秘书学简答、论述

四、简答题

1、秘书活动产生必须具备的条件是什么？

答：第一，秘书活动产生的前提条件，即社会管理组织的出现。 第二，秘书活动产生的必要条件，即文字和公文的出现。

2、我国古代秘书活动的基本特点有哪些？ 答：（一）古代秘书机构变动频繁 （二）古代秘书人员选拨较严

（三）古代秘书制度在发展中走向完备

3、请简述秘书工作有什么作用？ 答：1、参谋智囊的作用 2、事务助手的作用 3、枢纽的作用 4、协调的作用 5、窗口的作用 6、信息的作用

4、请简述秘书职业道德规范的具体内容是什么？ 答：秘书职业道德规范的具体要求可以表述为：

（一）文明礼貌 （二）爱岗敬业 （三）诚实守信 （四）办事公道

（五）勤俭节约，消费有度 （六）遵纪守法，熟知熟用法规 （七）团结协作，互助友爱 （八）实事求是，勇于创新

5、请写出我国现行的13种行政公文文种。 答：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、录取和会议纪要。

6、会议纪要与会议记录有什么区别？

答：会议纪要与会议记录的区别有四：一是性质不同。二是内容的繁简程序不同。三、形式有所不同。四是处置方式和作用不同。

7、请简述会务工作的原则

答：认真领会领导意图和会议的指导思想；熟悉和掌握会议的组织领导情况；协助领导拟定会议安排；精心组织，周以服务；重视并妥善做好会议的善后工作。

8、请简述接待工作的原则 答：1、热忱大方，注重实效 2、认真负责，细致周到

3、确保安全，内外有别 4、勤俭节约，讲究礼仪

9、请简述商务谈判的特点 答：一、共同性和目的性 二、排斥性与合作性 三、差异性与竞争性 四、互惠性和均等性 五、多变性与随机性

10、请简述办公室的办事原则 答：第一，服务原则

第二，高效原则 第三，保密原则 第四，统一原则

11、请简述公文处理的程序。

答：1、收文处理：包括签收、启封、登记、分送、拟办、承办、催办、注办等主要工作程序。

2、发文处理：包括拟稿、审核、签发、编号、缮印、校对、用印、登记、分发等环节。 3、公文管理：包括公文的统一管理、文件的日常管理、会议的日常管理、会议文件的管理、汇编公文、公文的存放与保管。

12、请简述会见与会谈的区别 答：第一，身份要求不同。

第二，目的不同 第三、约束力不同 五、案例分析

（一）意外的电话

这天上午公司孙总正在主持召开公司的董事会。公司有规定，在开董事会时会，参加人员一般不接电话，等散了再说。十点左右，公司的大客户李总来电话，他对孙总的秘书于雪说他有急事要与孙总商量。面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择： a、李总，对不起！我们老总正在开会，不能接听电话。

b、李总，实在不凑巧，我们孙总正在参加董事会，估计会议要到12点钟才结束。回头我们再给您来个电话，您看这样可以吗？

c、李总，请您稍等一下，孙总刚刚散会，我马上帮您去找找。 d、李总请您等一下，我马上叫我们孙总来接电话！ e、李总，实在对不起，我们孙总不在公司。 问题

对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。

参考答案：本题的最佳选择是C。

选A之所以不合适，主要是没有考虑到对方的感受。对方会想：既然你们孙总在公司，

只不过是在开会，那为什么就不能抽几分钟来接个电话呢？你们不是经常高喊“用户就是上帝”的口号吗，为什么在这个时候你开会的事就一定比我的事重要呢？对方可能越想越生气。所以，尽管于雪回答的语气委婉，态度谦恭，但她这样的回答仍然是不合适的。 选B也不合适。对方可能觉得自己急得火烧眉毛了，还要等到十二点钟，那心里肯定不是滋味。

选D明显不合适，因为公司有规定，领导人开会时一般不接电话，于雪未经孙总同意就答应对方，那不仅违反了公司规定，而且是非常草率的，如果孙总不来接电话，那她又如何答复客户呢？

选E也是不合适的，于雪这样回答多少会让对方觉得孙总是不愿意接他的电话或者是在有意回避他。如果对方出现猜疑，那就不利于双方今后的合作。

选C是比较合适的，因为当于雪用这种方式回答客户以后，她就可以去向孙总悄悄汇报，听取他的指示，如果孙总认为事情不急，不愿意去接电话，那么，于雪就可以这样回答对方：“实在对不起，这会儿不知孙总上哪儿去了，回头见着孙总，我们就给您去个电话，您看这样可以吗？”如果孙总愿意来接，于雪就可以说刚刚找到了孙总。这样回答于雪就可以做到滴水不漏，进退自如。

（二） 某领导机关要求秘书部门在一周内将工作意见拟好发文。A秘书接受任务后，为了抢时间、争速度，按领导意图拟稿后，只交给本业务部门的负责人审核，就送到打字室进行缮印。因为未经领导审阅，打印出来的一百多份“工作意见”全部作废，耽误了文件的准时下达，造成了不应有的浪费。A秘书造成失误的原因何在？这一案例对于秘书从业人员有何启示？

