公司大型会议筹办注意事项及流程

公司大型会议筹办注意事项及流程

一、前期的筹备。

1.1.1 确定会议主题、安排议事日程、确定参会人选。明确会务组成员并予以具体分工、落实责任。办公室有经常业务的，应留1人值班。

1.1.2根据会议层次及预算，考察会议场所及其配套餐饮、住宿、外部环境等，比选确定最佳场所。

1.2.1发布会议通知，采集参会人员反馈信息。注意通知的内容：时间、地点、参加范围、人员、会议主要内容、参会要求等（如代表是否发言、着工装）。会议通知一定要落实到人。

1.2.2会议议程安排有参会代表发言的，应提前召集所有发言人开会或通过其他形式统一思想，提出要求、发言从那些角度写、应该写什么、什么时间上报稿子、审核等事项。

1.3准备会议需要的文件资料。

1.3.1准备领导讲话稿件，多位领导讲话的注意内容区分层次，避免重复。

1.3.2准备会议须知、会议日程表、会场（聚餐）座次表、参会人员信息表和其他相关辅助文件资料。

1.3.3所有会务资料应严格审核后印制并装订成册。注意内页装订顺序。

1.3.4 按照参会人数准备文件袋、笔、记录本（或礼物）、

会议餐劵，与会务资料合并后在会前分装妥当。

1.4结合会场主席台宽度等确定并制作会议现场横幅文字（会议的题目）大约提前3-5天制作好，横幅文字大小要适中，一般为红底白字。

1.5制作PPT宣传资料（或音乐、MV），用于会前空闲时间及中场休息时间循环播放；制作会议签到表在会议开始后发放并收回。均需指定专人负责。

1.6提前制作奖牌、奖状。会议开始前送达会议现场。会议需合影的，应提前联络摄影师、确定合影场所、安排确认前排座次。有安排会议聚餐的，可提前准备相关烟酒、饮料、矿泉水等，并确定聚餐菜单。

二、会场的布置及接待。

2.1悬挂会场横幅，注意位置对称。

2.2 主席台的安排：几个人？座次怎样安排？有桌签的需提前摆放好。主席台有台花的，也需提前购买、布置到位，会议期间注意喷水保养。

2.3会场椅子、凳子是否够用？怎样安排？注意会场卫生、温度、通风、外部噪声等环境。

2.4 给与会主席台代表的资料提前送到或摆放到桌子的相应位置。

2.5 测试话筒、音响、投影机、电脑、空调、照明、摄像

机、照相机等设备是否能正常使用，如有故障应及时修理、更换、备用。数码摄像机、照相机要提前充电。

2.6张贴会场路线引导、指示标志。会场入口处可安排服务人员引导。

2.7举行颁奖仪式的，奖牌奖状要提前送至主席台，先发的放在上面，后发的放在下面。注意安排领奖人员上台路线和现场拍照，领奖人数超过主席台人数的，应分批依次颁奖。

2.8明确专人在会议报到处张贴会议标牌，接待、登记、发放会议资料等。注意与会议相关方联络、确认。

2.9明确专人联系接送、接待上级公司领导、本公司领导和外部特邀嘉宾参会，含安排车辆、路线、住宿、用餐等。

2.10会议期间应安排人员在会场值夜班。 三、会议的过程。

3.1会议主持人要随时掌握现场进展，必要时予以调整。 3.2会场服务人员具体要求：

3.2.1着装得体。除讲话人之外，服务人员是最可能引起关注的人，所以一定要注意着装。

3.2.2动作要轻、慢、柔、避免快、重。如女性的皮鞋，走动时注意不能发出声响。

3.3.3注意礼貌。如冲水要拿起杯子，不要对着领导冲水，不要挡住领导形象，不能直接在桌面上冲等。

3.4主持人要避免走动，如有特急的事情，可以通过写纸条的形式来传递。

3.5会议录像或照相专人负责。会议记录专人负责（如果需要）。注意领导讲话时主席台照明要充足。

3.6安排专人：在会议开始前巡查会场，及时发现并整改存在的问题；会议临时休息结束时招呼参会者按时入座并维持秩序；就会议情况撰写新闻稿件并及时发布；负责会务通知、联络，注意邀请所有参会领导、嘉宾参加会议聚餐；办理发票事宜；分发合影照片等。发票及合影照分发一般在会议的最后一天发放。

3.7其他注意事项：如安排会议旅游、办理返程车票等（略）。

四、会议结束后续工作

4.1协调延时退房、用餐等问题。

4.2清理会议现场，检查有无遗留物品、资料等。 4.3办理会议结算、报销事项。 4.4总结、反馈办会经验和不足。

2012.9.22

附：

会议筹办流程图

相关负责人 会务组 参会人员 确定会议主题 安排议事日程 提前考察会议场所 确定参会人选 确定会议时间、场所 发布会议信息 确定参加 准备会务材料 参会准备 布置会议场所 安排报到、住宿、餐饮等 遵守会议议程 主持会议 配合服务 执行会议精神 会议结束后续工作