财务管理制度 - 图文

科汇国际有限公司 文件编号：QB-财-001 版本：A0版 修订：第0次 页次：第5页 制订日期：2009.05.20 发行日期：2009.06.01 页数：共9页 财务管理制度 付款应提供(a) 物料采购申请单（样品需提供样品制作单）、 (b)送货单、(c)验收单、或送货单签收、(d) 发票、 (e) 若月结单位提供对帐单、 (f)经过审批的付款报销单，单笔采购金额超过人民币1500元，或特殊用途的采购需提供(g)项目（采购）申请书。 6.4各种认证费、审计费、顾问费等其他服务费用的支付。 报帐时付款申请部门应向财务提供(a)事先与供应商签订好的服务合同、(b)发票、(c) 项目（采购）申请书和(d)经过审批的付款审批单交到财务，财务凭合同、发票按照合同规定期限支付。 6.5固定资产付款规定 此项下采购应向财务提供(a) 项目（采购）申请书、(b) 购销合同、(c) 设备验收单、(d)增值税专用发票和(e)经过审批的付款审批单，财务按合同规定期限付款。 6.6工程及工程费付款规定 6.6.1所有工程必须有项目（采购）申请书，有财务预算指标，批准后应与施工单位签订施工合同（合同中应明确保修金预留比例）、施工预算及进度表，经办部门按照合同规定和工程进度报帐，报帐时需将(a) 项目（采购）申请书、(b)施工合同、(c)工程验收情况的说明书、(d)发票以及(e) 经过审批付款报帐单送往财务，财务审核无误后按规定时间付款。 6.6.2零星工程报帐时需将(a)设施维修申请单、(b)施工合同、(c)工程验收单、(d)发票以及(e)经过审批的报帐单送往财务，财务审核无误后按规定时间付款. 6.7运输费付款规定 运输公司签订合同，合同应附有详细的价格表，说明各项费用的结算标准。申请付款时需向财务提供(a)合同、(b)运单、(c)发票（其中国内运输公司需提供可抵扣的运输装卸专用发票）、(d)月结单、(e)代垫费用清单和(f)经过审批的付款审批单，财务审核无误后按照合同规定期限付款。 6.8费用付款规定 6.8.1交际应酬费 交际应酬费应先申请, 报销时应提供(a)交际应酬费申请单、(b)交际场所原始发票(e)经过审批的报帐单，财务在审核无误后付款。 6.8.2设备维修费用 6.8.2.1厂内维修 报销时应提供(a)设施维修申请单、（b）验收单、(c)发票以及(d)经过审批的报帐单送往财务，财务审核无误后按规定时间付款 6.8.2.2厂外维修 报销时应提供(a)设备送外维修申请单、（b）验收单、(c)发票以及(d)经过审批的报帐单送往财务，财务审核无误后按规定时间付款 6.8.2.3如维修金额大，超过RMB5000元。应签订维修合同。 6.8.2.4设施维修申请单与申购单一样按审批权限审批。 6.8.3差旅费 科汇国际有限公司 文件编号：QB-财-001 版本：A0版 修订：第0次 页次：第6页 制订日期：2009.05.20 发行日期：2009.06.01 页数：共9页 财务管理制度 出差人于出差之前需书面申请，经批准后方可出差，出差后出差人应认真填写差旅费报销清单，报帐时应将(a)差旅费报销清单以及(b)车票、(c)酒店费用清单及(d)发票（出差津贴及乘坐地铁无票则无需提供票据）(e)经过审批的付款审批单送交财务，财务按照出差的有关规定审核无误后付款。 6.8.4车辆使用费 公司车辆司机报帐时应将(a)通勤车辆行使清单(派车单)连同(b)各种路桥费、停车费、油费的原始发票以及(c)经过审批的付款审批单送交财务，财务在审核无误后付款。非公司车辆一律不予报销。 6.8.5其他费用 经办人应提供(a)原始发票以及(b)其他能证明经济业务发生及完成情况的单据，报帐时应及时与财务联络，财务根据实际情况指导报帐人应提供的资料。 