珠宝行业财务管理制度

市场部 管理制度及回款考核办法（拟定）为妥善保管客户档案资料，明确我司与客户之间的权利及义务，促进销售回款，加快我司资金周转率，杜绝呆账，坏账及规避客户其他评估风险，特订此管理制度及办法。 适用部门：市场部，财务部； 适用范围：XX地区 适用时间：2017年6月1号 第一条 建立完善的客户档案资料 1， 签订加工合同 （1） 初次合作客户，必须由市场部总经理审核评估客户信用风险，资金风险，运营风险后，在客户审批表上签字确认； （2） 经市场部总经理审批后，交由业务经理及助理与客户签订加工合同，合同签订内容请参照附件一《客户加工合作协议》； （3） 所有客户必须在合作初期7天内办理完双方合同签订义务（加盖公章及骑缝章），合同签订原件由对应跟进业务经理交至财务部归档成册，以备后查； （4） 财务部严格参照合同签订内容执行，未见合同，不予提供市场部客户编号，不予批准投入生产资金（倒模，石，配件）； 2， 建立客户审批政策表及工费表 （1） 所有合作客户，必须由跟进业务助理填制《客户审批政策表》、《客户工费表》交至总经理审批签字，财务部及时归档并提供客户编号给业务助理； （2） 客户审批政策表，内容涵盖范围包含且不仅限于客户联系方式，采购联系人，法人代表，财务联系人,《授权下单人及授权提货人回执单》，《结算协议》等，详见附件二《客户审批政策表》； （3） 客户工费表,内容涵盖范围仅包含基本款式类别定价工值，折扣标准，配件费，特殊工艺，镶嵌石料工费，主副石定价表。其他特殊工费另行补充文件，详见附件三《客户工费表》； （4） 以上两份表，除客户填写内容部分，其他文字性填写内容不允许出现手工填写，一律以Word文档形式打印出来给总经理复批。特殊情况，需由市场部总经理单独在表上书写登记并签字； （5） 财务部一律以总经理复批签字确认的《客户审批政策表》、《客户工费表》作为财务部归档留底审核及出货计价部开单结算文件,其他或有事项，财务部一概不认； 3， 制定客户结算协议 （1） 为规避客户回款逾期风险，缓解我司资金周转压力，降低利息成本，在签订《星宝缘加工合作协议》时，必须签订补充文件附件四《客户结算协议》； （2） 结算协议由市场部经理根据与客户协定的内容及方式如实填写，不得弄虚作假或者代客户签订。要求市场部在与客户合作初期7天内办理完双方协议签订义务（加盖公章及骑缝章）； （3） 财务部严格参照《客户结算协议》执行对账，开票，结款流程； （4） 财务部若未收到《客户结算协议》，有权对已生产加工完毕的货品，予以不出货直接决定权。特殊情况，必须由总经理审批签字； 4， 客户资料及档案变动申请 （1） 已与客户签订的《客户加工合作协议》、《客户审批政策表》、《客户工费表》、《客户结算协议》有新的变动时，经手业务经理及时通知财务部及出货计价部，并第一时间与客户重新签订，防止出现结算流程不明确，计价错误亏损，及客户审计部核查赔付风险，商誉风险等情况。流程规范及签订限定日期同上； （2） 市场部业务经理未经批准不得以任何理由和事项，私自更改留底在财务部已签订的客户资料及档案； 5， 归档出货单据资料 （1） 货品计价结算销售单，必须由财务总监或市场部总经理签字批复后，财务部才同意计价出货部将货品交付给客户授权提货人。特殊情况，以电话确认的方式先予以出货，出货单据签字手续滞后办理，最迟不得超过2天，所有责任人签字必须完整体现在销售单据中，客户货品签收销售单归档财务部留底对账和追究货品赔付责任； （2） 部分客户要求以邮寄方式运送货品，市场部应与客户另行签订《货品邮寄协议》，注明邮寄过程中产生的额外费用及货品丢失风险等重要事项，并要求客户回寄《货品签收确认回执单》。