岗位职责标准-行政助理(内勤)

3.1具体内容描述：协助总经理按时完成月度工作任务书的拟制，并对应分解至相关部门督办完成；汇总上月工作任务书督办工作的完成情况，协助总经理按时完成工作任务书自评。 3.2权责：协助

3.3工作标准或目标：领导审阅后定稿 4．工作四：日常事务处理

4.1具体内容描述：紧急重要事项提醒总经理；文件批示签转及时，信息无遗漏准确；会议纪要整理工作；领导办公室、会议室5S等 4.2权责：全权负责 （七）信息管理

1．工作一：固定资产管理

1.1具体内容：负责公司固定资产的调拨、调整、计划、申请、盘点；负责与公司财务部共同制定公司年度固定资产计划；负责公司各部门及区域固定资产申请的审核；向集团提报固定资产申请表；负责固定资产的验收、入库和相关实物管理工作；设置公司固定资产分类账、固定资产台帐，组织定期盘点，监督检查管理情况 1.2权责：协助

1.3工作上下级 上级集团财务部及集团相关部门，下级公司各部室及区域

1.4工作标准或目标：充分考虑固定资产与对应岗位的匹配性，通过调整，使公司固定资产的使用状态达到最优；在尽可能降低公司经营费用的情况下，保证公司的各项工作顺利进行。 1.5工作依据 公司固定资产管理办法

1.7重点关注：固定资产的申请需要由集团对应管理部门进行审核， 固定资产申请必须经公司总经理和公司财务部门同意、签字，确认公司的实际需求和付款能力。

2．工作二： 工程信息量考核跟踪管理

2.1具体内容描述：工程信息量是公司业务开展的重要保证。公司工程信息量考核的量化及处理过程动态跟踪 ，监督考评。完成表格： 月度信息量考核表、工程信息指标跟踪处理记录表、月度信息量任务分解表 2.2权责：全权负责 2.3工作上下级 ：公司总经理

2.4工作标准或目标：保证大量的第一手工程信息，促进销售任务达成。 2.5工作依据：《公司工程信息量考核规定》 3．工作三：邮箱管理 及快递管理

3.1具体内容描述： 负责公司内的网络邮箱的使用、检查、监督；负责公司OA邮箱的申请、使用、监督。实物快件的汇集整理、流转。 3.2权责：全权负责

3.3工作上下级 上级集团相关部门，下级公司各部室

3.4工作标准或目标 保证公司信息通过网络邮箱安全、准确、顺利、快捷的运行。实物快递安全高效，费用节省。 3.5工作依据：《邮箱使用管理办法》

3.6是否需要专业理论： 熟练使用电脑，熟悉网络邮箱使用。

3.7重点关注：注意提醒OA的使用人员按照规定要求使用邮箱，并且按照要求更改密码。所有公司文件类、数据类资料不得通过外部邮箱发送（包括免费邮箱和收费邮箱） 4．工作四：网络、IP电话协调、管理

4.1具体内容描述 负责协调集团相关部门对公司网络、IP电话进行维护、管理。 4.2权责：全权负责

4.3工作上下级 上级集团相关部门，下级公司各部室

4.4工作标准或目标 保证公司网络、IP电话顺利、快捷的运行。 4.5工作依据 计算机网络使用管理办法 5．工作五：通讯录管理

5.1具体内容描述 公司人员更替及时将公司新的通讯录反馈至集团相关部门，并将有变化部分用变色方式标注出来。同时抄送公司相关人员。 5.2权责：全权负责 5.3工作上下级：集团相关部门

5.4工作标准或目标：准确、及时的反馈公司的通讯录 6．工作六：工程信息的登陆

6.1具体内容描述：第一时间将各区域业务人员提供的第一手工程信息登陆到厂家 6.2权责：全权负责 6.3工作上下级：

6.4工作标准或目标：保证第一登陆，争取最大利益 6.5工作依据：工程信息登录表、每个厂家的登录表模板 7．工作七：客户档案的建档汇总备案

7.1具体内容描述：针对已成交客户及未成交销售人员在跟踪客户分别建立档案归类，建立回访、跟踪督促达成。

各区域、各部门每月1日中午下班前把成交客户（分销售类、售后类）、未成交跟踪客户档案表及时邮件上传行政助理，行政助理在每月1日下班前汇总各种报表存档及邮件传送公司领导、各区域、各部门。及时督促跟进未成交客户达成。未成交客户档案表分区域、部门各自传送，有时注意保密性。 7.2权责：全权负责 7.3工作上下级： 7.4工作标准或目标

7.5工作依据：客户档案管理办法 8．工作八：外联关系的建档

8.1具体内容描述：厂家、同行业单位、政府招标办、设计单位、装修公司等相关单位及人员建档，每月2日中午下班前各区域、各部门提报行政助理，行政助理及时更新汇总分类建档2日下午下班前汇总传送公司领导。 8.2权责：全权负责 8.3工作上下级：公司总经理 8.4工作标准或目标 8.5工作依据：

9．工作九：合同的管理、订单的处理

9.1具体内容描述：销售人员签订的合同及时提报给行政助理存档，并按照合同下订单或确认款到安排货物事宜，协助销售人员跟踪货物发货、到达验收事宜。 9.2权责：全权负责 9.3工作上下级： 9.4工作标准或目标：

