档案与档案工作

一、档案与档案工作

1、档案的定义

目前有两种表述法： A法律定义：《中华人民共和国档案法》第二条的表述：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”

B学术定义：国家档案局1992年10月发布的行业标准DA/T1—92《档案工作基本术语》的表述：“国家机关、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种历史文献。”

可简易表达为：“档案是原始的历史记录。”

档案的主要作用有六个方面： l 机关工作的查考凭据； 2 生产建设的参考依据； 3 政治斗争的必要手段； 4 科学研究的可靠资料；

5 宣传教育、文化建设的生动素材； 6 维护合法权益的法律证据。

档案以内容为标准，分为哪几种？

分为文书档案、科技档案和专门档案三种。

3、学校档案

通常我们所说的学校档案是指法人、其他组织以及个人从事教育教学及其有关的学校建设、财务等活动直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。加强学校档案的科学管理，是适应学校教育改革和发展的需要，也是学校常规管理的重要内容。

学校档案工作的基本原则

1、集中统一管理，确保完整、准确、系统、安全和有效利用。 2、学校档案管理应实行“三纳入”、“三同步”原则：

即纳入学校整体发展规划和工作计划、纳入学校管理制度、纳入有关人员职责范围。学校布置工作与提出相关文件资料的归档同步、检查工作与检查相关档案资料同步、总结工作与相关档案资料归档同步。

3、建立、完善学校档案信息库，并纳入校园网统一管理和开发利用。 一般来说，档案业务工作有“六个环节”：指档案收集、整理、保管、统计、鉴定、利用六方面工作。

首先讲一下档案的收集

收集就是要按照“归档与不归档范围”，把学校、各部门和师生每个人手中分散的有关教育、教学、科研、人事、行政、财务、经营等方面的文件材料及各种资料，经过挑选，集中于学校档案室统一管理。任何部门和个人都不得私自保存、占有、销毁和带走应归档的材料。这里要强调的一点是我们收集的档案要“以我为主”，就是说重点收集自己产生的东西，其它各单位的来文只需要把重要的，有直接关系的或其它你

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们认为有参考价值的收集起来就可以了。要做好收集工作，应做好以下几点：

1、提高本单位档案人员的档案意识。要求学校的全体教职员工都要明了档案收集和管理的目的和意义，树立档案工作人人有责的观念，增强档案意识，任何科室和个人都不能把应当归档的工作资料占为已有而拒不归档。

2、完善和落实文件材料归档制度，把文件材料的收集、整理和归档列入有关人员的岗位目标责任制考核中。

3、建立档案工作网络：由于学校的工作条线多，归档资料牵涉的面也广，档案资料的收集要建立必要的组织网络，有关条线和各个层面都应有相关的节点，每个节点都要有具体的责任人。

对应归档的文件材料有以下质量要求：归档的文件材料应齐全完整，真实反映学校情况；载体材料和书写材料应符合耐久性要求和有关技术标准，禁止使用圆珠笔、彩色笔、复写纸、铅笔、纯蓝或红色墨水等书写材料。

二、档案的整理与编目

一、档案整理概述

（一）档案整理的概念和基本要求

档案的整理，就是对办理完毕的、具有保存价值的文件材料进行系统化、条理化的过程。

档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。

档案整理的基本方法有两种：

1、以案卷为单位整理。以案卷为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合成案卷。所谓案卷，就是一组有密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。以案卷为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。

2、以件为单位整理。以件为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，转发件与被转发件为一件，正件与附件作为一件，原件与复制件作为一件，来文与复文可为一件。以件为单位整理的档案，其基本保管单位是件。

学校档案一般可分为以下几类：文书档案、教学档案、科技档案、会计档案、特种载体档案等。各类档案的整理归档时间不尽相同。文书档案整理归档时间一般在第二年的上半年，对于学校来说就是第二学年的上半学年；会计档案由会计人员自己收集、整理，隔年向档案室移交；科技档案在活动结束后一个月内归档；特种载体档案应在形成后及时归档。

