行政办公管理制度 - 图文

XXXXXXXXXXXXX（上海）有限公司

文件类型 发文单位 会办单位 页 码 □通告 □会议记录 ■公文 □内部联络书 文件性质 文件名称 文件编号 行政办公管理制度 ■普通 □机密 发文日期 版 次 第1页 共5页 第一章 总 则 第一条 目的 为了加强员工的行为管理并有效控制行政管理费用的支出，以提高办公、生产效率、降低费用，营造一个高效、文明、和谐的工作环境，特制订本管理办法。 第二条 适用范围 本管理办法适用于XXXXXXXXXXXXX有限公司所有员工。 第二章 办公行为管理 第三条 个人仪表及着装 （一） 各部门员工日常工作必须注意个人仪容仪表，穿戴大方，符合办公、工作形象，体现专业素质； （二） 所有员工严禁穿短裤、超短裙、拖鞋、吊带衫以及其它不符合办公形象的服装进入公司； （三） 生产人员出入车间必须着工作服上装。 第四条 办公行为规范 （一） 对待同事及外来人员应彬彬有礼，自觉维护公司形象； （二） 自觉保持办公室、工作场所的干净、整洁，不随地吐痰、乱丢垃圾； （三） 接听电话时一定要注意礼节，使用“您好”的标准用语，语言一定要规范、简洁、礼貌，尽量节省通话时间； （四） 未经本人或所在部门领导同意，不得查看其他同事的电脑、文件及个人资料； （五） 公共办公区的电话、手机话音一律置为适当，在各类会议时手机置于振动状态； （六） 上班时间员工工作必须自觉遵守公司管理制度，专心工作，严禁串岗、闲聊、干私活，严禁翻阅与工作无关的书籍、报刊，严禁上网聊天、玩电脑游戏； （七） 下班离开办公室时，必须保证办公桌面的整洁，严禁将文件、稿纸随意留在桌面上，一般性文件必须整齐叠放，重要的文件必须锁进文件柜。各部门最后一个离开办公室的员工必须关好空调、灯、电脑、门窗等； （八）必须保证本部门办公室墙面（包括玻璃墙）的清洁，不得在墙面上随意张贴、悬挂画、纸张

