费用请款报销管理办法

费用请款报销管理办法

第一条 主旨

为规范公司费用请款、报销及预支款的作业流程，准确核算各项费用，加强对各项费用支出及暂付款的管控，特制定本管理办法。

第二条 政策说明

无论是事前借款预支，还是事后报销，或是备用金的申请、提取及拨补，均按此管理办法执行。

第三条 范畴

本管理办法适用于北京融亿飞科技有限责任公司。

第四条 审批程序及职责 （一）费用当事人申请

（二）各级权责主管审查确认 （三）财会部门审核

（四）授权分管副总或总经理审批

（五）当事人请款报销时应遵守诚信简约精神，据实报支；各级权责主管应严格审查部门内各项费用的用途与数额，避免请款报销人藉业务关系浮滥报支；财会部门负责审核各项开支及单据的合法性、合理性，并进行核算。

第五条 一般性费用审批报销流程和要求

（一）报销一般性费用时，可依据各项费用支出填写“费用报销单”（见附件1）， 并将相关原始单据粘贴整齐。

（二）以上“费用报销单”呈送各级权责主管签字确认。

（三）送财会部门审核，由财会部门统一报总经理或授权分管副总审批。 （四）由财务部门办理请款、报销、冲帐及其他事宜。 （五）取得凭证注意事项：

1、报销的发票必须是合法渠道取得的真实的正式发票，印章齐全，无涂改。凡不符合要求的发票（如无税章、财务收款章、单位名称不正确、大小写金额不符等）财务人员有权要求持票人更换发票或补齐手续再行办理。

2、检验发票的真伪，凡正式发票抬头应印有“全国统一发票监制章/地方税务局监制”字样，并注意检查防伪标记。发票上要加盖单位发票专用章方为有效。

3、对于因特殊情况确实无法取得正式发票的，这里限指某些偶然发生且金额在二十元以下的小额支出，应填写“支出凭单”并附相关证明单据如收据等，呈送各级权责主管签字审批。

（六）填写费用报销单注意事项：

1、报销时，逐一详实填写相关各栏内容，保证填写字迹的工整及内容的完整。 2、发票抬头一律按公司全称详实填写。

3、费用按实报销，金额精确到分。费用报销单上金额栏大小写要一致,不得有任何涂改。 4、若报销时需冲预借款的，应附上原“借款单”（见附件5）。

5、报销人应将支票付讫与现金付讫的票据分开粘贴，支票付讫的发票请注明支票号后4位数；每个人、每个部门费用分开粘贴。

6、所附单据应整齐的粘贴于报销单之左上角，注意不要遮挡票面内容及金额。单据较多时须将单据粘贴在 “报销单据粘贴单”上作为附件。

第六条 出差报销管理

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（一）出差申请：出差人到外地出差，应填写“出差申请表”（见附件10）,并按规定程序审批，将批准的出差申请表和出差借款单交财务部，凭此支付差旅借款。

（二）差旅费报销标准：

1、交通工具：员工出差使用交通工具为火车（硬座或硬卧）、汽车、轮船等普及工具。副总以上级别可以乘坐软卧。火车车程耗时超过16小时，或紧急公司业务，经公司总经理或授权分管副总批准后，可选择乘坐飞机。未经领导批准违反公司规定使用交通工具，一律比照同程的火车票报销，超出部分由个人自付。

2、公务市内交通费：出差期间外出公务可以乘坐出租车，但要注明事由、起始及终止地点，限额平均每天30元。

3、住宿费：员工出差期间，标准内住宿费用实报实销（但不包括酒店清单上所列电话费、餐费、洗衣费等费用）。住宿费标准人均不得超过200元/间·天；如多人出差，则同性别员工两人共住一间，住宿费用平均不得超过300 /间·天；副总以上级别住宿费标准适当上浮。预计出差时间3个月以上者，应在7日内在当地租房。

4、其他费用：员工出差期间产生的其他公务费用，如邮电费、文件复印、扫描、传真费等，实报实销。（餐费、通讯费不在此列）

5、差旅补贴：出差期间每人每天差旅补贴80元，用于补贴外出就餐、交通、通讯等的不便支出；如公司在当地有员工宿舍，并安排员工住宿舍的，每人每天差旅补贴100元；如员工出差期间自己解决住宿的，每人每天差旅补贴160元，公司不再报销住宿费用；员工因参加教育培训、讲习、研讨会等事宜出差者，如主办单位已提供食宿的，差旅补贴减半。

