档案包保责任书（样板）

中铁十三局集团第五工程有限公司 工程项目档案管理包保责任书

为加强公司工程项目档案管理，促进档案管理规范化、制度化。依照《中铁十三局集团公司档案管理实施办法》、《中铁十三局集团公司工程项目档案管理暂行办法》及《有限公司企业管理文件汇编》制定工程项目档案管理包保责任状。

一、建设项目基本情况

工程项目名称 开工日期 项目负责人 项目总工程师 专职资 料 员 科技档案负责人 会计档案负责人 声像档案负责人 合同总额 竣工日期 手机 手机 手机 手机 手机 手机 办公电话 办公电话 办公电话 办公电话 办公电话 办公电话 二、责任条款

1、档案部门负责把有关档案管理的规定和要求在项目开工后通知项目经理部（归档范围见附件）。

2、工程项目开工时，项目经理部应明确各专业档案负责人，并指定具体档案业务人员，同时建立相应的档案管理制度，明确责任。

3、项目经理部必须安排专业人员负责工程竣工档案的日常收集、归档工作，并定期汇报竣工资料编制进度。

4、项目经理部要保证档案人员的素质和稳定，以保持竣工资料收集整理的连续性。因工作需要更换人员时必须履行交接手续。

5、工程竣工验收后三个月内，项目经理部必须按归档要求，将完整、齐全的工程档案送至有限公司有关部门审核验收，合格后移交公司档案室归档。

6、实行项目档案保证金标准。以集团公司名义中标的工程项目，按集团公司标准交项目档案保证金5万元（公司收缴后上交集团公司）。以有限公司名义中标的项目，1亿元以上的工程项目，项目档案保证金5万元；5000万元～1亿元的项目，保证金4万元；1000万元～5000万元的项目，保证金3万元；1000万元以下的项目，保证金2万元。保证金由有限公司财务部门代扣代缴。 三、奖罚措施

1、项目竣工后，按归档范围、内容、标准及要求向有限公司档案部门移交完整、规范的工程竣工档案，保证金如数退回项目。对报送不及时或不符合归档要求的，以集团公司名义中标的项目按集团公司的标准处罚，并按集团公司档案归档要求限期补全，否则加倍处罚；对以有限公司名义中标的项目按保证金的20%-50%处罚。

2、工程竣工验收后，以三个月为期限，项目部必须将收集齐全、整理规范的竣工档案向有限公司移交，逾期不交

的，罚项目长及总工程师各2000元，办公室主任1000元，资料员1000元。

3、对上移交的竣工资料报送不及时或不符合归档要求的，罚项目长及总工程师各1000元，办公室主任500元，资料员500元，并责令限期进行补改，若补改仍达不到标准的，将对其按本条款重新处罚。

4、对报送档案及时并符合归档要求的项目部，给予项目长及总工程师各2000元，办公室主任、专职资料员各1000元奖励。

四、责任书一式二份，项目1份，公司1份。

中铁十三局集团第五工程有限公司 （盖章） 责任人： （签字）

中铁十三局集团第五工程有限公司 项目部 （盖章） 项目经理： （签字） 项目总工： （签字）

年 月 日

技术资料归档范围及保管期限

一、归档范围及内容：

1、招标文件（书）、投标文件（书）、中标通知书、合同协议。

2、合同变更及补充协议、施工组织设计、开工报告及批复、质量评定、设计变更、地亩资料，与建设单位及地方政府重要的来往函件、会议纪要、技术交底及图纸会审材料、重大事故报告及处理结果补救措施。

3、施工技术总结（专题技术总结）、竣工验收报告、竣工决算（没有决算的交末次验工计价）、安全评估证明、单位工程竣工资料及图纸。

4、获得省部级以上优质工程荣誉称号的证书原件、各类奖状牌匾、省部级领导视察工地时形成的照片、工程开竣工及施工工程中形成的照片（均包括电子版本）、有保存价值的录像带磁带及VCD等。

二、技术档案归档要求：

文字材料纸张规格为A4，拆除金属物后在左侧装订，前面加软封面。竣工图纸采用手风琴式折叠，尺寸为297×210毫米，图标外露，装盒时放在文字材料后面。

三、科技档案保管期限

科技档案保管期限表

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 资料名称 合同文件 工程质量评定 设计变更 重要往来函件 技术交底、图纸会审材料 重大事故报告及处理结果 单项工程 开工报告及批复 工程小结 质量评定 试验报告 竣工后 竣工验收报告 施工技术总结 竣工决算 安全评估证明 竣工图纸 保管期限 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 备注 原件 原件 原件 原件 原件 原件 原件 原件 原件 原件 原件 原件 原件 原件 原件