物资管理人员应知应会手册

需向公司上报物资设备采购招标请示，待公司批复后，进行公开招标；

(3)施工单位应建立并完善自购物资设备招标采购管理台账，并在次月5日前将台账报公司物资设备部；

(4)对自购物资设备招标采购的相关资料在合同签订完毕后及时报公司物资设备部备案（招标采购请示计划文件、招标采购批复文件、招标公告网页版、招标文件、答疑澄清、评标报告、采购合同、中标单位投标文件副本、采购合同副本）。

五、合同管理

1.施工单位应建立健全物资合同管理制度，明确合同管理责任人及其责任，及时整理、归档有关合同管理台帐和相关合同资料； 2.物资采购合同应以铁路总公司或政府推荐的合同范本为基础，结合项目实际情况完善相关合同条款设定，合同内容及基本要素应完整、清晰，合同条款的设定及合同签订必须按照要求严格履行相关评审程序；

3.合同台帐应包含以下基本内容：物资名称、供应单位、采购方式（招标采购的应注明招标编号、包件号、招标时间等信息）、合同数量、合同金额、合同编号、合同签订日期等；

4.甲供物资采购合同由建设单位复印转发各参建施工、监理单位，施工、监理单位应依据合同中技术规格、质量条款约定，加强对各类甲供物资材料进场验收的管控；

5.对于钢材、水泥、粉煤灰、外加剂、砂石料等主要自购物资材料，施工单位应及时将相关采购合同副本原件报建设单位备案。

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六、计划管理

1.施工单位进场后，根据施工合同及总体施组安排，梳理编制提报本单位甲供物资总需求计划（含施工所需各类甲供物资的规格型号、数量及计划到货时间等信息）；

2.在每年12月10日前，各施工单位应根据施组安排及次年施工计划，编制提报次年甲供物资年度需求计划表（含次年各月份施工所需的各类甲供物资规格型号、数量及分批次到货时间等信息）；

3.在每月5日前，各施工单位应根据当月施工计划，编制提报当月甲供物资月度需求计划表（含当月施工所需的各类甲供物资、规格型号、数量、计划到货时间、到货地点及联系人等信息）； 4.建设单位根据施工单位每月提报的甲供物资需求情况向供应单位下达批次供货计划（供货通知单），并根据供应单位所反馈的生产原料准备时间、生产时间、出厂检验及发货时间等信息建立生产计划管理台账，跟踪各批次甲供物资的生产及供应时间。相关信息及时共享给各计划提报单位，共同对甲供物资的生产、供应情况进行把控。 注：

(1)编制月度需求计划时，施工单位应充分考虑供应商生产、运输及进场检验时间，科学合理的做好甲供物资计划提报及储备工作；

(2)各甲供物资需求计划必须经施工单位指挥部物资、工程部门负责人、物资分管领导及建设单位工程部门相关专业工程师核签并加盖公章才可上报；

(3)甲供物资名称、规格型号须与物资采购合同一致。

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七、供应消耗

1.甲供物资每批次到货时，施工单位应第一时间将到货规格型号、数量、供应单位名称及合格证明材料是否齐全等信息上报建设单位；

2.甲供物资进场验收合格后，施工单位应及时建立、完善甲供物资供应明细台账，按月度、年度进行分类汇总，及时上报建设单位；

3.甲供物资出库使用后，施工单位应及时建立、完善甲供物资消耗明细台账（包含供应单位名称、物资名称、规格型号、发货数量、化货时间、领用单位及使用部位等信息），按月度、年度进行分类汇总，及时上报建设单位，确保物资材料使用的可追溯性。

八、结算管理

甲供物资进场验收合格后，施工单位、监理单位需对每批次（次）进场物资进行签认（收货验收单），并作相关记录、汇总、存档等。

1.物资供应单位根据物资供应计划及生产供应安排，在上月底（不超过结算当月5日）前，提出结算申请；

2.甲供物资进场验收合格，施工单位、监理单位对每批次（次）进场物资进行签认后，物资供应单位将结算相关单据（含发票），于结算当月20日（遇节假日顺延提前）前提交公司审核（未按时提供结算相关资料的，于次月安排结算），公司审核通过后，根据合同要求，拨付结算款项。

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九、质量管理 1.进场验收管理

物资材料进场时，由施工、监理单位安排专人对进场材料的供应单位、规格型号、数量、外观尺寸、产品质量证明文件及驻厂监造手续（如有）等进行检查、复核，并及时填写《检验/试验通知单》，内容包括产品名称、生产和供应单位、品种、规格、型号、进货数量、进货日期、使用部位及存放地点，并附产品质量证明文件原件。经试验室核实无误后，及时做出复试取样计划安排，并通知监理单位到现场进行旁站监督，确保样品的公正性。 2.抽检试验及报验管理

施工单位应根据铁路工程项目现行有效的规范、标准所规定的取样方法，确定取样数量和频率，并对所取样品的真实性、有效性负责。原材料进场除按标准进行物理、化学性能（特殊要求）检测外，对尺寸、外观及型号等应予检测。对于样品检验不合格的，施工单位及时通知监理单位，并安排进行双倍取样复试。复试仍为不合格的，采取有效措施及时将不合格材料进行封存并清退出场，并完善不合格物资材料处理台账。

检验合格的物资材料，由施工单位按照管理规定向监理单位报验并经批复后才能投入使用，严禁使用检验不合格或未经报批的物资材料。 3.验收资料管理

施工单位应对所有物资材料验收、试验及报验等相关原始记录、原始凭据和内业资料进行归档，确保所有资料的连续、完整。

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