文书档案著录细则与机读目录数据交换格式.

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本标准包括《案卷级目录数据库结构》、《文件级目录(1数据库结构》和《文件级目录(2数据库结构》等三种数据交换格式。

《案卷级目录数据库结构》和《文件级目录(1数据库结构》适用于文书立卷改革前归档的档案的机读目录。《文件级目录(2数据库结构》适用于按照DA/T22_2000 整理的档案机读目录。

4.1 立卷改革前归档的档案目录数据库结构与著录要求 4.1.1 案卷级目录数据库结构(见表1 表1 案卷级目录数据库结构

序号数据字段名字段类型文字类别字段长度字段值 1 档号 C 字符20 2 正题名 C 汉字140 3 责任者 C 汉字40 4 起时间 C 字符8 5 止时间 C 字符8

6 保管期限 C 汉字 4 永久、长期、短期 7 页数 C 字符 3 8 备注* C 汉字24 9 分类号 C 字符30 10 主题词 C 汉字60

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注1、有*为选择著录项目,其它为必须著录项目。2、字段规定字段值的,只能选择输入;没有规定字段值的,输入值不受限制。

4.1.2 案卷级目录著录要求

4.1.2.1 档号、正题名、责任者、起时间、止时间、保管期限、页数、分类号、主题词为必须著录项目。其它著录项目为选择著录项目。规定的字段长度为最大长度,可以小于它,但不得超过。选择著录项目还可从DA/T18中选取,或自行设置。

4.1.2.2 档号:档号包括全宗号、目录号、案卷号。全宗号是指档案馆给每个全宗确定的代码。全宗号用三位阿拉伯数字标识某一属全宗的顺序号。如“002”表示2号全宗档案。目录号是全宗内案卷所属目录的代码。目录号以三位阿拉伯数字标识。如“003”表示目录号。案卷号是案卷目录内排列的顺序号。案卷号一般不超过三位阿拉伯数字标识。按目录内的案卷的排列次序流水编号,不应有空号。如“023”表示案卷号。全宗号、目录号、案卷号之间用“—”号间隔后组成档号。

4.1.2.3 正题名:即案卷标题,是表达案卷内文件的中心内容、形式特征的名称。一般著录案卷封面上已拟定的题名。案卷题名不能揭示案卷内容,应重新拟写,在拟写的题名两端加上“[ ]”。题名一般包括责任者、内容、文种。

4.1.2.4 责任者:责任者的责任者著录产生档案的单位。如“四川省交通厅”。责任者必须著录全称或统一规范的通用简称。

示例1:“中国共产党四川省委”或“中共四川省委”;

示例2:“四川省民族事务委员会”或“四川省民委”;以上不应简称为“省委”、“省民委”等。

4.1.2.5 时间项:指卷内文件起止日期,分为起时间和止时间两项。时间项著录到月或日为止。时间项用6位或8位阿拉伯数字表示,第1—4位表示年,第5—6位表示月,第7—8位表示日。

示例:“198108”表示1981年8月;“19810823”表示1981年8月23日。

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文件时间不完整或部分时间字迹不清时,起码应考证出年份,其次考证出月。月考证不出,以“0”补之。考证不出准确年份,可著录大致年份。例如50年代

的,起始时间著录为“195001”;终止时间著录为“195912”。

4.1.2.6 保管期限:对档案划定的存留年限。保管期限一般分为永久、长期、短期三种。

4.1.2.7 页数:用阿拉伯数字表示。

4.1.2.8 分类号:分类号依据《中国档案分类法》的有关规定著录。案卷内容有多少主题就标引多少分类号。多少分类号之间用“;”间隔。

4.1.2.9 主题词:本项目一般著录主题词,也可著录关键词。主题词是表达档案主题内容的规范化的词或词组。关键词是在标引和检索中取自文件题名或正文用以表达档案主题并具有检索意义的词或词组。多个词之间用“;”间隔。

4.1.2.10 备注:著录档案中需要注释或补充的内容。 4.1.3 文件级目录(1数据库结构(见表2 表2 文件级目录(1数据库结构

序号数据字段名字段类型文字类别字段长度字段值 1 档号 C 字符20 2 责任者 C 汉字40 3 文件编号 C 汉字和字符30 4 正题名 C 汉字140 5 成文时间 C 字符8

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6 页号 C 字符 3 7 备注* C 汉字和字符24

8 保管期限 C 汉字 4 永久、长期、短期 9 密级* C 汉字 4 10 分类号 C 字符30 11 主题词 C 汉字60 12 电子文档号* C 字符20 13 全文* M 汉字

注1、有*为选择著录项目,其它为必须著录项目。2、字段规定字段值的,只能选择输入;没有规定字段值的,输入值不受限制。

4.1.4 文件级目录(1著录要求

4.1.4.1 档号、责任者、文件编号、正题名、成文时间、页号、保管期限、分类号、主题词为必须著录项目。其它著录项目为选择著录项目。规定的字段长度为最大长度,可以小于它,但不得超过。选择著录项目还可从DA/T18中选取,或自行设置。

4.1.4.2 档号见4.1.2.2。

4.1.4.3 责任者:也称作者,是指对档案内容进行创造、负有责任的团体合个人。责任者有多个时,一般著录前两个或前三个(主办单位必须著录,立档单位本身是责任者的必须著录,责任者之间以“;”号间隔。个人责任者一般只著录姓名,必要时在姓名后面著录职务、职称,并加“(”号,机关团体责任者必须著录全称或统一规范的通用简称。在一个全宗内,对一个单位的名称应尽量做到统一。

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