聂家芬论文定稿

（一）办公自动化应用能力的提高

一是利用现代办公自动化设备，提高速录入文字的速度。多数单位在招聘时，都把打字速度要求放在突出的位置。要求120字每分钟的不在少数，最低要求也在80—100字／分钟。所以秘书人员必须强化录入文字技能的训练。

二是熟练操作Office软件的能力。秘书人员每天都要和大量的应用文书打交道，而大多采用计算机输出Word文档的形式。企业的报表现在也都是由Excel文档的形式来实现。所以秘书工作人员应达到能够熟练操作Word、Excel等Office软件的要求。

三是熟练操作办公室常见的其他现代化设备的能力。如复印机、打印机、扫描仪、传真机等办公自动化设备，要求秘书人员能够熟练操作。

（二）档案信息化管理能力的提高

秘书对档案的管理具有被动性，就要努力学习计算机网络技术，以便能够针对办公自动化提出建设性的文书档案管理建议：信息技术人员也必须全面了解相关的档案管理知识，掌握电子文件归档管理的要求，以便能够更好地与文档管理人员沟通。同时，秘书工作人员应该认真分析工作中所需要的信息处理功能,分清轻重缓急,把有限的办公自动化设备与软件用在刀刃上,切实取得成效和经验。现实中,公文撰写、公文办理和档案管理以及大量的会议会谈的组织安排是秘书人员最经常的工作,所以有必要优先引进使用文字处理软件、档案信息管理软件、会议技术软件,优先解决秘书日常工作中最经常处理的事

务,这样就可以有效地最大限度地提高秘书人员行政工作的效率。

随着网络的发展，秘书人员在计算机上制作，接收文件，电子档案便应运而生。电子档案包括磁盘、软盘和光盘等储存介质，秘书人员在保管诸如此类的信息时，首先要将信息文件分门别类，建立一个文件夹，将这些内容保存在适当的介质上；然后确定的标识全宗名；再划分全宗群；最后进行编号和排列。

同时，秘书人员也应该加大统筹规划实现系统规范化、加大投入实现服务网络化、加强科研实现保护标准化、尊重规律实现管理科学化、强化培训实现素质专业化。 （三）文书拟制处理能力的提高

在办公自动化环境中，秘书人员必须具备扎实的文字功底，不仅要精通语法、修辞和逻辑知识，还要掌握一定的写作规律。写作是一种综合能力的表现，要做到内容与形式的统一，既要有好的表现形式，又要有充实的内容。这就要求秘书人员加强写作实践，熟练掌握各类公文的特点、写作要求和语言表达技巧，随时注意积累资料，不断提高写作水平。

（四）办公室事务处理能力的提高

办公事务办公自动化中，最为普遍的应用有文字处理、电子排版、电子表格处理、文件收发登录、电子文档管理、办公日程管理、人事管理、财务统计、报表处理、个人数据库等。这些基本的办公事务处理的内容可作成应用软件包，包内的不同应用程序之间可以互相调用或共享数据，以便提高办公事务处理的效率。这种办公事务处理软件

包应具有通用性，以便扩大应用范围，提高其利用价值。 此外，在办公事务处理级上可以使用多种办公自动化系统，如电子出版系统、电子文档管理系统、光学汉字识别系统、汉语语音识别系统等，对秘书的工作起到了重要的作用。 （五）会议策划与实施能力的提高

在会务工作方面可以用办公自动化系统辅助完成。由于会务工作极其复杂，千头万绪，所以秘书安排会议起来常常力不从心，然而，利用办公自动化系统中的电子日程表安排会议，仅需2—3分钟就安排好了，秘书能轻易应付大量会议。

办公化自动化系统不仅能科学地分配会议室、交通工具、声响设备等，并能进行会议记录，编辑会议简报等，能自动检索会议内容，归集会议提案，统计会议讨论或者选举结果等等，并能及时修改和删除。

（六）沟通协调能力的提高

当前，社会交往已成为社会各阶层的一项“热门”活动，社交对于秘书人员来说同样重要。秘书人员作为企业联系上下左右内外的中心枢纽，比上司更了解员工，可根据员工的兴趣爱好安排工作，在授予一定责权的过程中充分发挥目标激励、信任激励的作用，可及时疏导员工的不良情绪，调动其工作的积极情感，采用措施实行情感激励。

同时秘书人员经常要和客户打交道，要会区分和确认不同的客户与需求，通过现代化先进设备及时发现客户的需要，并及时协调与不同客户之间的关系，促进双方更好地合作。

办公自动化是利用先进的技术，并在其秘书工作中广泛的应用，使得秘书工作人员从繁琐的日常工作中脱离出来，节省了许多时间来考虑工作中的其他问题，达到了充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。由于受到现有条件的约束，有些结论具有一定的片面性。总之，随着办公自动化环境的不断壮大，对秘书的工作能力也相应地提出了新的要求，秘书工作人员应该注重社会发展形势，不断地掌握更多的办公自动化相关知识，从而适应社会的需求。

参考文献

[1]袁维国.秘书学.高等教育大学出版社,2006(9). [2]傅荣校.论办公自动化环境中的秘书工作.秘书,2001(6). [3]张浩.新编秘书工作必读全书.光明日报出版社,2003(9). [4]杨洪山.办公自动化与秘书工作.上海：上海交通大学出版社,2007(4).

[5]周贺来.办公自动化技术与应用.中国水利水电出版社,2008(6).