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文件编号: 托电运行维护项目部文件、资料管理办法 Page 25 of 32
11.3.4.3 外来文件的管理
我们这里讲的外来文件主要包括：
1）工作中使用的国家标准、行业标准、地方标准和国际标准、国外标准以及需执行的上级组织或相关单位的文件；
2）顾客提供的图纸、技术要求等；
3）供货单位提供的使用维护说明书和图纸等文件； 4）作为工作依据的其他外来文件。
以上4种文件均应按管理体系程序文件通用程序中《文件控制程序》控制和管理，我们主要针对第4种做一下补充规定：
（a）作为工作依据的外来文件不管以何种渠道获取的，首先应先送到资料室登记，由资料主管填写收文记录。资料室拿到文件后，请项目部总工审阅，根据总工的签署意见确定分发部门，资料主管将原文件复印，有必要的情况下要对纸媒体的资料进行扫描，留下图象资料，将复印件或电子扫描图象下发到相关部门，同时填写文件发放记录，原文件由资料室装盒保存，并建立盒内文件的目录。
（b）各专业队编制的作业指导书及相关制度、规定等，在编写前应首先到资料室备案，资料室根据专业的不同，依据《维护项目部文件编码规定》，确定一个准确的文件编码给编写人，这样保证了文件的编码正确使用，避免和其他已生成文件的编号发生混淆。作业指导书的审批按规定执行；制度、规定在编写完后，统一交到资料室，由资料室负责找项目部总工审批，总工审批后，再由资料室复印下发到相关部门，同时填写文件发放记录，原件由资料室按专业建档保存。
（c）编写文件的页面设置规定：左 2.5cm 右 1.5cm 上2.5cm 下 1.5cm ，字体为四号字，宋体，纸型为A4打印纸。 11.3.4.4 维护检修过程中，与外部联络用文件的管理
各专业队在生产准备及进行阶段产生的与业主间的、相关部门间的联络
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单的控制与管理
1） 在拟订一个新单前，应先到资料室登记，由资料室给定一个流水号后再拟内容，提出部门拟好后交到资料室，由资料室找总工签发，签发后交由提出单位送业主或相关部门处理，返回的文件交到资料室，资料室将其分发给提出部门一份后，资料员在备案记录上写明已处理及处理日期，建档保存原件。
2） 工程联络单的表样附后。
3） 工程联络单页面设置规定：：左 2.5cm 右 1.5cm 上2.5cm 下 1.5cm ，页眉 1cm，字体为四号字，宋体，纸型为A4打印纸。 11.3.4.5 公文及相关资料的管理
1） 项目部综合管理部负责在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
2） 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列行政和进行公务活动的重要工具。综合管理部门配备专职人员负责公文处理工作。 （a）公文的分发
（a1）部门发文由综合管理部文书负责编号，排版，拟稿人负责校对。 （a2）部门发文由部门自行编号，排版、校对、分发。
（a3）部门发文由综合管理部文书负责通过MIS按照传达范围发放。 （a4）一般知招性文件应通过MIS直发有关员工。
（b）收文处理：收文一般包括签收，登记、审核、拟办、批办、承办、催交、立卷、归档、销毁等程序。
（b1）署名项目部的信件，由综合管理部文书拆封，登记、分发。 （b2）署名项目部领导个人的信件，送请领导项目部个人亲拆；领导有授权委托的，由委托人负责拆阅。
（b3）项目部各部门和领导收到主送项目部的正式公文及上级部门和领导批示，送综合部综合主管办理相关的手续。
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（b4）凡参加会议带回的公文，会议材料，应交综合管理部文书办理登记手续。 3）审核
收到需要办理的公文，综合管理部文书应当进行审核，审核重点是：是否应由综合管理部办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其有关规定；文件使用、公文格式是否规范。 4）分办
（a）项目部收文，由综合管理部提出拟办意见，内容重要的公文，按工作委托权限送项目部领导阅批；一般业务文件，按照分工送各部门阅办。 （b）各部门收到公司或领导批示的公文，都要先经综合部部门长批，再转承办人办理。
（c）各部门承办的公文应及时办理，作到件件有结果，特急公文随到随办，不得延误，急件应在三天内办完，一般公文则在十天内办完。
（d）需要批示的文件先由各部门提出拟办意见，由领导决定；需要阅知的文件先传领导阅知，在根据领导的批示转相关部门阅知。 5）催办
（a）重要公文、领导做出批示公文和有一定时限的公文，综合管理部文书负责进行催办，督促惩办部门按照要求日期将办理结果反馈给文件批示领导。 （b）各部门相关领导应经常检查本部门的公文承办情况，对长期拖延未办者，应督促办理并列为项目部KPI年度考核的内容。 6）公文立卷、销毁、
（a）办理完毕的公文，应该根据有关规定，及时整理（立卷）归档。归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整、能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。
（b）归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案管理部
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门移交。
（c）完毕无保留价值的公文，经有关部门领导审查后，集中送指定造纸厂监销。
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