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惠森电梯 程序文件 Q/HS.CX-2012版本 C/0
文件控制程序 编 号 Q/HS.CX-01 页码 1/8 1．目的
为了保证公司在质量保证体系中所使用的文件为有效文件，防止过期或作废的文件使用。 2．范围
适用公司所有文件和资料的管理。 3．职责： 3.1职责
3.1.1总经理负责确定公司的质量方针、质量目标。
3.1.2质量保证工程师负责质量保证手册审核和日常运做，负责体系运做的全面管理。
3.1.3各职能部门负责本部门业务范围内工作程序的制定、发布、实施和修正。
3.1.4质量保证工程师负责组织相关部门对接部门文件进行程序运做的协调性处理。
3.1.5管理机构框架：所有参与体系管理人员组成体系维护组。 A、总经理负责质量保证手册批准。
B、质量保证工程师由总经理任命。负责审核质量保证手册和批准程序文件。
C、各部门负责人负责日常体系维护和重大体系变化的协调。
D、各部门执行各部门管理指令，并有义务反馈体系运做中不适宜问题。 4．工作程序
4.1质量体系文件分类：
4.1.1质量保证手册：体系的纲领性文件，可作为对外宣传的资料。 4.1.2程序文件：公司业务工作的主流程，说明主要业务工作过程如何运行。
4.1.3相关支持性程序文件：支持主流程的有效运行，为主流程顺利运
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文件控制程序 编 号 Q/HS.CX-01 页码 2/8 行提供保证。
4.1.4执行文件（含三类文件）：程序文件、作业指导书、控制记录表格。
4.1.5记录：记载工作内容的资料。
4.1.6外来文件：非公司内部文件，要求公司相关部门必须执行的工作要求、技术规范、设计文件、鉴定报告、型式试验报告、监督检验报告，供方的产品质量证明文件、资质证明文件，国家有效标准、法律法规等。 4.1.7技术文件：是产品生产技术指导性文件，并为产品生产提供依据和规范。
4.1.8受控文件是指根据管理需要公司可以对其内容进行更改控制的文件分为：外来文件、质量保证体系文件及其他需要控制的文件等。对受控文件的管理要求要加盖“受控文件”印章，并编制受控文件清单。 4.2文件的编制、会签、审批:
4.2.1 质量保证工程师对文件的编制、审批进行控制。
4.2.2公司办公室对文件的发布、分发、回收、处理标识及更改进行控制，以保证与质量有关的所有依据性文件处于受控状态。所有发布的文件按统一的内容和格式编写。
4.2.3质量保证手册：由办公室组织编写，质量保证工程师审核，总经理批准。
4.2.4程序文件、相关支持性程序文件、执行文件：由办公室编写，技术负责人审核，质量保证工程师批准。
4.2.5跨部门使用的文件要与相关部门协调一致，如不能取得一致同 意，质量保证工程师组织协调。
4.2.6当文件出现变更时，由办公室做出变更通知并经技术负责人审核，质量保证工程师批准后，由办公室依此对保存的文件进行变更；当文件作废时，编制部门发出作废通知并经质量保证工程师批准后，由办公室
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文件控制程序 编 号 Q/HS.CX-01 页码 3/8 依此删除，有必要存档的作废文件，由办公室负责保存。文件变更的审批记录表由职能部门和办公室同时存档。
4.2.7技术文件（含图纸、资料、工艺文件），由职能部门全权负责管理和控制。
4.2.8外来文件控制由办公室进行控制，各部门根据工作实际需要进行申请，由办公室进行收集或购买相应的外来文件；收集或购买相应的外来文件应填写《外来文件登记表》，使用时应填写《文件发放登记表》。其中安全技术规范和标准必须有正式有效版本。使用部门对所使用的文件进行管理控制。 4.3文件的发布/发放
4.3.1职能负责人负责批准业务范围内工作程序并在同意发布的程序文件上签字确认。对于需要各部门负责人联合签发方可有效实施的程序文件，由程序编制部门牵头负责协调，各部门负责人完成会签。
4.3.2文件的发布：所有体系文件由办公室在公司会议上发布。文件发布由文件编制部门提出申请，质量保证工程师批准后通知办公室进行发布。办公室同时保留一份由职能部门签批的文件原本。
4.3.3体系文件的发布,以办公室保存的文件为有效版本。如使用文件由使用人员根据工作需要提出申请，批准后由办公室资料管理员复印或打印发放。
4.3.4有效程序文件由办公室统一进行发布。保证各部门使用的文件及记录表格均使用公司发放的有效版本，任何个人、职能部门保存或擅自复印或打印的文件，只能作为工作参考，不能作为工作依据（除在发放登记表上记录的文件），由此造成的工作失误，由工作者本人承 担失误责任。
4.3.5因工作需要发放到工作现场的文件，由需求部门提出申请，经文件编制部门负责人同意后填写《文件发放申请表》和《文件发放登记表》
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文件控制程序 编 号 Q/HS.CX-01 页码 4/8 由办公室打印发放。需求部门和批准部门的体系管理人员负责控制现场使用文件的有效性。
4.3.6办公室对各部门提交发布的文件的格式和表格的使用、文件编号、批准签名等进行检查，若发现有差错,要退回提交人进行纠正并重新提交。文件检查无误后，办公室在公司会议上发布文件或发布文件更新通知，张贴在公司的展板上以示告知，并发通知给相关部门。 4.4文件的归档，更新和取消
4.4.1所有批准文件的存档都以质量保证工程师签字批准同意发布的纸板文件为准，对应的电子版须与各部门负责人签字的纸板文件相一致，办公室负责保存相应的纸板和电子版文件。如更新时应同时更新纸板和电子版文件。
4.4.2办公室将责任部门提交的原版文件归档，并同时更新旧文件或清除被取消的文件。如需保留旧文件作参考，需在文件上加盖“作废存留”章，由需用部门另行存档。过期、失效的文件需加盖“作废”章。作废文件是否需要保留，由文件编制部门负责人确定。
4.4.3文件在分布/分发后，文件编制部门要通知相关使用人员，同时要更新旧文件或清除、取消旧文件；需要作为参考资料的旧文件应加盖“作废存留”章等进行识别。
4.4.4取消、更新程序文件时应填写《文件更改记录表》 ，需要取消、更新的程序文件应经过部门负责人签批。
4.4.5外来文件发布，应按照发出部门的对应要求进行文件（复印件）展示，并填写《外来文件登记表》。相关职能部门使用该文件时需填写 《文件发放登记表》后借出。外来文件版本变更或被新文件取代后，应尽快更新使用的文件，并做好记录；旧文件如有参考价值的应加盖“作废存留”章，如没有参考价值的应加盖“作废”章，同时在《外来文件登记表》上注明，以保证外来文件的有效性。
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