时间管理的法则4

通过学习本课程，你将能够： ● 学会时间管理的科学法则； ● 掌握减少突发事件的方法；

● 了解如何提高办公室的办公效率； ● 认识到善用空闲时间的重要性。

时间管理的法则

四、办公室的5S

办公室的工作既繁也杂，要想做到很好地管理文件档案和办公区域，就必须进行办公室的5S行动。办公室的5S包括整理、整顿、清扫、清洁、素养，如图4所示：

图4 办公室的5S示意图

1.整理

整理是指整理自己的办公室，让办公室成为没有杂物、能集中注意力工作的地方。 首先，办公桌上摆放的都是目前需要处理的文件，将过去的文件、将来的文件、目前还未涉及的文件收到柜子里；

其次，每天都要进行整理工作，防止事务滞留到第二天；

最后，定期定制标签和标识，用红色、绿色等不同颜色区别标记文件。 2.整顿 整顿是指整顿工作作风和流程，让一切向节约时间、增加效能的方向前进。整顿包括收拾办公室，工作者要在午餐前做简单整顿，下午下班前做彻底全面的整顿，这样可以快速进入工作状态，提升工作的效率。有人习惯上班工作之前做打扫办公室卫生、泡茶等无聊的事情，往往导致工作效率降低。

要点提示

办公室的5S指的是： ① 整理； ② 整顿； ③ 清扫； ④ 清洁； ⑤ 素养。

3.清扫

清扫是指将短期内不用的物品和文件归档，扫除工作障碍，营造快速进入工作状态的环境。具体包括及时处理文件（包括纸质文件和电脑文件）、建立合理的文档系统、定期更新日用品等。

4.清洁 清洁是指保持办公氛围的简洁，使自己能够很快地进入高效工作的状态。

首先，办公室里除了办公桌之外，不要放置多余的椅子，而且椅子最好样式简单、没有靠背，这样可以有效防止人们在寒喧中浪费时间；

其次，办公室内切忌放置个人照片、杂志、爱好的羽毛球、网球拍、好玩的玩具等分散注意力的物品，工作时间内可以将其收在柜子里，因为大多数人难以抵制这些物品的诱惑。

5.素养 素养是指养成良好的习惯，摒弃不良行为习惯对时间的侵蚀，让时间成为自己掌控的有形资源。例如，在办公室可以喝茶、喝咖啡,甚至到卫生间抽烟，但当收到别人这样的邀请，而自己恰好有一个很重要的工作时，就要敢于拒绝，否则碍于面子或交情就会浪费时间、搁置工作。

总而言之，办公室的5S行动应该做到：在办公桌上摆放目前手头需要处理的文件；每天都整理，不要把事务留到第二天，定制标签标色；及时处理文件，建立相应的文档系统；整理工作时间，保持办公室整洁，经常整理文档；避免被打断工作，让助手筛选电话。