10．工作十：财务报销事宜

10.1具体内容描述： 每月固定时间（）汇集整理、初步审核人员费用报销票据，公司领导签完字后，及时快递财务部报销。 10.2权责：全权负责

10.3工作上下级： 10.4工作标准或目标

10.5工作依据：财务部相关规定 11．工作十一：售后服务信息录入

11.1具体内容描述： 及时将客户反映问题录入，及维修派工，配合集团部门抓好服务工作 11.2权责：全权负责 11.3工作上下级： 11.4工作标准或目标 11.5工作依据

12．工作十二：网络分销管理提升及档案表

12.1具体内容描述：公司按照发展规划在新年度开始前20天制定年度、月度网络分销网点开发计划(根据市场发展进度适时合适修正)，分解到业务区域，区域经理在每月26号下班前把下月度网络分销网点开发管理提升计划分解落实到相关业务人员，相关业务人员每月28日中午下班前填报《分销网络开发进度及管理提升跟踪表---月》并提报行政助理备案汇总，邮件传送公司领导审阅。

相关业务人员每周五中午下班前填报《分销网络开发进度及管理提升跟踪表---周》，以邮件形式提报到行政助理及各自区域经理、各部门负责人，行政助理汇总各区域表格后在每周五下班前以邮件形式提报公司领导，并分区域汇总返回各区域供各区域、各部门周例会跟进使用。

业务人员每月26日中午下班前（碰上大型节假日另行通知具体日期）把本月度《分销网络开发进度及管理提升跟踪表—月总结》的总结评分以及更新的《分销网络档案表》以邮件形式提报行政助理及各自区域经理、各部门负责人，行政助理汇总在每月26日下班前以邮件形式提报公司领导，并分区域汇总返回各区域供各区域、各部门部门月度总结跟进使用。 并根据网络《分销网络开发进度及管理提升跟踪表—月总结》作出相应考核表提报集团人力资源部。

12.2权责：全权负责 12.3工作上下级： 12.4工作标准或目标

12.5工作依据： 网络分销管理考核规定

13．工作十三：库存管理

13.1具体内容描述： 3天/次更新库存信息，及时邮件传送公司领导、各区域、各部门相关人员,提醒相关人员资金占用。协助财务部门仓库盘查。 13.2权责：全权负责 13.3工作上下级： 13.4工作标准或目标 13.5工作依据

14．工作十四：应收账款的提醒通知及考核汇总

14.1具体内容描述： 及时沟通财务部门反馈应收账款情况,转发通知相关区域经理及直接责任人及时收回;统计应收账款考核金额,跟财务部门确认后，作出考核单,传责任人、区域经理及公司领导签字确认后，电子版及签字扫面版传集团人力资源部考核兑现。 14.2权责：全权负责 14.3工作上下级：

14.4工作标准或目标

14.5工作依据：应收账款管理操作流程规范

15．工作十五：集团OA及其他临时性交办任务

15.1具体内容描述： 随时关注集团0A办公系统上集团的规范要求及交办任务 ，及时传达相关人员，且牵头组织完成，反馈集团相关人员。 15.2权责：全权负责 15.3工作上下级：

15.4工作标准或目标：快速、准确 15.5工作依据：

四、岗位日工作流程 1、早会的准备 （1）、检查自己的仪容仪表是否到位 （2）、要精神饱满，无垂头丧气萎靡不振现象 2、班前工作 （1）、电脑、传真等办公电子设备开启 （2）、做好卫生包干区的卫生工作，督查办公室其他人员卫生工作，保持所有办公设施摆放整齐 （3）、整理办公桌，使工作用资料取用方便 3、班中工作 （1）、检查前一天信息、档案、交办事项等是否遗漏或未完成。 （2）、按照岗位职责日常工作内容跟月度工作计划安排推进本职工作。 （3）、督查督办各项区域、部门推进本职工作及公司领导交办事项。

4、交接班工作 （1）、对内部、外联单位及客户需转达信息进行记录，并交代相关人员及时跟进转达处理 （2）、未完成的日常工作的交接 5、班后工作 （1）、确认今天需处理的信息、工作计划及领导交办事项是否全部处理妥当 （2）、总结全天工作情况，对有问题的地方进行记录，以便第二天早会提出

五、岗位知识、技能要求

一、 行政助理的业务技能 1、 熟悉本公司财务的操作流程。

A、接收合同，标签存放复印件，原件交与财务备案。

B、按合同下定单，定单格式按公司统一标准填写完毕交由公司总经理签字确认。 C、定单确认后交由公司财务人员，向厂家订货。 D、负责监督到货日期（与厂家业务联系）

E、网络定货不需合同，将定单填写完毕交由公司总经理签字确认，再交由集团总经理签字确认定单确认后公司财务人员向厂家订货。

F、货到工地，必须办理验货凭证，（设计施工部配合验货签字），并及时交由财务人员做帐 2、熟悉本公司与厂家的操作模式。 A、信息接收后，第一时间登录厂家 B、按厂家规范要求，定货下单 二、行政助理需学习专业知识

1、了解掌握（消费者权益保护法）及各厂家三包规定 2、了解掌握各品牌的系列商品（本公司经营范围内） 3、了解掌握各品牌售后服务网点及服务电话 4、基本掌握本公司代理的品牌的常用机型的供价