公安行政法律文书制作与使用说明

公安行政法律文书制作与使用说明

一、一般要求

1、本说明中所称文书是指与《公安机关办理行政案件程序规定》相配套的公安行政法律文书。

2、制作文书应当完整、准确、规范，符合相应的要求。

3、文书由各省、自治区、直辖市公安厅、局和新疆生产建设兵团公安局按照规定的式样自行印制，并由法制部门监制和管理。有条件的地方，可以采用计算机制作。

4、当场处罚决定书版心尺寸为125毫米×160毫米，文书中的存根版心尺寸为130毫米×225毫米，其他文书制作时统一使用国际标准A4型纸尺寸，即长297毫米，宽210毫米，天头（上白边）37毫米，订口（左白边）28毫米，版心尺寸156毫米×225毫米。误差不超过1毫米。

5、文书填写应当使用钢笔或者签字笔和能够长期保持字迹的墨水，要做到字迹清楚、文字规范、文面整洁。 文书设定的栏目，要逐项填写。摘要填写的，应当简明、完整、准确。签名和注明日期，必须清楚无误。

6、文书中注明的“（此处印制公安机关名称）”处，印制使用该文书的公安机关或者依法具有独立执法主体资格的公安机关业务部门的名称。依法不具有独立执法主体资格的公安机关业务部门，使用文书是应当以其所在公安机关的名义，所使用的文书应当印制其所在公安机关的名称。 文书中“（办案单位印章）”、“（移送单位印章）”、“（被移送单位印章）”、“（传唤单位印章）”、“（公安机关印章）”、“（此处加盖公安机关印章）”、“（处罚机关印章）”、“（收容教育所印章）”、“（执行单位印章）”、“（银行印章）”、“（印章）”等处印制时不印制文字，填写时由单位加盖印章。

7、讯问笔录、询问笔录、现场勘验笔录、检查笔录、听证笔录、公安行政处罚决定书等文书首页内容不够记录时，可以附纸记录，但首页及附页应当由相关人员签名或者捺指印。

8、文书中的记录内容应当具体详细，涉及案件关键事实和重要线索的，应当尽量记录原话。记录中应当避免使用推测性词句，防止发生词句歧义。 描述方位、状态的纪录，应当依次有序、准确清楚。

9、文书中仅注明填写格式，使用文书时需要办案人员填写齐全的文书文号，如“公（）行移字〔〕第号”、“公（）检字〔〕第号”等，按照以下要求填写：小括号“（）”处填写供你管具体办案单位的简称，治安、边防、出入境管理、消防、交通管理、公安信息网络安全监察等业务部门可分别简称为“治”、

“边”、“境”、“消”、“交”、“信”等，公安派出所可填写其名称的简称；

中括号“〔〕”处填写年度；“第号”处填写该文书的顺序编号。 当场处罚决定书中注明的“编号：”栏在印制文书时按先后顺序印制序号，办案人员不再填写。 10、文书中所称“姓名”，是指户籍上注明的常用姓名，与案件有关的姓名，如曾用名、绰号、化名、笔名等也应当注明。属少数民族的，应当写明其汉语音译名，必要时，也可以在汉语音译名后注明其使用的本民族文字姓名。属外国人的，应当写明其汉语音译名，此要时，也可以在汉语音译名后注明其使用的本国文字姓名。

11、文书中所称“年龄”和“出生日期”都以公历（阳历）周岁为准。“出生日期”除有特别说明的以外，一律具体到年月日。

12、文书中所称“工作单位”，是指机关、团体、企业、事业等单位的名称，填写时应当写全称。

13、文书中所称“文化程度”，是指国家承认的学历，以学校颁发的毕业证书为准。文化程度分为研究生（博士、硕士）、大学、大专、中专、高中、初中、小学、文盲等档次。

14、文书中所称“现住址”，是指现在的经常居住地。

15、文书中法律依据的填写应当写明法律、法规和规章的全称并具体到条、款、项。

16、文书中的“案由”是指行政案件的类别，比如盗窃、赌博等。

17、讯问笔录、讯问笔录、公安行政处罚告知笔录内容以问答的形式进行。记录时，每段应当以“问”、“答”为句首开始，回答的内容以第一人称“我”记录。

18、文书存根中“办案单位”栏填写具体承办该案件的单位的名称。“承办人”、“批准人”、“填发人”栏，分别填写该文书的承办人、批准人、填发人的姓名。“填发日期”栏填写制作该文书的年月日。

19、各种清单、凭证中“编号”栏一律采用阿拉伯数字，按物品（文件）的排列顺序从1开始逐次填写物品的品牌和型号。“特征”栏填写物品的颜色、新旧等特点。

20、多联式文书中的当事人签名栏，仅在制作附卷联时印制，由当事人填写并注明具体日期，作为送达的依据，其他送达当事人的各联，不需要印制当事人签名栏。

21、抽样取证证据清单、先行登记保存证据清单、扣押物品文件清单、扣押物品文件发还凭证、当场处罚决定书、没收违法所得非法财物清单、收缴五品清单在使用时，可以采用复写形式。 上述文书（不含当场处罚决定书）中的“承办人”栏由承办人签名。