二、文书材料的整理

文书材料是指立档单位在党群工作、行政管理和业务管理活动中形成的、以文字和纸质为主要信息记录方式的文件材料。

（一）以案卷为单位整理

以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》（GB/T9105-88）的

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规定。

1、分类

按照立档单位的档案分类方案，在文书部门和业务部门做好平时文书材料收集、分类工作的基础上，将属于归档范围的文书材料按以下特征逐项分开：

（1）分年度：将文书材料按其形成或针对的年度分开。

（2）分类别：将文书材料按立档单位档案分类方案中确定的一级类目分开 （3）分问题：将文书材料按其内容所反映的问题分开。

（4）分保管期限：根据国家有关规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按不同的保管期限分开。

保管期限是指根据档案价值确定的档案应该保存的时间，一般分为永久、长期、短期，长期的保管期限为16—50年，短期为15年以内。保管期限为永久的主要是指反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，主要包括：本单位处理重要问题形成的文件材料；召开重要会议的主要文件材料，重要的请示、报告、总结；综合统计年度报表；有关本单位领导人的任免，市级以上的表彰、奖励；重大活动形成的文件材料；涉及单位所属的土地、房产和重要资产等方面的文件材料。长期主要是指反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关有查考利用价值的文件材料，主要包括：本单位一般工作问题形成的文件材料；专题活动形成的文件材料；单位内部的人事任免、奖惩；直属上级单位颁发的属于本单位主要工作并需要贯彻执行的重要文件（对你们来说这一块主要是指县教育局印发的文件材料，你们定为短期）。短期是指在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料，主要包括：本单位一般事务性的文件材料；其他单位制发的需要贯彻执行的文件材料。这里也有一个灵活性的问题，一般来说如果同一个问题的文件材料永久和长期都比较少，难以成卷的情况下，可以把永久长期合起来组卷，定为永久卷。但是短期保存的文件材料不允许与长期、永久的文件材料合并组卷。

现在一般比较侧重区分清楚年度和保管期限，在文件材料不多的情况下，可以按年度—保管期限—问题分类组卷。

2、组合

组合的基本要求：以问题为主，兼顾其它特征，使文书材料之间的联系紧密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。

组合的基本方法：

（1）党政工团和业务管理活动中形成的各种管理性、业务性、规范性文件和调研材料等，一般按问题进行组合。同一问题的来文与复文、转发件与被转发件等应组合在一起。

（2）会议文件，一般一会一卷，也可以根据文件多少，一会数卷或数会一卷。 （3）统计材料、表册等文件，一般同一种式样、名称或同一地区的组一卷。 （4）简报、刊物可按名称数期一卷或一期一卷。 （5）其它特殊性文书材料可根据具体情况进行组合。

3、编目

（1）卷内文书材料排列

卷内文书材料排列前，要对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边，对大小不一、长短不齐的文件要折叠理齐。

排列时，一般结合文书材料的形成时间、重要程度和彼此联系进行排列。排列时，

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批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；案件材料（诉讼档案除外）中结论性材料在前，依据性材料在后。 （2）编页号

卷内文书材料排列完毕后，要在文书材料中有字迹和图表的页面，一页编一个号，即页号。页号的位置，正面在右上角，反面在左上角。

（3）编卷内文件目录

卷内文件目录的式样如图3所示，填写方法是：

顺序号：卷内文书材料依其排列先后填写序号。单份装订的案卷，其卷内文书材料的件号应与顺序号一致。

文号：填写卷内文书材料上标注的发文字号。

责任者：填写卷内文书材料的形成单位或个人。如果责任者全称太长，可采用通用简称。

题名：即文件标题，一般照实抄录。卷内文书材料没有题名或题名不完整，不能反映文书材料内容的，应自拟或重新拟写题名，外加“〔 〕”号。

日期：填写形成文书材料的年、月、日。公布性文件或法规性文件，可填写通过或批准、公布日期。没有日期的文书材料应考证清楚后填写。

页号：填写卷内每份文书材料的起始页号，卷内最后一份文书材料应填写起止页号。

备注：对卷内文书材料作必要说明。 （4）编制卷内备考表

卷内备考表的式样如图4所示，填写方法是：

本卷情况说明：填写卷内文书材料缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。

立卷人：完成立卷后，由责任立卷者签名。 检查人：由案卷质量审核者签名。 立卷时间：填写立卷完成时间。 图3：卷内文件目录式样

卷内文件目录

顺序号 文 号 责任者 题 名 日 期 页号 备注

图4：卷内备考表式样

卷内备考表

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