6.9其他规定 6.9.1 以上规定中所指的合同、验收单、送货单、月结清单、发票、项目（采购）申请书、申购单、车票等付款审批单附件均为原件。各附件应填写清楚完整，并有相关责任人员签名或盖章才有效。供应商应提供自己公司的单据，不能使用其他公司的送货单、发票等其他单据。 6.9.2 国内采购的月结供应商需提供增值税专用发票，非月结供应商当月采购金额超过2,000元人民币需提供增值税专用发票，否则供应商应按采购金额作出2%-6%折让。国内的运输公司需提供可抵扣的运输装卸专用发票。如有特殊情况，供应商不能提供增值税专用发票而又不愿作出折让，物控部可根据实际情况提出申请经部门主管确认后报到业务总经理或财务总监批准。 6.9.3 报帐人在报帐时应确保所提供原始单据的真实合法性，如不能提供相应单据或单据遗失，无单据部分将不予报销。 6.9.4 付款审批单的审批应严格按照《圣达威电工材料有限公司审批权限规定》执行，不符合该审批权限规定的报帐财务不予付款。 6.9.5 物控部门与各供应商签订的合同应送交一份财务备查。对于新增加的月结供应商，在第一次报帐时应提供购销合同。合同中应包括所采购物料的价格表，合同中付款期限应明确。如采购单价有变动，物控部应重新与供应商签订补充合同并将其送交财务，如合同到期物控部门自行与供应商联系续签，并将其送交财务。 6.9.6 各部门应将当月发生的采购、费用支出在当月报帐，财务收单截止日为当月25日。如因报帐不及时而导致财务未入帐或未提供所要求的单据，财务将按公司规定延期付款，直到以上问题得到解决。 6.9.7 关于提供银行帐户资料，银行转帐付款需要供应商提供帐户资料，为确保帐户资料的科汇国际有限公司 文件编号：QB-财-001 版本：A0版 修订：第0次 页次：第7页 制订日期：2009.05.20 发行日期：2009.06.01 页数：共9页 财务管理制度 正确性，供应商应将盖好财务章或公章的帐户资料送交财务部，财务部按此书面通知付款。供应商的帐户资料如有改动，必须立即书面通知公司财务部，如因供应商帐户资料错误而导致银行付款出错而退单，物控部门需重新申请付款，再次申请付款时供应商要承担银行手续费50元。此外，供应商应使用自己的开户银行及帐号，不能委托其他公司代收货款。对于新增加的供应商，在第一次报帐时应提供供应商的银行帐户资料。 6.9.8 国内采购新增加的月结供应商，应于第一次报帐时向财务提供供应商营业执照、税务登记证、一般纳税人资格认定证书（一般纳税人）等复印件并加盖对方公司印章。如供应商上述资料发生变更，应及时通知财务并提供更新的上述资料。 6.9.9 各部门报帐到财务后，财务要对付款审批单进行严格细致地审核，如发现有不合理、不合规报帐，财务有权退单并在单据上注明退单原因，如有虚报、多报帐等现象，财务将报请公司领导进行严肃处理。 6.9.10 财务可根据国家法律、法规、公司政策对以上规定进行修正 6.10付款时间 6.10.1 月结到期货款,付款时间为每月25日至29日。 6.10.2 零星货款及日常费用报销时间为周五下午3:00—5:00。 6.11付款流程 6.11.1财务付款严格执行一枝笔制度,所有需付的款项都必须经财务总监签名方可付款(江西网上签名)。 6.11.2出纳付款时,必须凭按相关审批权限签名且单据齐全的凭证付款,否则责任一律自担。 6.12印鉴章、支票、电汇单的保管 财务章由财务总监保管（江西郑英保管），私章由财务经理（主管）保管，支票及电汇单由出纳保存。 7.审批权限规定 7.1前言 为明确主管人员责任,有效控制费用,特对公司领导的审批权限做出明确规定,请严格遵照执行。 7.2物料采购 7.2.1原材料、包装物、生产用辅料采购、其他月结采购 本项下采购应签订《供销合同》或采购订单。