档案与档案工作

本卷情况说明： 立卷人： 检查人： 立卷时间：

（5）装订。装订一般采用三孔一线方法，装订之前要把文件上的金属物取掉。具体装订方法可能大家都会了，这里就不讲了。

（6）拟写案卷题名和填写案卷封面

案卷题名应准确概括本卷文书材料的责任者、主要内容和文种。文字应力求简练、明确，既不能简单罗列，也不要过于笼统。

大多数案卷题名的结构为：责任者——主要内容——文种。其中：

责任者即卷内文书材料的形成单位或个人。卷内文书材料的责任者不多，应全部标出；责任者较多，可以概括地将同一系统、同一性质或同一地区的责任者标明，或者只标明主要责任者；责任者全称较长，可用通用的简称。

主要内容是案卷题名的核心部分。标示主要内容时，要准确、简明。

文种即卷内文书材料的名称。卷内文书材料文种不多，应全部标出；文种较多，标示几种主要的文种即可。

案卷封面的式样如图5所示，填写方法是： A：填写立档单位全称或通用的简称。

B：填写立档单位档案分类方案中确定的一级类目的名称，如“党群工作”、“办公室”等。

C：填写案卷题名。填写时第一行空二格，回行时顶格。

卷内文件起止日期：填写卷内最早一份和最迟一份文书材料的形成日期。 保管期限：填写所确定的保管期限。

卷内文件的页数和件数：填写卷内文书材料实有的总页数和总件数。 归档号：文书部门和业务部门立卷时的临时编号，一般不用填写。

全宗号、目录号、案卷号要在这一年度的文书档案整理完成后，再经过案卷的排列，定好顺序，才填写案卷号。

案卷脊背的式样如图6所示，其项目有年度、全宗号、目录号、案卷号、分类号，应逐项填写，其中“年度”为卷内文书材料所属年度。

图5：案卷封面式样

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A B C 自 年 月至 年 月 保管期限 本卷共 件 页 归 档 号

全宗号

图6:档案盒背脊式样

全宗号 目录号 年度 案卷号

案卷号 目录号 （6）案卷排列、编号和编制案卷目录

一般按照年度顺序排列，同一年度的重要的排前面，即永久→长期→短期。 顺序排好后就是编制案卷号。案卷号为档号的一部分，用阿拉伯数字表示。这里介绍一下档号的组成，档号一般由全宗号、目录号、案卷号组成。全宗号是相对档案馆来说，是档案馆为各单位所编序号，这你们可不管。目录号指不同类别档案的数字代号。案卷号则指该卷档案在该目录下的序号。它的作用是固定排列顺序，便于检索。一个目录号下只允许一个流水号（案卷号），即不允许有重复的案卷号出现。

案卷排列、编号以后，要编制案卷目录，以方便检索。案卷目录式样如图7所示。 图7：案卷目录式样

案 卷 目 录

案卷号 案卷题名 年度 页数 保管期限 备注 档案室编 档案馆编

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二、 科技文件材料的整理

科技文件材料是指在科学技术研究、生产、基本建设等活动中，按照一定的程序和要求直接形成的历史记录。

科技文件材料的整理原则上应当执行《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）的规定。

（一）分类与组合

按照立档单位的档案分类方案，进行科技文件材料的实体分类。

1、分类的基本方法

基本建设材料按工程项目或结合工程性质分类；设备仪器材料按设备仪器种类或型号分类；科学研究材料按科研项目或课题分类；产品材料按产品种类或部件分类。

2、分类中要注意的问题

（1）针对具体项目的管理性科技文件材料放入所针对的项目里组卷。 （2）引进项目中的成套科技文件材料可不拆散组卷。

（3）一个单位保存一套相关的通用图、标准图，并单独组卷；采用了这些图纸的项目，其科技文件材料组卷时可在卷内备考表中说明并标注相应的图号，不必将这些材料再晒制一份来组卷，以免重复。

（4）底图以张为单位单独保存和管理。

（5）基建工程维修、设备仪器保养维修、产品更新换代或更换零部件时，新形成的科技文件材料，应该单独组卷，排列在相应项目的原有案卷之后。

3、案卷和案卷内科技文件材料的排列

卷内科技文件材料排列前，要去掉其金属物和杂物，对破损、字迹扩散的科技文件材料进行修裱，对大小不一、长短不齐的文件要折叠理齐。蓝图要将正面向内，以手风琴风箱式折叠成A4幅面（297mm×210mm）大小，不宜反折，右下角的图标应反折后露在外面。

案卷和卷内科技文件材料的排列方法：

基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工设计）、工程施工、工程监理、工程竣工验收等顺序排列。

设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等顺序排列。

科研类案卷按课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。

科技文件材料排列应文字在前，图样在后。案卷内管理性文件材料按问题、时间或重要程度排列。有译文的外文资料译文在前，原文在后。

（二） 编目

1、卷内科技文件材料页号的编写

每一份科技文件材料（包括原有图样目录）应编上页号，正面编在右下角，背面编在左下角，图样文件的页号编写在标题栏外，空白页不编号。

成套图样或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其它科技文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。

2、卷内目录的编制

卷内目录式样如图14所示，填写方法是：

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序号：用阿拉伯数字从1起依次标注卷内科技文件材料件数的顺序。

文件编号：填写卷内科技文件材料的发文字号或图样的图号、设备代号、项目代号等。

责任者：填写卷内科技文件材料的形成部门或主要责任者。

文件材料题名：填写科技文件材料的全称。科技文件材料没有标题或标题不完整，不能反映文件内容的，应自拟或重新拟写标题，外加“〔 〕”号。

日期：填写科技文件材料形成的年、月、日。

页号：填写每件科技文件材料首尾页上标注的页号，即每件科技文件材料的起止页号。

备注：对卷内科技文件材料作必要说明。 图14：卷内目录式样

卷 内 目 录

序号 文件编号 责任者 文件材料题名 日期 页号 备注 3、 卷内备考表的编制

卷内备考表的式样如图15所示，填写方法是：

说明：填写卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。

立卷人：由责任立卷人签名。 立卷日期：填写完成立卷的日期。 检查人：由案卷质量审核者签名。 检查日期：填写审核的日期。

互见号：填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。

图15：卷内备考表式样

卷 内 备 考 表

互见号： 说明： 立卷人： 年 月 日 检查人： 年 月 日

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