第三讲 档案馆工作基础

第三讲 档案馆工作基础

一、档案馆 二、档案馆工作 三、全宗和立档单位 四、档案馆的资料管理 五、档案馆档案的收集 六、档案馆档案的整理 七、档案馆档案的保管 八、档案馆档案的鉴定 九、档案馆档案的统计 十、档案馆档案的利用

一、档案馆

1、档案馆的含义

是专门收集、保管和利用档案史料的科学文化机构。 档案馆的性质主要表现在： 科学文化机构的性质 档案管理专业性质

2、档案馆在国家档案事业中的主体地位 是由以下几个方面的因素构成： 档案馆是保管档案的基地

档案馆是档案工作服务于社会的主要承担者 档案馆是实现档案工作现代化的支柱

档案馆是比较国家和地方档案事业发展规模与水平的重要标尺。 3、档案馆的基本任务

一是维护党和国家历史真实面貌是档案馆工作的出发点。

二是集中统一地管理党和国家的档案及有关资料是档案馆工作的物质基础。 三是维护档案的完整与安全是档案馆管理档案的基本要求。

四是积极提供利用，为社会主义现代化建设服务是档案馆工作的根本目的。 上述四个方面的内容是一个有机的整体，充分体现了档案馆科学文化机构的性质及其所承担的社会职能，反映了档案馆工作的客观规律。 4、我国档案馆的类型

国家档案馆：是指具有国家性质、保管国家所有的档案，由国家或地方档案行政管理部门直接管理的永久性档案馆），包括国家综合档案馆和国家专门档案馆。

部门档案馆：包括部门综合档案馆和部门专业档案馆。 企业、事业及其它社会组织单位档案馆

二、档案馆工作

档案馆工作有广义的和狭义的两种解释。广义的 包括档案馆的所有工作。狭义的仅指档案馆业务工作。 1、档案馆的工作内容 接收和收集档案 科学地管理档案

开发档案信息资源，为社会提供服务 2、档案馆工作制度化

档案馆各项工作都统一制定并严格执行制度的过程。档案馆工作制度化也是档案馆工作正常化的过程，即档案馆各项工作按照制度有规可循，有计划、有步骤、正常有序地开展。

三、 全宗和立档单位

1、全宗

是指一个立档单位形成的，内部有机构成的全部档案，是档案馆内的一个档案保管单位。基本含义：

全宗是一个有机整体

全宗是在一定的历史活动中形成的

全宗是以一定的社会单位为基础而构成的 2、全宗的类型

一般将全宗分为两种类型：组织全宗和人物全宗。介乎于组织全宗和人物全宗之间的有群体全宗。

组织全宗可分为基本形式（包括独立全宗、联合全宗）和补充形式（包括全宗汇集、档案汇集）。

全宗

组织全宗 人物全宗 基本形式 补充形式 群体全宗 名人全宗 独立全宗 全宗汇集 联合全宗 档案汇集 3、立档单位

是指符合全宗构成条件，所形成的档案能构成一个全宗的组织或个人，又称为“全宗构成者”。

立档单位应具备以下三个基本要素（条件）： 相对独立的行文权 相对独立的财务处置权 相对独立的人事任免权 4、全宗的政治性质调整 政治因素发生变化时，立档单位的性质发生变化，因而馆藏全宗就必须重新设立或作相应的调整：按不同的历史时期分别设立或调整全宗。

同一历史时期应按不同的政权性质分别设立或调整全宗。

同一历史时期同一政权的组织，如内在性质发生变化，应分别设立或调整全宗。 有些组织（主要是一般的企业、事业单位、团体等社会性组织）内在性质不发生变化、连续性强，虽经历不同的历史时期和不同性质的政权，其全宗可以延续保持，前后相连，不必分设全宗，但全宗内应分为不同的部分进行分类整理编目。 5、全宗的职能性质调整

档案馆应根据立档单位基本职能的变化情况进行全宗设立或调整，常见的主要有以下几种情况：

新成立的并具有一定独立性机关，接受和代替了原机关的职能，或是由若干撤销机关合并而成的新机关，该立档单位应独立构成新的全宗。 原来是一个独立的单位，撤销后在其基础上建立了两个新的独立单位，撤销单位为一个全宗，新成立的单位为新的立档单位，各自构成新的全宗。 某一独立单位中的一个部门，从该单位中独立出来建立了一个新的独立单位，从其成立之日起成为立档单位，构成新的全宗。 原为一个独立单位，撤销后并入另一个单位成为其内部机构，该单位撤销前为一个全宗，撤销后便不再是一个立档单位，其档案成为所并入机关的全宗的组成部分。

