秘书实务复习资料

（３） 外商独资企业的秘书部门

完全是国外的模式，即秘书直接为顶头上司服务。一般都采用“一对一”的配备方法，即一位上司配备一名秘书（地位特别高的也有一人配备几名秘书的）。这些秘书与办公室没有联系，直接隶属于自己的上司。 如下图所示：

managing director(总经理)

├— private secretary（专任秘书） director （总监）

├— private secretary（专任秘书） manager（经理）

├— clerk（秘书、文员） supervisor （主管）

├— clerk（秘书、文员）

下面这个图表是一个典型的小型办公室（ small office）结构，表明了机构设臵以及工作人员之间的关系: 总经理 销售经理 办公室经理（行政经理）

↓ ↓ ↓

秘 书 秘 书 出纳员、管理工资职员、开具销售发票职员、销售总帐职员、速记打字员 从这个图表中可以看出，其中两名私人秘书并非办公室经理的部下。事实上，办公室经理只有 5名直接部下。 （４） 合资企业的秘书部门

外商投资比重大的企业，倾向于国外模式，反之，接近于国内模式。中方投资比重大的三资企业中，秘书部门设臵类似国内模式，秘书归办公室建制，由办公室主任管辖。例如，上海一家中方投资占 70％的合资企业中，设臵有面向全公司的办公室，其中配备多名秘书人员。

2、简要回答秘书的主要分类。

（1）按经济来源和服务对象划分，可分为 Ａ． 公务秘书；Ｂ． 私人秘书。

（2）从秘书工作岗位的职责划分，这是最基本、最重要的分类，分三类：Ａ政务秘书；Ｂ事务秘书；Ｃ专业秘书。 （3）按秘书的业务等级分（秘书的层次），美国分为见习秘书和正式秘书两种。

英国的行政秘书定为四级：行政级，执行级，文书级和助理文书级。

中国的行政秘书分为三级，以省市政府机关为例： 高级：秘书长、办公厅主任。 中级：文字秘书，多为秘书处长、秘书科长。 初级：一般日常的秘书工作。 如果按秘书人员担任的职务来分，从高到低：秘书长（办公厅主任）→秘书处长→秘书科长→秘书股长→科员→办事员

3、为什么秘书活动具有本质的中介性的基本特征？

中介性是秘书活动的本质特征，原因如下：

（１） 秘书活动的主体处于中介地位。历史上的秘书活动实践证明，秘书活动的主体始终处于中介地位。 现代社会中秘书活动的中介地位更为明显。秘书部门是决策层和执行层的转换中介，是各个职能部门的联系中介，是内外信息交换的中介。在一个组织内部，它是构成组织整体的各有机体正常运转的枢纽。当组织对外发生联系时，它又是联结内外的桥梁和纽带。

（２） 秘书活动本身处于认识和实践的中介点 人类的实践活动，是有意识、有目的的，其一般过程是：提出目标――制定计划――采取措施――付诸实践。在这个将认识转化为实际行动并转化为物质效果的过程中，秘书活动所能起到的便是中介作用。原因是：秘书活动始终处

于人们认识事物的中间状态，不能得出最后的认识结论。 秘书活动也不能直接作用于实践客体。

4、为什么秘书活动具有成果的隐藏性的基本特征？ 秘书活动的成果隐匿在服务对象的成果之中。

（１） 秘书活动的成果蕴含于领导活动的成果之中。秘书活动的基本内容是为领导服务，其工作性质的辅助性、服务性，决定了它必须根据领导的需要来进行，也决定了秘书劳动成果蕴含于领导成果之中。

（２） 秘书活动成果体现在组织形象当中。秘书部门是组织对外交往的重要窗口，秘书办文、办会、办事等职能活动，都体现着组织的形象。秘书活动的成果体现在组织形象中。

（３） 秘书活动取得的是间接效益。秘书活动的效益不能以产值、产量衡量，也不能以决策管理的成效来衡量，它一般难以直接反映出来，也很难衡量其大小。秘书常被人誉为“无名英雄”，就是对秘书活动效益特征的生动概括。

秘书活动虽然取得的是间接效益，但对组织的整体效益的提高，有着无可替代的作用。如果没有秘书活动，组织的整体效益将受到重大影响。所以，秘书部门的活动同其他职能部门的活动同样重要。

5、为什么秘书活动具有主体角色的多重性的基本特征？ 任何人的社会角色都不是单一的、固定的、一成不变的。一般说，一个人在一个固定的工作岗位上，在某一时期，其角色是相对固定的。但也有特殊情况，即一个人在一个稳定的工作岗位上担任多重角色。秘书活动的主体――秘书人员（部门）正是这样。由于秘书所处的社会地位的特殊性，便决定了秘书人员必须扮演多重角色：

（１） 助手角色：秘书人员在其职能活动中所扮演的基本角色

（２） 智囊角色：在一定的组织或集团中担负出谋划策职责的社会角色

（３） 公共关系活动家角色

秘书活动主体的多重角色，助手角色、智囊角色、公关角色，客观上增加了秘书人员进行职能活动的难度，也往往容易发生角色位移、角色混同、角色冲突等现象。秘书活动中越权、越位、不称职等问题都可以在这里找到原因。只有扮演好多重角色，并能及时进行角色调适，才能算合格的秘书活动主体。

不论是智囊角色，还是公共关系活动家角色，都是秘书主体基本角色――助手角色的转化和延伸，即助手角色才是秘书部门（人员）社会角色的本质。

6、简要说明成为一名出色的日本秘书的基本要诀。 日本秘书协会列举了出色秘书的五个条件，即： ● 要有预见性。如公司接到邀请信时，秘书应先判断该不该出席，届时该讲些什么话才得体，事先为上司打好腹稿。但是，不要急于表现自己。上司没有问你时，不以插嘴。

● 讲究办事效率，即使上司认为不急的事，你也应该尽快完成。

● 对上司要体谅、关心。

● 要有健康的身体。日本有一种说法： “当秘书三年不能休息。”秘书得天天连续工作，而且得当天事当天毕，不能积压。每天晚上要应酬，回家晚，工作辛苦，所以必须要有健康的身体。

● 要有良好的风度，经常亲切地微笑，给人以愉快的感觉。

在工作中要牢记以下要诀：

A ． 掌握正确的工作方法 B ． 传达要委婉巧妙