6、员工出差补贴天数计算方法如下：

出发时：以火车/飞机出发或起飞的时刻为准，以13：00为界，0：00-13：00间出发的补贴按1天计；13：00-24：00之间出发的补贴按0.5天计。

返回时：以火车/飞机到达的时刻为准，以13：00为界，13：00以前到达的补贴算半天；13：00之后到达的补贴算1天。

7、在火车上过夜，没有买到卧铺车票的（硬座票或站票），比照同程硬卧车票价格，以差价

部分的70%计入差旅补贴。

（注：外派人员不按以上出差规定执行，另执行外派规定。）

（三）出差报销：

1、出差人员返回后，应在5个工作日内填写“差旅费报销单”（见附件3），一次性报销冲帐，不得将出差费用分散报销。报销时还应附原出差申请表、借款单等相关单据。

2、差旅费报销单上要详细注明出发和到达的日期、时刻和地点。

3、发生的费用按实际分明细填写，机票费和火车票费除正常票价外还包括购买时发生的相关费用如购票手续费、退票费、机场建设费及机票保险等。

4、出差期间发生的住宿费，除提供住宿费发票外，还应附宾馆、酒店机打的住宿清单。 5、出差期间因公发生的电话费、传真费、邮寄费等均填入“邮电费”一栏。

6、出差期间发生的业务招待费应单独填写，并须加以说明。员工应按出差申请表的标准招待客户，如有变动需提前向主管经理请示。

7、出差期间发生的其他费用按公司规定可以报销的，入“其他”一栏。 8、以上“差旅费报销单”呈送各级权责主管签字审批。

9、送财会部门审核，由财会部门统一报总经理或授权分管副总审批。 10、办理报销、冲帐及其他事宜。

第七条 交通费报销管理

（一）员工外出办事原则上乘坐公交车，如遇紧急公务或特殊情况经请示部门领导同意后，方可

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乘坐出租车。

（二）加班超过21：00者，可选择乘坐出租车。

（三）交通费凭票实报实销，其中出租车票上要注明往来地点、事由。 （四）以上交通费填写“费用报销单”， 并将相关之原始单据粘贴整齐。 （五）以上“费用报销单”呈送各级权责主管签字审批。

（六）送财会部门审核，由财会部门统一报总经理或授权分管副总审批。 （七）办理报销、冲帐及其他事宜。

第八条 业务招待费报销管理 （一）业务招待费的申请及标准：

1、公司日常招待任务只限于销售人员、部门经理及以上工作人员。

2、负责招待的人员应填写“招待费申请单”（见附件9），提前向部门经理或总经理申请。招待费申请单上应注明招待时间、客人身份、人数、陪同人员、招待标准、经费预算等，待上级主管批准后方可安排。（如因时间、地点等方面限制或紧急情况无法书面申请的，申请人可以先得到相应上级主管的口头认可，事后再补填申请表。）当申请人的招待费用预算超过1000元（含）时，申请人或相应部门经理必须向公司总经理或授权分管副总请示。

3、当客户来公司洽谈业务，遇午饭时间需用餐的，招待费用的标准不能超过50元/人。 4、公司外地员工出差本地，本地相关人员作陪招待用餐，招待标准不能超过30元/人，且只可招待一次。

5、因业务需要购买礼品的，应由公司统一安排采购，申请手续同招待费申请；购买单件礼品价值超过500元的，须公司总经理或授权分管副总批准。

6、公司因业务需要，给客户订房、订票时，须将客户姓名、人数、职务等情况提前向部门经理或总经理说明，待批准后，由办公室统一安排。给客户预订三星级（含）以上标准的饭店时，须直接向总经理或授权分管副总请示。未经相应上级主管批准的招待餐费、房费等，公司不予报销。

7、招待费用超过预算金额时，超出部分不予报销。 （二）业务招待费的报销：

1、以上费用填写“费用报销单”，并附原“招待费申请单”、“借款单”等呈送各级权责主管签字审批。

2、送财会部门审核，由财会部门统一报总经理或授权分管副总审批。 3、办理报销、冲帐及其他事宜。

第九条 通讯费报销管理

员工因公发生的通讯费用依北京融飞互动科技有限公司《薪外补贴及管理制度》通讯费补助有关规定标准在工资中合并发放，不再单独报销。

第十条 付员工薪资及个人劳务报酬

（一）工资发放时间是每月5号，若遇节假日顺延。

（二）人力资源部门根据员工出勤及考核情况核算员工薪资及个人劳务报酬，编制薪资统计表及个人劳务报酬统计表。

（三）人力资源部门将薪资统计表及个人劳动报酬统计表送财会部门审核，财会部门审核无误后呈送总经理签字审批。

（四）财会部门办理提现、转账、汇款等工资发放手续。

（五）支付个人劳务报酬还需个人填写“个人劳务报酬领款收据”（见附件4）。

第十一条 备用金的管理

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（一）申请日常备用金时须填写“借款单”（见附件5）。

（二）以上“借款单”呈送各级权责主管、总经理或授权分管副总签字审批。 （三）持审批签字的借款单到财会部门办理备用金提取手续。 （四）前一笔备用金核销之前，不得再借款。

第十二条 预支款

（一）凡暂未取得正式发票，须向公司事先预支某笔现金款项时，应预先填写“借款单”，待取得正式发票后再填写“费用报销单”给予冲帐。

（二）因业务需要预借一万元以上大额现金的，须提前一个工作日通知财会部门。 （三）以上“借款单”呈送各级权责主管、总经理或授权分管副总签字审批。 （四）送财会部门审核，办理预支及其他事宜。

（五）预支款应及时报销冲帐，原则上前笔未清下笔不予预支。

第十三条 支票领用与核销

（一）凡领用转帐支票的人员应事先填写“支票领用登记单”（见附件6），注明购买物品明称、预计金额等项目，报部门经理和总经理签字审批，再到财会部门登记领取转账支票。领用支票人员须自支票签发之日起10日内到财务部门报帐，逾期未办理报帐或注销手续者，财务人员不再给其签发支票。

（二）公司员工用支票购物时，应在支票限额内支付。如超出限额应及时和财务取得联系，经同意后方可付款。如因没有事先联系，超出限额造成支票空头，由支票使用人自行负责。银行所罚款项由本人承担。

（三）如已领取支票，却因故未能使用，须尽快将空白支票退回到财务部门，办理核销，最晚不得超过第二天。

第十四条 其他有关规定

（一）办理汇款业务时，应先填写付款申请书，持购销合同、采购清单等材料，由经办人、经理、总经理签字后，到财务部门办理。

（二）汇款发票报账，可先凭银行汇款单记帐，但经手人应予说明发票何时能到，并负责催要发票，及时补办报销手续入帐。

（三）未尽事宜，由总经理授权财会部门补充完善。本管理办法的最终解释权归公司财会部门。

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