网络视频会议系统管理办法（草稿）v1.0

xxx软件股份有限公司 网络视频会议系统管理办法

第一条 为进一步规范管理我公司网络视频会议系统，充分发挥视

频会议系统的功用性，提升效率、节约成本，确保视频会议规范、高效、安全运行，特制订本管理办法。

第二条 启用网络视频会议系统是我公司加强效能建设，进一步转

变工作方式， 改进工作作风，提高工作效率的一项重要手段。各分软、分公司、总公司各部门等要高度重视，充分运用网络视频会议系统召开会议。

第三条 网络视频会议系统的使用与管理暂由行政管理部统筹协调，

各分软、各分公司及总公司各部门相互协同配合。各单位具体职责分工如下：

（一）行政管理部负责视频会议的统筹规划及组织协调工作，包括提出视频会议制度化、规范化建设意见，拟定公司视频会议方案及组织实施，审核各部门申报的视频会议提案、提议；协调监督有关部门做好视频会议的技术保障和相关服务工作，协调处理视频会议系统建设和管理中的其他重要事项等。

（二）经营管理部负责视频会议系统的技术支持和保障工作，包括视频会议系统网络、主控设备等设施的技术维护，拟定视频会议系统的操作规范并组织实施，安排专业人员负责相关技术保障，组织开展必要的专业培训等。

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（三）各分软、分公司应指定一名视频会议系统管理员（以下简称管理员）负责视频会议系统和场地（视频会议室）使用的日常管理和服务，包括视频会议系统设备、麦克风、电视、音响、视音频及网络模块等设备的日常使用和维护，组织落实视频会议操作规范，参加必要的专业培训，并负责会前、会中、会后的相关服务和联络工作。 视频会议个人终端维护由各自负责。

第四条 利用视频会议系统组织召开会议，应按以下规定办理： （一）定期视频会议：具体由行政管理部提前一至两天通知与会单位或个人，经营管理部负责技术支持和网络视频平稳进行的保障工作。 （二）临时性视频会议：主办部门负责人需拟定议题议程、确定会议 主持人、会议记录人、与会人员、需要共享或讨论的文件、PPT等资料以及会议时间、议程等相关信息；提前三个工作日向行政管理部申报，提交《网络视频会议系统使用申请表》并抄送经营管理部。获得批准后，主办部门应提前一至两天通知与会单位或个人。 （三）总公司各部门或个人需使用视频会议系统与本单位以外的人对联，主办部门应向经营管理部申报，获得批准后，需提前三个工作日向行政管理部提交《网络视频会议系统使用申请表》，抄送经营管理部。 获得批准后，主办部门应提前一至两天通知与会单位或个人。 第五条 会议要求：

（一）视频会议会场应满足会议需要，环境整洁、设备齐全。 （二）各与会单位管理员必须在视频会议开始的半个小时前配合主会场管理员进行系统设备调试，保证所需设备提前到位，按正确的方法

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操作设备，保障整个会议过程的网络传输效果。

（三）主会场在会议前十五分钟开始对各分会场进行点名登记，并将结果上报会议主持人，与会人员因故中途离场应发送消息至会议主持人。

（四）在会议召开期间，与会人员应着装整齐，自觉保持良好秩序，不得随意走动、中途无故退席。应关闭手机或将手机调至震动，不得打断或干扰他人的发言，影响会议的正常进行。

（五）视频会议进程中，各与会单位应保持安静，不安排发言的分会场应将麦克风置于静音状态，需要发言时请举手示意主会场主持人，得到允许后方可开启麦克风进行发言。

（六）为保障网络视频会议效果，建议使用有线网络连接，使用个人笔记本终端时，建议耳麦采用外置设备。 第六条 会议期间注意事项：

（一）会议期间，各网络视频会议管理员要坚守岗位，保障系统的平稳运行；主会场技术人员应根据会议需要，及时切换会场画面。 （二）会议期间，与会无关人员不得进入视频会议室，保持视频会议室安静。

（三）会议期间，各分会场应实时监控设备运行情况，随时与主会场保持联系，及时调整镜头和麦克风，保证分会场与会人员正面出现在视频会议镜头范围之内。设备或网络出现故障时，应及时排除，并向主会场汇报。

（四）会议期间，各分会场未得到主会场允许，不得擅自退出系统。

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会议结束后，由主会场统一中断会议连接。各分会场在主会场中断会议后，按操作流程关闭视频设备。

（五）《网络视频会议系统使用情况登记表》用于记录视频会议系统使用情况及运行状况，主、分会场都应认真填写，及时将视频会议效果上报至总公司经营管理部及行政管理部，并按月归档。

第七条 总公司各部门、各分公司分软要明确职责，加强管理，切

实保证视频会议系统的稳定运行，遵守本管理办法。

第八条 对因不遵守管理或违反操作规范造成视频会议运行故障的，

将中断其系统连接，并在会后进行通报批评。

第九条 会议主办方全权负责会议内容的保密工作。参会人员及会

议记录人对会议内容负有保密的义务。

第十条 本制度自发布之日起实施，由行政管理部负责解释说

明。

行政管理部 2014.11.04

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