22、文书中的存根部分在文书使用后应当集中保管。 二、具体要求

23、受案登记表（式样一）市公安机关受理行政案件时所使用的文书。 “案件来源”是指工作中发现、报案、投案、移交、扭送等案件的来源。“报案时间”栏填写报案的年月日时分。“报案方式”栏填写口头报案、书面报案、电话报案等报案方式。 “报案人”包括控告人、投案人员、扭送人员。 “简要案情”栏填写违法嫌疑人的姓名、性别、出生日期、现住址和工作单位等基本情况以及法案时间、地点、过程以及后果和现状；有受害人的，要写明受害人、受害情况、损失物品、数量、特征等要素。违法嫌疑人时单位的，要填写单位名称、地址和法定代表人。 “受案意见”是行政案件承办人根据案情，在初步确定案件性质、管辖权限和是否应当追究行政责任等情况下，提出是否受理的意见。 “受案审批”是办案部门负责的行政案件承办人所提意见进行审核，并决定受理或者不受理。

24、不予处理决定书（式样二）应当在“报称的”后面横线处填写案由，比如“盗窃”。“我们经审查认为”后面横线处填写不予处理的理由，不予处理的理由根据《公安机关办理行政案件程序规定》第四十三条的内容填写。

25、移送案件通知书（式样三）市公安机关将不属于自己管辖的案件，移送有管辖权的机关处理时所使用的文书。 移送案件通知书抬头横线处填写被移送单位名称，以下内容依次填写移送案件的受案时间、案由、移送案卷的页数以及其他证据。

26、申请回避审批表（式样四）中“申请回避理由”栏应当根据《公安机关办理行政案件程序规定》第十六条的内容填写。

27、传唤证（式样五）抬头横线处填写被传唤人的姓名，以下依次填写传唤理由、传唤的法律依据、指定时间和地点。

28、讯问笔录（式样六）是办案人员讯问违法嫌疑人，记载询问经过时所使用的文书。 在记录违法事实时，要全面、准确地记录违法的经过和实施，要着重记录违法的时间、地点、违法情节、违法后果以及违法行为的证据。在违法过程中有共同违法行为人的，还应当记明共同违法行为人的情况，以及各自在案件中所起的作用。 讯问人和记录人应当分别在讯问笔录的首部“讯问人”、“记录人”后面的横线处签名。

29、现场勘验笔录（式样八）是办案人员对违法行为案发现场进行勘验时所使用的文书。 “勘验地点”栏填写县城勘验的具体地点。 “勘验过程及结果”栏填写案件、现场概况及现场勘验情况。 现场勘验中发现和提取物证的情况，要根据物证的不同特点，分别写明名称、品质、重量、尺寸、体积、标识

等。照相、录像的内容和数量、绘图的种类和数量等情况也应当在笔录中注明。 现场勘验人员、记录人、当事人或者见证人应当在现场勘验笔录的尾部签名。 30、检查证（式样九）是办案人员对可能隐藏违法嫌疑人或者证据的场所进行检查时所持的文书。 检查证应当依次填写检查的法律依据、检查人和检查对象。 存根中的“检查对象”栏应当填写被检查的场所的名称。“检查原因”栏填写检查的理由和目的。

31、检查笔录（式样十）中的“检查对象”栏应当填写被检查人的姓名、性别、年龄或者被检查的场所的名称。 “检查过程即情况”栏应当将涉及案件的有关情况准确、客观地记录下来。 检查人、记录人、被检查人或者见证人应当在检查笔录尾部签名。

32、公安行政处罚告知笔录（式样十五）在公安机关按照行政处罚的一般程序办理行政案件过程中使用。 “告知内容”第一栏部分属于必填内容，填写时应当将对违法嫌疑人你作出行政处罚决定的事实、理由及依据明确写明。 “告知内容”第二栏“拟作出的行政处罚”部分仅在公安机关拟作出符合听证范围的行政处罚决定之前，向违法嫌疑人告知有要求听证的权利时填写。 违法嫌疑人提出陈述和申辩的，告知人应当如实记录。违法嫌疑人提出书面陈述，申辩材料的，应当将该书面材料附上并在告知笔录上注明。

33、举行听证通知书（式样十七）抬头横线处填写悲痛之人的姓名，以下内容依次填写举行听证的时间、地点和案由。

34、听证笔录（式样十八）是在举行听证会中对听证过程和内容的记录。 “听证内容记录”栏前的“听证主持人”、“听证员”、“记录员”、“办案办案人员”栏填写上述人员的姓名、工作单位及职务。 违法嫌疑人是个人的，应当在“听证内容记录”栏前的“违法嫌疑人”栏填写姓名、性别、年龄、现住址和工作单位。违法嫌疑人时单位的，应该填写名称、地址，并在“法定代表人”栏填写法定代表人的姓名、性别、年龄和现住址。违法嫌疑人又委托代理人的，应当在“委托代理人”栏填写委托代理人的姓名、性别、年龄、现住址或者工作单位。 “听证内容记录”栏前的“本案其他利害关系人”栏填写该利害关系人的姓名、性别、年龄、现住址或者工作单位，并注明是何种利害关系。利害关系人有代理人的，在“本案其他利害关系人的代理人”栏填写代理人的姓名、性别、年龄、现住址或者工作单位。 听证员、听证主持人、记录员应当在听证笔录尾部签名。

35、听证报告书（式样十九）是听证主持人在听证结束后，经组织听证人员评议，将听证机关听证人员对该案件的意见，以书面形式向公安机关负责人所作的报告。 “听证会基本情况”栏中应当简明扼要介绍听证会基本情况，客观公正地反映当时任何案件承办人的主要理由，听证人员有不同意见的，也应当注明。 “听证会基本情况”栏前的“听证主持人”、“听证员”、“记录员”、“违法嫌疑人”、“法定代表人”、“委托代理人”、“本案其他利害关系人”、“本案其他利害关系人的代理人”、“本案办案人员”等栏的填写参照听证笔录中同类项目填写。 听证主持人应当在听证报告书尾部签名。