1 用户需求说明书-商品库存管理系统

大连东软信息学院项目文档

项目文档

姓 名

学 院

专 业

指导教师

备 注

商品库存管理系统用户需求说明书

张三 大连东软信息学院 计算机科学与技术 李四 讲师 2010 年 9 月4日

大连东软信息学院项目文档 商品库存管理系统用户需求说明书

1 1 产品介绍

1.1 产品的用途及意义

商品库存管理系统面向中小型商品流通公司，为其提供商品的库存相关业务的管理功能。它可以帮助用户解决中小型商品流通公司在日常经营过程中商品库存业务环节的科学化管理，完成日常经营过程中的库存业务数据的共享，并通过对这些数据的汇总与分析向企业提供决策支持，提升商品的流通量与透明度，从而提升企业的核心竞争力。商品库存管理系统主要从商品库存的入库、出库管理，库存信息、客户信息、供应商信息、用户信息的管理以及各类查询统计等功能入手，解决上述问题。

1.2 产品应用背景

传统的企业库存管理一直依靠手工方式，不能及时向经营者提供各类商品的库存信息，从一定程度上影响了企业的经营活动。为此建立一套能动态反映库存管理信息的管理信息系统，及时为企业决策提供所需资料，并以此带动企业信息化建设的步伐，提高人员素质是一项必然的趋势。由于面向企业规模较小，用户种类单一，库存商品种类规模中等，管理方式集中统一，数据处理量不大，可考虑开发以批处理为主要数据处理方式的单机式信息系统。

1.3 产品适用范围

本产品适用于商业贸易、批发行业以及个人用户，不适用于零售行业及行业标准较强的行业（如医疗药品的库存管理）。

2 面向用户

中小型商品流通公司的工作人员，包括库存管理员、公司管理者，掌握基本的计算机操作技能的人员。

3 功能性需求

-1-

大连东软信息学院项目文档 商品库存管理系统用户需求说明书

商品库存管理系统出入库管理库存数据管理用户管理查询统计入库管理出库管理商品信息维护客户信息维护供应商信息维护查询统计

图1商品库存管理系统的功能层次图

3.1 功能描述

3.1.1

库存业务管理

（1）入库管理

1）采购部下定单时应该认真审核库存数量，做到以销定进。

2）采购部审核订单时，应根据公司实际情况，核定进货数，杜绝出现库存积压，滞销等情况。

3）订单录入后，采购部通知供货商送货时间，并及时通知仓库。

4）当商品从厂家运抵至仓库时，收货员必须严格认真检查商品外包装是否完好，若出现破损、是原装短少、邻近效期等情况。收货人必须拒绝收货，并及时上报采购部；若因收货员未及时对商品进行检查，出现的破损，原装短少、邻近效期，所造成的经济损失由该收货员承担。

5）确定商品外包装完好后，收货员必须依照相关单据：订单、随货同行联，对进货商品品名、等级、数量、规格、金额、单价、效期进行核实，核实正确后方可入库保管；若单据与商品实物不相符，应及时上报采购部；若进货商品未经核对入库，造成的货、单不相符，由该收货人承担因此造成的损失。

6）入库商品在搬运过程中，应按照商品外包装上的标识进行搬运；在堆码时，应按照仓库堆放距离要求、先进先出的原则进行。若未按规定进行操作，因此造成的商品损坏由收货人承担。

7）入库商品明细必须由收货员和仓库管理员核对签字认可，做到帐、货相符。商品验收无误后，仓库管理员依据验收单及时记账，详细记录商品的名称、数量、规格、入库时间、单证号码、验收情况、存货单位等，做到帐、货相符。若不按照该制度执行验收造成的经济损失由仓库管理员承担。

-2-

大连东软信息学院项目文档 商品库存管理系统用户需求说明书

8）按收货流程进行单据流转时，每个环节不得超出一个工作日。 （2）出库管理

1）业务部开具出库单或调拨单，或者采购部开具退货单。单据上应该注明产地、规格、数量等。

3）仓库收到以上单据后，在对出库商品进行实物明细点验时，必须认真清点核对准确、无误，方可签字认可出库，否则造成的经济损失，由当事人承担。

4）出库要分清实物负责人和承运者的责任，在商品出库时双方应认真清点核对出库商品的品名、数量、规格等以及外包装完好情况，办清交接手续。若出库后发生货损等情况责任由承运者承担。

5）商品出库后仓库管理员在当日根据正式出库凭证销账并清点货品结余数，做到账货相符。

6）按出货流程进行单据流转时，每个环节不得超出一个工作日。 （3）仓库盘点流程

1）根据公司的实际情况，由库区事先准备好盘点单，要求按产品系列编号并且连号。

2）每月1日上午8:30开始盘点，仓库冻结一切库存的收，发，移动操作。 3）仓库主管负责协调具体的盘点工作，发放盘点单。

4）仓库，财务部分别指定每一个存储区域的盘点负责人。要求每一个区域都有相应的盘点员（仓管员）和财务复核人员，由财务人员担任该区域的盘点组长。

5）实施盘点，由仓管员进行盘点，财务人员复核。对有疑问的产品有权开查看 6）财务部人员收取所有的盘点清单，要求所有清单连号，没有遗漏。并进行汇总。 7）与仓库统计员对比财务软件帐目，比较差异。 8）对比差异报告，由仓库对差异项进行复盘。

9）再次对复盘结果进行汇总，并与财务软件帐目比较差异。 10）仓库分析差异原因，作详细书面报告，同时提出差异调整申请。 11）财务经理及总经理对差异调查报告及差异调整申请进行审批。 12）仓库根据审批情况作库存差异调整。

13）财务部根据审批情况作库存财务帐差异调整。

-3-