代客户邮寄货品的业务经理，必须在销售单客户签字栏上签字样“代客户邮寄”并署名，再将邮寄单号一并装订在销售单上，交至财务部； （3） 出货栏各部门经手人签字处，不得出现代签，或模仿他人字迹虚签的情况； 6， 责任及处罚 （1） 触犯管理条例1.1.2 ：未经市场部总经理批复同意与下单客户合作，业务经理若私自与客户协定并出现欺瞒内部相关部门下单生产加工等恶劣行为，一经查明，且有确凿证据的前提下，取消当事人所有订单提成奖励及其他协议奖励，若给公司造成重大损失并存在或有风险时，公司保留追究当事人无限连带责任的权利，并按照《劳动法》，强制解除与该员工的劳动合约； （2） 触犯管理条例1.1.3 ：市场部业务经理，在规定的期限内未按时提供《星宝缘加工合作协议》至财务部，按200元/次予以处罚。由此带来的出货延期及物料不全等责任，由业务经理承担。财务部若因管理不善，丢失了客户加工合同原件，按500元/份予以处罚； （3） 触犯管理条例1.2 ：业务经理提供的《客户审批政策表》及《客户工费表》信息内容有误或不全，导致财务部对账困难，计价部开单错误，反复重新开单，按100元/次予以处罚。涂改或非总经理签字及客户签字确认部分，未用Word文档方式打印出来，按50元/次予以处罚。财务部和计价部未正确按照工费表审单及开单，造成客户直接损失并反馈至市场部，给公司带来不良商誉事项，按200元/次予以处罚，丢失工费表及客户政策表文件按50元/份予以处罚，私自篡改文件行为，按1000元/份予以处罚； （4） 触犯管理条例1.3 ：业务经理未在限定时间内将《客户结算协议》交至财务，按100元/份予以处罚。业务经理未如实填写《客户结算协议》或代客户签订协议，出现弄虚作假行为，按500元/份予以处罚。财务部未严格参照协议按时对账，开票，导致客户不予按时结款，按200元/次予以处罚，结款金额超过20万时，还应按：结算欠款总额*月息1.8%*拖欠天数，计算应付公司利息； （5） 触犯管理条例1.4 ：业务经理未及时提供客户档案变动资料及相关文件给市场部总经理审批，导致计价部货品积压，财务资金流转困难且件数不超过50件，按200元/次予以处罚。超过50件，还应按：货品显性价格总额*月息1.8%*积压天数，计算应付公司利息； （6） 触犯管理条例1.5 ：出货单未经财务总监或市场部总经理签字确认，业务部及计价部擅自出货者，按1000元/次/人予以处罚。出货单据客户签收单未按规定期限2天内按时交至财务部，按20元/张予以处罚。若因经手业务恶意销毁客户签收单据或蓄意留藏单据、财务部多次催收无果，导致出现货款纠纷时，财务部无法提供收货证明凭据，按800元/次予以处罚且货品赔付款由经手业务担全责！财务部未妥善保管客户签收单据，造成丢失或损坏，要求业务经理重新给客户补签单据，按50元/张予以处罚。模仿客户字迹代签，后续引发经济纠纷时，按500元/张予以处罚。财务部必须当天与业务经理清点确认好客户签收出货单，超过2天未及时处理，责任不明，导致互相推卸责任，按财务部50元/张，业务部20元/张予以处罚; （7） 以上乐捐处罚资金（不含利息处罚金），一律以现金方式投递入展厅乐捐箱，由总经理代为保管开箱钥匙，不予工资中扣除。一个季度处理一次，作为展厅所有员工季度活动福利经费； 第二条 市场部回款考核办法 1， 考核目的：为促进销售回款，加速公司资金周转，减少资金占用。通过制订此考核办法，激励业务员积极接单，及时回收货款，将业务员的收入与货款回收全面挂钩，体现回款与销售同等重要原则；