申购品价格按同类商品之批发价与各供应商报价竞价孰低原则确定, 并定期进行重新竞价，竞价过程应有财务与采购部门共同参与，有关竞价资料交财务部备案，采购金额大小由生产计划部门按订单审核。 7.2.2《供销合同》或采购订单上有明确定价的申购品，价格按《供销合同》或采购订单执行,由申购科汇国际有限公司 文件编号：QB-财-001 版本：A0版 修订：第0次 页次：第8页 制订日期：2009.05.20 发行日期：2009.06.01 页数：共9页 财务管理制度 及物控部门经理审批。 在《供销合同》或采购订单上无明确定价的申购品及没有签订《供销合同》或采购订单的申购品，审批权限参照2.2项执行。 7.2.3 其他物料采购 本项下的物品采购必须填写物料采购申请单,单项费用超过RMB1500元还应填写项目（采购）申请书, 按下列审批权限进行审批, 申购及报销时严禁将同项申购进行细分。 级别 审批权限 经理 每张申购单总值不超过RMB 200 元，付款审批单金额不超过RMB 500元 总监 每张申购单总值不超过RMB 500 元，且单项申购品价值不超过RMB 300 元；付款审批单金额不超过RMB1,000元 总经理 每张申购单总值不超过RMB 1，500 元，且单项申购品价值不超过RMB 500元；付款审批单金额不超过RMB1,500元 董事长 超过上术审批权限的采购 7.3固定资产 7.3.1工程 公司所有工程必须按下列程序进行: 申请?竞价?签订合同?施工。公司工程监管部门应以项目（采购）申请书申请工程费用,由董事长审批，工程金额超过RMB30万元应通过董事会决议决定。申请工程被批准后,应在保证质量的前提下通过竞价过程按价格最低原则选取施工单位。竞价过程应有财务部指派人员参加，有关竞价资料交财务部备案。所有工程在付款时应保留工程质量保证金,不超过RMB10,000元工程，保留不少于10%不短于6个月的工程质量保证金；超过RMB10,000元工程，保留不少于20%不短于1年的工程质量保证金。 7.3.2其他固定资产 所有固定资产应填写项目（采购）申请书申请由财务部审核后交董事长批准，超过RMB30万元应有董事会决议。 7.4费用 7.4.1交际应酬费 交际应酬必须按照先申请后实施的原则进行。申请人必须先填写《交际应酬费申请单》，不超过RMB500元由经理审批, 超过RMB500元的应酬费按下列权限批准。 级别 总监 总经理 审批权限 超过RMB500元小于BMB1000元的应酬费 超过RMB1000元小于BMB1500元的应酬费 科汇国际有限公司 文件编号：QB-财-001 版本：A0版 修订：第0次 页次：第9页 制订日期：2009.05.20 发行日期：2009.06.01 页数：共9页 财务管理制度 董事长 超过上述审批权限的应酬费 7.4.2 其他费用 其他日常费用，按以下审批权限审批, 属同项费用不可拆细审批。单项费用超过RMB1500元应以项目（采购）申请书申请。 级别 审批权限 经理 单项费用不超过RMB 200 元，付款审批单金额不超过RMB 500元 总监 单项费用不超过RMB 300元；付款审批单金额不超过RMB1,000元 总经理 单项费用不超过RMB 500元；付款审批单金额不超过RMB1,500元 董事长 超过上术审批权限的采购 7.5. 授权 在符合圣达威电工材料相关制度的前提下,董事长和总经理可将相应审批权限在一定期限内部分授权予相关总监或经理,但该授权必须以书面的方式作出 。其他人员不得授权他人行使相应审批权限。 7.6. 附则 7.6.1 财务部审核报销时，按上述规定执行。本规定中权限仅限于正常、真实的开支，部门主管滥用审批权进行伪报、虚报支出者，公司将给予严厉处罚。 附件： 附表1：《费用报销单》 附表2:《交际费申请表》 附表3：《申购单表》 附表4：《项目（采购）申请书》