及饰物。 第三章 办公平面管理 第五条 资料柜标示：所有资料柜柜内文件须明确标示； 第六条 桌面资料整理：桌面要求干净、整洁。要求将资料分门别类进行整理； 第七条 抽屉整理：要求把抽屉分为私人物品、办公物品固定放置区； 第八条 地面管理：要求除公司配备的文件柜、抽屉柜、电脑主机、办公椅外，不得存放其它物品。 第四章 行政费用管理 第九条 水电管理 （一） 办公饮用水，实行统一采购分部门签领； （二） 接待、会务保障用水，由行政前台统一安排； （三） 各部门员工应节约用水，不得随意浪费水资源； （四） 白天办公区域尽量使用自然光线。如光线不足，可开启办公座位上方灯源。 （五） 下班后，及时关闭电脑（包括显示屏）、灯、空调、打印机、复印机等办公设备电源。最后离开办公区域员工须检查各类用电设备电源，确保关闭； （六） 办公区域尽量自然通风，确保空气清新。夏季使用空调前须关闭门窗，夏季室外最高气温达到30℃以上，方可开启空调制冷，制冷温度设置不应低于26℃；冬季室外气温低于10℃以下的，方可开启空调制热，制热温度设置不应高于20℃；空调上班时开机，下班前15分钟关闭。 （七） 生产区域水电管理由各部门主管负责，人资行政部不定期对管理工作进行检查。G栋三楼各办公区域水电使用由各办公室人员自行管控，公共区域由行政前台负责管控。行政前台及保安组负责对违规现象进行真实管理记录汇报，部门主管定期对管理工作进行检查。人资行政部有权对检查发现的因本部门管控不力或其他部门浪费或违规使用现象进行惩处。 第十条 打印、复印、传真设备管理 （一）公司内部各种工作函、文件、信息尽量用发送电子邮件。涉及保密资料、非公开性文件的打印，各部门可在内部打印使用。除此以外的因业务往来或工作需要发生的打印、复印、传真等统一至公司行政前台处登记办理。对公共前台打印机打印端口原则上每个部门设置一个。各部门打印机如遇出现故障，知情人员须及时告知行政部联系技术人员统一维护，禁止私自拆卸。 （三）办公打印、复印纸张，提倡双面打印，以提高用纸张使用率。 因打印错误或打印内容变更而产生的废纸，如无机密内容，应放入打印机处“回收”盒内，可能的情况下尽量用于公司内部流通的各种非正式用纸的打印、复印。如有机密内容，应自行粉碎处理；行政前台负责定期对各部门可回收用纸的回收处理。 （四） 公共打印机打印端口设置为每部门一个且严厉禁止打印与工作无关的文件，如经查出确认除按黑白10元/张，彩色20元/张收费外，另根据事情严重程度给予责任人提报行政惩处。 第十一条 办公用品、劳防领用发放管理 （一）新入职管理类职员工实行办公用品标配，易耗品类：记事本1本、水笔1支、回型针1盒、固体胶1个、记事贴1本。使用期限原则上为2个月，超出2个月以上方可补领；对于一次性发放的打孔器、计算器、订书器、剪刀、笔筒、 文件夹等可循环使用耗材由部门人员统一使用，不予重复发放如有损坏或丢失由部门自行承担和负责。新员工入职公用品发放依据《新员工入职办公设备配置审批表》审批内容并填写《物资领用记录表》。 生产类员工劳防用品配置：工作服、电工鞋等劳防用品采取以旧换新签领发放，并由行政前台统一记录《以旧换新物品统计表》内。 （二）日常办公用品实行月度定额申补，每月最后一周由各部门文员根据需求填写《ERP物料请购需求单》，各部门主管有权对申请领用的办公用品按部门预算进行管控，对超出预算指标的，不予请购。对符合请购要求的，行政前台在5个工作日内提报请购。在请购物品入库后按需发放。 （三）行政前台负责对各部门办公用品每月领用发放记录做统一汇总、核实交由部门主管确认，并在每月5日之前将上月汇总数据交由各部门负责人签字确认并交财务部存档。《办公/劳防用品部门费用统计表》 （四）员工在离职时，由人资行政部核查回收所有一次性发放的办公用品，除低值易耗品外如有缺失或损坏个人承担购买价的50%费用，并在本人的当月工资中扣除。 （五）工作流程 办公用品申购 开始 办公用品保管 办公用品领用 各部门月末申报办公用品并ERP系统提出申购 人事行政部根据办公用品申购计划进行审核、汇总，确定审批计划 采购人员购买计划按照优质、优价的原则采购办公用品 行政前台对采购回来的办公用品进行登记并做好保管记录工作 行政前台做好办公用品分发及办公用品申领受理工作 每月5日之前行政文员将上月月度费用进行部门分摊汇汇总统计并进行存档 结束 （六）工作表单 第十二条 快递收发管理 （一） 行政前台负责公司快递物品（文件、资料、样品等）的收发管理；

（二） 前台有义务知会寄件人尽量选择与公司有合作关系的快递公司（申通、圆通等），重要文件采用顺丰快递，以达到安全、节约的管控目的； （三） 行政前台每月5日之前完成对上月快递费用的统计及各使用部门费用分摊工作，并及时提交财务部《快递、邮件发记录明细表》。 第十三条 班车管理 （一） 司机队长负责车辆安全行驶、环境卫生管理； （二） 保安组负责对车辆往返时间进行登记确认； （三） 人资行政部负责对班车运行及费用总体管控。具体为：每月5日之前完成上一月度班车租赁费用分摊并及时提交财务部； （四） 司机队长负责车安全行驶、环境卫生车队调度根据实际情况合理调度，提倡合理拼车，降低营运成本； （五） 本着持续管低班车运行费用的目的，人资行政部有权对班车乘坐人员数量变动的情况下做出及时调整降低费用。《班车费用分摊统计表( 年 月）》 第十四条 业务接待费用管控 （一） 各部门因业务往来或召开会议向人资行政部提出的相关招待用品的购买，须依据有部门负责人签批的《工作联络单》方可配合安排； （二） 招待工作本着热情、礼貌、细则、勤俭、周到的原则，实行专人负责； （三） 持续控制非业务性接待，适当控制业务接待。可接待可不接待的，不予接待；可参与可不参与的人员，不予参与。可发生可不发生的费用，不予发生。需要发生的接待费用从简、满足需求即可。 第十五条 员工餐费管控 对公司员工就餐报餐数据进行严格管控。数据参考依据以每日打卡信息为准，不得多报产生不必要的开支，不得少报耽误员工就餐，严格控制安全报餐数量。《员工就餐统计汇总表》 第五章 附 则 第十六条 相关制度 （一） 对违规操作、浪费资源者依据公司《奖惩制度》提报惩处或对责任人处以50~200元不等的罚款； （二） 对厉行节约、合理管控达费用表现突出者，经财务部确认可由部门负责人提报奖励； （三） 本办法由人资行政部负责制定、修改并解释，自发布之日起执行。 编制

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