档案整理规范(2)

1.0目的

建立适合本站实际情况、符合档案法要求的档案管理制度，保证各类记录、资料的保密要求和方便检索，为管理体系和监测工作运行情况提供证据。

2.0适用范围

适用于各类文件、监测科研资料、记录、仪器设备档案、人员技术业绩档案的管理。

3.0职责

1）各科室负责本室各类文件、监测科研资料、记录、仪器设备档案资料等

的收集保管工作，并按时交办公室归档； 2）办公室负责各类文件、记录、资料档案的管理。

4.0程序

1各科室应将各类文件、记录、资料及时归档，这些文件、记录、资料包括：

（1）质量手册； （2）程序文件；

（3）技术性文件、资料（包括各类作业指导书、标准、技术规范等）； （4）仪器设备档案资料； （5）人员技术业绩档案资料；

（6）监测报告副本及其监测原始记录； （7）合同评审记录；

（8）各类质量记录和技术记录，详见《记录管理程序》； （9）计量认证、实验室认可合格证书及附表； （10）行政文件（包括站内文件和外部文件）； （11）本站年度工作计划、总结、发展规划等； （12）科技项目（包括科研、技改）档案资料； （13）财务凭证等资料； （14）其它需归档的文件资料。

2各科室人员在其职责范围内收集整理需归档的文件、记录和资料后，交办公室档

案管理员统一归档。档案管理员应检查提交归档资料的完整性和规范性，签收符合要求的资料，有权拒收不符合要求的资料，责成相关科室重新整理，直至符合要求为止；

3档案管理员应对接收的资料进行分类、编目、登记、统计和必要的加工整理。建

立台帐，必要时编制检索卡片；

4采取必要的防潮、防尘、防盗、防火、防虫等措施保证档案贮存环境条件的符合

性；

5档案存放地应有明显的标识，档案管理员应定期检查档案的保存情况，对损坏的

档案及时采取修补措施；

6档案不允许外借。档案查阅应由查阅人提出申请，经站长（外单位人员查阅）或

科室主任（站内人员查阅）批准后，由档案管理员办理查阅手续。需复印档案时，由复印要求人提出档案复印申请，经站长批准后，由档案管理员复印后将复印件交给需求者并登记； 7档案管理员负责档案的保密工作；

8超过存档期限的档案，由档案管理员填写《文件档案销毁记录表》，由站领导、相

关技术人员、档案管理员成立鉴定小组，经鉴定同意后由两人以上人员实施销毁。

5.0引用文件

×××× 管理体系文件管理程序 ×××× 技术资料管理制度

×××× 人员培训程序和人员管理程序 ×××× 记录管理程序

×××× 仪器设备维护和管理程序

6.0相关记录

×××× 文件档案销毁记录表 ×××× 档案资料利用登记表