答： 1、A秘书造成失误的原因何在？

一是他有可能是不清楚公文处理程序，不清楚谁是此文的签发人——他以为业务部门负责人审核就可以发文，所以他违反了基本操作流程：工作意见作为政府公文，应该由主管部门的主管领导审签，会议上审定的内容都需要主管领导签发。

二是他有可能是自作主张——他以为领导把意见说得很明白了，自己也已领会得很明白了，业务部门负责人也审核了，应不会有事了，于是就自作主张。违反了多汇报多请示的原则：汇报请示既是工作的要求，也是领导权威的体现。 三是他不明白事情再急也要按程序按制度办的道理。

对于秘书从业人员的启示

1、对于文件等法律性资料，必须慎重决策，反复修改，谨慎行事。

2、一是要对自己有准确定位，明确自己只是领导身边一个身份比较特殊的工作人员，不能代替领导，不能自作主张，不要以为领会领导意图就可以超越程序办事。 3、秘书要学会维护领导权威，同时规避自己的业务风险。

4、二是要加强业务识的学习，清楚办事程序，秘书不要要学会办文、办会，还要学会办事。

5、是业务部门的负责人要认真负责，就此案例来说，如业务部门的负责人在文件处理单上签上“请呈某某领导签发”，就不会出现上述情况了。

（三） 办公室主任老宋把会议一切准备工作都作了安排，但到了开会的前一天，突然因公必须外出，临行前，他反复交待要认真仔细地检查会场，秘书们都点头答应。 大会开幕那天，仍不放心的老宋还是赶了回来。到主持大会者宣布奏国歌时，扩音器传上的却不是国歌，当场人惊呆了。原来音响设备没有检查。这时，老宋一个箭步跃上主席台，关了扩音器，用沙哑的声音唱道“起来，不愿????”指挥与会者唱国歌，人们这才从国歌声中把思想集聚到会场上来。请你谈谈你对此事的看法。

参考答案：秘书会务工作中，会前、会间的工作服务都是紧密相连的，必须相互衔接，整体推进，避免出现差错。这样，才能保证会议质量。任何一个环节，任何一项具体事务上出现差错和疏漏，都可能会影响会议的效果。

（四）某单位领导与刚来的客商正在会客厅里寒暄，秘书前来泡茶。他用手指从茶叶筒中拈了撮茶叶，放入茶杯内，然后冲上水??这一切，领导和客商都看到了。领导狠狠地瞪了秘书一眼，但碍于客商在场而不便发作。客商则面带不悦之色，把放在自己面前的茶杯推得远远的，同时说：“别污染了我的肠胃!”领导知道自己属下做事欠妥，所以只得忍气吞声。

谈判时，双方讨价还价。领导一时动怒，与客商发生争执。秘书觉得自己作为单位的一员，自然应该站在领导一方，于是与领导一起共同指责客商。客商拂袖而去。

领导望着远去的客商的背影，气得脸红脖子粗，冲着秘书嚷：“托你的福，好端端的一笔生意，让你给毁了，唉!” 秘书丈二和尚摸不着头脑， 知道自己有什么失误，他为自己辩解：“我，我怎么啦?客商是你得罪的，与我何干?”

问题：请问这位秘书在接待礼仪上有哪些失误? 你认为应该怎么做？

参考答案：秘书部门是组织的窗口和门面，秘书人员在日常接待工作中讲究礼仪，对于加强领导与群众的联系，密切组织与公众的关系，树立良好的组织形象十分重要。秘书对于来访的客人，要做到热情、诚退、以礼相待，在接待工作中必须开动脑筋，综合考虑，把工作做到面面俱到、细致入微。另外，在接待过程中，要确保每一位来宾的安全，也包括饮食安全。

案例中的秘书用手指撮茶叶给客商泡茶，不太注重饮食卫生，虽说是一个比较小的举动，但也直接影响了在客商眼中的形象。之后在谈判过程中，该秘书一同指责客商，更加激怒了客商，损害了组织的形象。

（五）会谈超时

按昨天下午下班之前定好的日程安排，老总今上午九点半到十点一刻与大地公司的刘总会谈，确定联合开发新产品的一些原则问题；从十点半到十一点半跟海洋公司的李总见面，解决产品代销过程中的一些问题。十点一刻，海洋公司的李总已经到了，总经理秘书于雪请李总在会客室稍等，自已以给客人加水的名义来到老总的办公室，向老总暗示另外的客人已到；可老总对于雪的暗示一点反映也没有，还是从足球到汽车，前五百年后八百年地与刘总在穷侃，似乎完全忘了另有约会。到十点四十了，见李总等得有些不耐烦了，于雪只好又一次来到老总办公室，她递给了老总一张纸条。纸条有这么几种写法： a、“老总，李总已到。你已经超过30分钟了！” b、“老总，李总已到。还让李总等多久？” c、“老总，李总已到。李总已经等得有些不耐烦了，我怎么答复人家？” d、“老总，李总已到。你去接待李总吧，刘总我来接待。”