应按照工程阶段顺序即工程前期文件、施工技术文件、竣工文件、竣工图等组成一卷或若干卷。案卷不宜过厚，一般不超过40mm。

4、案卷内不应有重复文件；不同载体的文件一般应分别组卷。 （二）、卷内文件的排列

1、文字材料按事项、专业顺序排列。

2、图纸按建筑、结构、水、电、暖通等专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。

3、既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。 （三）、案卷的编目

1、编制卷内文件页号应符合下列规定：

（1）、卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。

（2）、页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。

（3）、成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。

（4）、案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。 2、卷内目录式样宜符合下列规定：

（1）、卷内目录式样宜符合附录2-1的要求。

（2）、序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。 （3）、责任者：填写文件的直接形成单位或个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。

（4）、文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。 （5）、文件题名：填写文件标题的全称。 （6）、日期：填写文件形成的日期。

（7）、页次：填写文件在卷内所排的起始号。最后一份文件填写起止页号。

（8）、卷内目录排列在卷内文件首页之前。 3、卷内备考表的编制应符合下列规定：

（1）、卷内备考表的式样宜符合附录2-2的要求。

（2）、卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。

（3）、卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。 4、案卷封面的编制应符合下列规定；

（1）、案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可以采用内封面形式。案卷封面的式样宜符合附录2-3的要求。

（2）、案卷封面的内容应包括：档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。

（3）、档号应由分类号、项目号和案卷号组成。档号由档案保管单位填写。

（4）、档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号。档案馆代号由档案馆填写。

（5）、案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。 一般工程档案案卷题名原则为：

建设单位名称+工程名称+案卷内容概括

市政、公用等基础设施建设工程档案，案卷题名原则为： 建设工程名称+项目名称（含路段或桩号）+案卷内容概括 业务管理档案案卷题名原则为：

专业名称+年代（或序号等）+案卷内容概括

（6）、编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。 （7）、起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。

（8）、保管期限分为永久、长期、短期三种期限。永久是指工程档案需永久保存。

长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。 短期是指工程档案保存20年以下。

同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。 （9）、密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。

5、卷内目录、卷内备考表、案卷内封面应采用70g以上白色书写纸制作，幅面统一采用A4幅面。 （四）、案卷装订

1、案卷可采用装订与不装订两种形式。装订时，应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。 2、装订时必须剔除各类金属物。 （五）、卷盒、卷夹、案卷脊背

1、案卷装具一般采用卷盒、卷夹两种形式。 2、卷盒的外表尺寸为310mm×220mm，厚度一般为20、30、40、50mm。 3、卷夹的外表尺寸为310mm×220mm，厚度一般为20—30mm。 4、卷盒、卷夹应采用无酸纸制作。

5、案卷脊背的内容包括档号、案卷题名。式样宜符合附录2-4。 六、竣工图的编制要求

（一）、施工中没有变更的可用施工图代替竣工图，但应是新蓝图，并在施工图图签反面对应处加盖竣工图章。竣工图章内容应包括“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。

（二）、竣工图章应使用不易褪色的红印泥，尺寸为50mm×80mm，示例如下：

竣 工 图

施工单位 编制人 审核人 技术负责人 编制日期 监理单位 总监 现场监理

（三）、施工中变更不大的可用施工图代替竣工图，但必须将变更的情况完整、正确、清晰地标注到图纸上。修改的内容和有关说明均不得超过原图框，并注明修改依据（如根据* *号变更通知单第* *条修改），加盖竣工图章。

（四）、凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。并参照原施工图和专业的统一图示，在底图的右下角绘制竣工图图签。

（五）、凡有作废、补充、增加、修改的图纸，均要在原施工图目录上标注清楚（即作废的图纸在目录上杠掉，补充的图纸在目录上列出图名、图号）。

（六）、不得将变更的附图原封不动地贴在或附在竣工图上作为修改，也不得将变更的内容抄在原图上作为修改，更不得用刀刮的办法进行修改。修改后的图纸要求无污染、涂抹、覆盖等现象。 （七）、不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面（297mm×210mm）。折叠时应图面向上，上折下折错开，以免出现案卷上下厚度不一。不装订时左侧不留装订线位置。图标要外露，以便查阅。对于边框不齐或破

损的图纸，应把边框剪裁、修补整齐后折叠。 七、归档文件材料的质量要求

（一）、报送城建档案馆归档的工程文件材料应为原件。

（二）、工程文件材料的内容及其深度应符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

（三）、工程文件材料的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。 （四）、工程文件材料应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

（五）、工程文件材料应字迹清楚，图样清晰，图面整洁，签字盖章手续完备。

（六）、工程文件中，文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm），图纸宜采用国家标准图幅。

（七）、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧性大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。