6、全宗调整应注意的问题

立档单位基本职能的变化情况和全宗设立与调整应注意的几个问题： 临时机构一般不单独建立全宗。 派出性机构不能构成全宗。 立档单位基本职能变化后，确定全宗起止日期的界限和全宗文件的实际划分应以有关文件的日期为准，不能按年度进行分割。

立档单位的一般职能与工作范围的扩大或缩小，内部组织机构的调整，工作地点的变更，名称的更改，领导隶属关系的改变，或者在一段时间内停止过工作等，都不属于基本职能的变化，不必重新划分全宗。

四、档案馆的资料管理

1、档案馆的资料管理的意义和作用

档案馆的资料管理工作对于档案馆具有十分重要的意义和作用： 资料是馆藏档案的有效补充。

收集保管与档案有关的资料是我国档案馆工作的历史传统。 资料的利用有助于档案的利用。 资料的利用有助于档案的保存。 2、档案馆资料收集

档案馆资料收集的原则主要是接收和收集与本馆馆藏档案有关的各种资料。档案馆资料收集的要求主要是： 要有地方特色 要有史料价值

要注意资料的系统性和完整性 要注意资料载体形式的多样性

档案馆资料收集的途径主要包括接收、征集、交换、订购、自编等。 3、馆藏资料的整理

可以参照图书馆的整理方法，按“中图法”进行分类整理，也可以采取不同的方法进行整理。一般可按图书、报纸、期刊分为三大类，各大类下再设一到两个层次，根据图书、报纸、期刊的不同特点分别进行分类整理，统一编目编号。 4、档案馆资料的保管 与档案的保管相似，其保管方法和技术与档案大体相同，因此可参照档案的保管方法和技术来保管资料。但资料一般不能与档案混放，应有专用资料库房，与档案分库存放，保管条件可以比档案相对低一些。 5、档案馆资料的利用

应与档案的利用同步进行。档案馆在资料利用中必须做好以下工作： 编制必要的资料检索工具 建立资料的借阅制度 设立资料阅览室

汇编一些资料的参考材料

五、档案馆档案的收集

1、档案馆档案收集工作

是各级各类档案馆按照党和国家的有关法律和法规，通过接收或征集的手段，对分散在各国家机构、社会组织、个人及其它地方的档案，分别组织集中进馆的一项专门性业务工作。 2、丰富馆藏与完善馆藏结构

丰富馆藏与完善馆藏结构的意义：

馆藏丰富是衡量档案馆的规模、地位和作用一个重要指标。 优化和完善馆藏结构是档案馆改善馆藏的重要措施。 合理的馆藏结构是档案馆收集工作追求的一个重要目标。 3、档案馆接收档案的方法

档案馆接收现行机关保存期满的档案的方法有逐年接收和定期接收两种。 档案馆接收档案的步骤：

编制档案馆档案被接收单位名册 制定档案馆档案接收计划 档案实体移交的准备工作

档案馆档案实体的接收 进馆档案的交接手续：

清点核对填写档案交接文据完成实体交接收 档案馆档案征集方法：

无偿征集有偿征集购买征收（没收） 征购交换??

六、档案馆档案的整理

1、全宗群

是按照一定的原则划分的、相互间有密切联系的若干全宗组成的群体。全宗群的设立和划分的原则：

按不同的历史时期分设全宗群 按立档单位的不同性质分设全宗群 按立档单位的不同地位分设全宗群 按立档单位的不同类型分设全宗群 组合运用全宗群设立和划分的原则 2、档案馆案卷排列的具体要求

一是以全宗为单位，根据档案的不同门类、载体和保管期限分别排列。 二是先要在一个全宗内排定所分各类的顺序，然后排列案卷。 三是一个全宗内各类案卷的排列方法，可以一致，也可以不一致。 3、档号

档号是档案馆（室）在档案整理过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号的结构一般包括：全宗号、案卷目录号（简称目录号）、案卷顺序号（简称案卷号或卷号）、卷内文件的页号（或件号）。 全宗群号

1001— 001— 001— 001

全宗号 目录号 卷号 页（件）号