销售部的表单填写标准及流程制度

3 会议、宴会场地订单

使用范围：会议厅场地租用 使用规范

? 销售经理接到预订，根据客人要求，向宴会预订询问会议场地出租情况，经确认后，开

具场地预订通知单。

? 销售经理必须在场地预订通知单中仔细填写使用单位名称或会议名称、使用日期及时

间、租用场地名称、人数，及联系人姓名和联系电话。

? 在“布置要求”中销售经理应该注明如会议台型、茶水、话简、绿色植物及鲜花、是否

放主席台或讲台、是否需要网络支持、投影仪、幕布、茶歇等需求。酒店茶歇分为30元、40元、50元三档。

? 销售经理应在“会标”中填写会标名称及制作方式，横幅或喷绘，以便于宴会厅人员及

时布置会场并核对会标名称正确性。

? 销售经理应在“价格”一栏中标注会场价格及其它收费项目标准，以确保宴会厅服务人

员收取费用。

? 销售经理在“结算方式”中注明现付还是挂账，如果是协议公司挂账，必须填上挂账号；

如果为团队挂总台账，必须填写总台挂账号及签单人姓名。 ? 会场优惠价格超出销售经理权限，应按级审批。

? 销售人员新接预订，必须在填单时勾选“新的预订”；如果取消预订，必须勾选“取消”，

并将取消内容按格式填写；如果是更改预订，必须勾选“更改”；如果是增加，必须勾选“侯补”。 走单流程

? 销售经理完整填单后，送至二楼宴会预订，预订处人员签字确认后将第一联“留存”联

取回，至销售部文员处归档，以考核销售经理业绩。 ? 第二联“宴会预订”存放于宴会预订，以备查。

? 第三联“财务联”由餐饮收银与账单一起交至财务日审进行审核，并作为月底与销售部

核对考核的依据。

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附件：场地预订通知单

会议、宴会场地订单.doc

4 康娱预订通知单

使用范围：酒店康娱设施或场地预订 使用规范

? 销售经理接到预订，根据客人要求，向宴会预订询问康娱场地租用情况，经确认后，开

具康娱预订通知单。

? 销售经理必须在预订单中仔细填写宾客姓名、预订时间、预订项目、人数、要求、价格、

预订人姓名和联系电话等项目。

? 销售经理在“结算方式”中注明现付还是挂账，如果是协议公司挂账，必须填上挂账号；

如果为团队挂总台账，必须填写总台挂账号及签单人姓名。

? 除协议单位及会员外，酒店康娱一般不给予优惠折扣，如遇特殊情况，应按级审批，并

在备注中注明，以便于康娱部门操作。

? 销售人员新接预订，必须在填单时勾选“新的预订”；如果取消预订，必须勾选“取消”，

并将取消内容按格式填写；如果是更改预订，必须勾选“更改”；如果是增加，必须勾选“侯补”。 走单流程

? 销售经理完整填单后，送至三楼客房预订，预订处人员签字确认后将第一联“留存”联

取回，至销售部文员处归档，以考核销售经理业绩。 ? 第二联“康娱预订”联存放于客房预订，以备查。

? 第三联“财务联”由康乐收银与账单一起交至财务日审进行审核，并作为月底与销售部

核对考核的依据。

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附件：康乐预订通知单

康乐预订联系单.doc

5 团队预留单

使用范围：获得团队信息，但团队并未完全确认时，销售经理应使用团队预留单按照客人需求预留团队客房、餐饮、会议及其它相关设施。 使用规范

? 销售经理获得会议团队信息，应询问团队起始时间、会议人数、所需客房类型、宴会厅

及会议厅使用时间和要求，并分别向客房预订和宴会预订询问客房和会议宴会设施租用情况，如无人预订，可直接请预订处人员预留；如遇已经有人预订，可向部门经理或营销总监请求协调，经协调后，进行场地的预留。在两个或以上会议团队均未确认的情况下，对于场地的预留，可出现排对等候状态，哪一方先确认并签订会议合同，则场地归哪一方租用。

? 销售经理根据客人要求开具团队预留单，应注明团队起始时间、人数、所需房型及房间

数量，房价和房价代码可先不注明；在用餐安排及会议厅使用栏中，应注明预留的会议厅或宴会厅名称、宴会或会议人数、使用时间等重要内容；在投影仪、门厅横幅等有限设备处也应注明，以助于预订处的安排。 ? “付款方式”一栏中可先不作注明。 走单流程

? 销售经理完整填单后，送至三楼客房预订，预订处人员签字确认后将第一联“留存”联

取回，至销售部文员处归档，以考核销售经理业绩。 ? 第二联“客房预订”联存放于客房预订，以备查。 ? 第三联“宴会预订”联存放于宴会预订，以备查。

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附件：团队预留单

团队预留单.doc

6 内部工作联系单

使用范围：除指定单据之外，部门之间需要委托办理事项，使用内部工作联系单，比如委托人资部指派礼仪小姐、委托房务部布置鲜花绿色植物等。 使用规定

? 销售经理使用内部工作联系单，必须指明受委托部门、委托事项和具体要求。 ? 内部工作联系单一式二联，销售经理填单后送至受委托部门，经签定确认后带回“委托

部门”联带回，另一联留存“受委托部门”。

? 如在使用过程中，同一事件需要通知多个相关部门，销售经理可在“受委托部门”一栏

中注明多个受委托部门，并做到相关部门每部门一联。

? 在会议接待过程中，出现需要增加横幅、欢迎牌或喷绘等服务内容，均应填写“内部工

作联系单”，美工、宴会服务、负责悬挂横幅的工程部都应送单。如果委托的项目需要收费，应在“价格”一栏中注明价格，如超出销售经理权限，应按级审批后送单。在会议接待过程中，如遇紧急，可事后补单。

? 如遇会议接待，在EO单已经发送至各部门之后需要更改会议相关内容，用“内部工作

联系单”通知相关部门。 走单流程

? 销售经理填单后送至相关部门，经签字确认后取回“委托部门”联留档。

附件：内部工作联系单

内部工作联系单.doc

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