浅谈办公室秘书如何做好协调工作

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浅谈办公室秘书如何做好协调工作

作者：蒋文

来源：《企业文化·下旬刊》2014年第07期

摘 要：企业办公室秘书人员工作在领导中枢，负有沟通上下左右关系的责任，面对新的形势，秘书就应该发挥纽带和桥梁作用，主动协调部门行动，理顺关系，统一思想和工作目标，使各部门在整体工作中同心协力，相互补充配合，优化内部资源，形成合力，从而促进企业机关职能作用更好地发挥。

关键词：办公室秘书；沟通协调；作用发挥

组织协调是企业办公室秘书的一项基本工作职责，就是要在其职责范围内或在领导的授权下，协助领导调整和改善各方面的关系，促使企业活动趋向同步化与和谐化，以实现共同的工作目标。如何使办公室工作忙而不乱，急而有序，发挥好其在企业中的综合协调作用，办公室秘书的工作协调能力就显得十分重要。 一、秘书在协调工作中的地位和作用

陕西双龙煤业开发有限责任公司是以煤炭生产为主的煤炭企业，企业生产领域涉及面广、管理任务繁杂，随着企业经济活动的运转节奏不断加快，党政办作为企业重要的职能部门之一，其职能和窗口作用日渐凸显。企业各部门在其业务范围内，因其自身的职能作用的独立性，在工作中常常会丧失大局观念，办事站在本部门的角度出发，也只会考虑本部门的利益，这样做的后果往往是不利于企业整体工作的正常运转，从而导致企业整体运行效率下降。办公室秘书所面对的协调对象纷繁复杂，涉及面广，既有同级各部门间的矛盾，也有上下级关系的问题；既有日常性事务性的办文办会工作协调，也有外事协调、来宾接待、领导交办事件等诸多事件的处理、协调。因此，在纷繁琐碎的工作中综合办公室秘书应如何明辨是非、审时夺度把握好自己的本职工作，从而游刃有余、保质保量完成各项工作，就显得尤为重要。从自身工作来看，办公室秘书在协调工作中，对内，应该是发挥好桥梁和纽带的作用，及时将各方反馈回来的信息进行分析、归纳、梳理，并提出顾及多方利益的解决方案，使各部门达成共识，实现统一，起到穿针引线的作用；对外，则要扮演好“外交家”的角色，发挥好窗口作用，尊重外客户的习俗、礼仪，维护好企业自身形象。 二、秘书在协调工作中应注意的主要问题

办公室秘书要做好协调工作，必须注意以下几个问题：

（1）准确把握角色定位。秘书要正确把握自己，处理好主与辅的关系，找准协调工作的结合点，做到既尽职尽责，又不越权。在工作中，凡遇到超越个人职权范围的事务，要善于思考，谨慎从事，既不能擅作主张，也不能推诿推卸，更不能好心办坏事，要善于多请示、多汇