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学习罗伯特议事规则第六节开会的程序
①对于开会的程序，《罗伯特议事规则》并没有详细的阐述，主要是因为该书作为针对西方议会制度而写就的书籍，其对象本身在开会程序上已经非常的成熟。但本节所叙述的大部分观点，该书都或多或少的进行了涉及。
本书作者在经过自身体会和参考各类书籍后，对本节进行了大量的归纳整理。
如果会议的性质不是临时性的集会或第一次会议就应该有固定的主持人，或者是上届的主持人宣布开会，并宣读会议名称及会次以及开会的时间地点，出席人的姓名及人数，列席人员的姓名。如果参加会议的人员比较多，就可以省去念会议人员姓名的环节。有些公司会制作公司歌曲或旗帜等，宣布人数后就要升旗帜奏歌曲。没有的一般会宣读企业章程作为替代。这之后如果是第一次会议则进入说明议题环节，如果不是第一次会议，就要进行上次会议回顾。
会员大会一般是指代表（职工或政党会员的一部分）大会、董事会、监事会等。参加大会的人首先应该是这个组织的成员，而不是外界人事。上市公司则包括独立董事。
2. 第二项工作：会议回顾
上次会议回顾主要是说清上次会议的成果。包括确认上次会议的会议记录以及上次会议的决议和决议的执行情况。如果上次会议中还有委员会，那么委员会应该报告交给委员会要求书写的报告或执行（或监督）大会决议执行的情况。最后是报告其他应该报告的情况。
上次会议的回顾，既可以用书面报告的形式，也可以口头报告，书面报告比较适合于大型会议。虽然如此，养成书面报告的习惯也是非常好的，因为这样可以更好的培养责任意识。 3. 第三项工作：说明议题
情况汇报完毕后，如果需要对它进行审批，则进行投票。如果不需要审批，则进入说明议题的环节。说明议题包括两种情况，如果首先讨论的议题是上次会议遗留的问题，就需要说明上次会议对这个议题的讨论情况。如果是进行本次会议的议题讨论，虽然在会议召开前发放了会议通知。会议通知也可能进行了说明，但最好还是再由具体负责人详细说明一次。例如可以由董事长说明公司整体情况，或由公司经理说明公司运营情况，或由财务经理说明公司资金情况等等。这要视议题的性质，才能够决定谁来说明议题。说明议题后，就该进行对议程的确认或对议题的辩论。4. 第四项工作：确认本次会议讨论的议题顺序
当大会不是只针对一个议题进行辩论和表决的时候，往往会出现一个议题先后顺序的问题。有些议题需要先讨论，有些议题则需要后讨论。
顺序安排的方法。顺序无非三种情况，一种是从难到易，一种是从易到难，一种是难易间隔。从难到易是因为在开会前大家的注意力非常集中；从易到难是因为较难的问题往往代表着利益纠纷最多、达成共识最艰难。对它的讨论应该保证参会人员都会精神百倍的去交流。把较容易达成共识的问题放在前边，有利于让参会人员明确的知道较难的问题在后面，不要耽误时间，这样往往会对前边的议题较为顺利地通过，集中精力对付较难的问题。难易间隔主要是为了比较好的处理一些较为集中的重大问题。
如果大家是第一次开会，事先没有商量好会议的议程，那么可以在“议程表”上加“拟定”两个字，在会上按照大家的意思进行安排，这样做会让大家增强责任感，有一种自己受到了重视的感受。但是，这当然会让会议的时间增加，也有可能会因为先处理什么而遇到非常激烈的争论。
对于比较紧急的会议，例如“面对竞争对手的恶意收购，我们应该如何应对？”这样的问题，就可以由会议的组织者来进行确定。例如“目前企业员工工作积极性亟待提高，我们应该采取什么方式来解决”，这种论题我们就可以让大家来讨论。这样本身就是提高积极性的方法，毕竟我们先提高了参会人员工作的积极性。
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学习罗伯特议事规则第六节开会的程序
足额问题的优先程序高于一切。开会时间已至，不足开会额数者，主席得宣布延后开会，延后两次仍不足额时，主席应宣告延期开会或改开谈话会，管理层听取意见。
上次会议遗留的议题一般先进行讨论。如果上次会议中有没有讨论完成的议题，则在本次会议上进行首先讨论。当然，如果本次会议中的大多数人仍然不愿意讨论，也可以不首先讨论它。
需要三分之二同意的议题应该重点考虑。一般性的议题表决只需要有超过半数的出席人员，同意就可以了。但诸如章程的制订与变更；会员的除名或董事监事以及经理等人的罢免；重要或重大财产的分割或合并或其他处分形式；团体的解散；其他与会员权利义务有关的重大事项等问题，则需要出席人数的三分之二以上同意才可以。对于这些，我们可以根据顺序安排的三种情况，参照不同的大会形式来进行挑选。
5. 第五项工作：辩论
对于议题的辩论，如果是在说明议题的时候已经给出了解决方法，那么辩论是针对这些方法的辩论，同意或者否决或者修正或者重新提出新的建议。例如，在说明议题的时候，报告人已经说了如下这些话“公司目前的现金短缺，急需充实，公司管理层经过慎重考虑，决定出售水泥厂”。根据这段说明，大会进行辩论，如果遭到否决，大会可以要求管理层再考虑其他方法，或者大会可以提出新的方法或者大会只是拒绝。
如果在说明议题的时候没有给出解决方法，那么辩论是针对这项总议题进行新议题的提出并辩论。例如企业的领导阶层对于“如何增加企业现金流”，并没有给出具体的办法，只是把目前的情况进行了说明。针对这项总议题，我们可以动议“出售三产”或“出售办公设施和交通工具”或“进行融资”等等。会议再针对这些动议进行辩论，从中选出一个或多个方法来解决这个总议题。6．第六项工作：表决方法，决议及结果
对议题进行充分辩论后，我们就可以对辩论的问题进行表决，表决之后形成大会的决议。但是在决议中我们一定要注意不要把决议执行这一环节忘记。
一定要确定执行人是谁，谁来监督执行人是否按照决议去执行了，如果执行人超额或没有完成大会决议规定的任务，应该如何进行奖惩。
7. 第七项工作：选举领导人
选举包括选举本届常设官员、大会的决议人员、常设机构的各委员、监察部门的负责人等等。对于这以环节可以进行变通，如果经出席人过半数同意可以列在辩论的前面，但本书不建议如此。
即在中国目前的国情下，如果这样办很可能造成许多不必要的麻烦。例如过早的暴露问题的核心、是真正的问题不能得到有效解决。当然，如果会议的主要目的就是此项工作，当然可以提前。8. 第八项工作：其他重要事宜，散会，记录应由会议的主持人及记录人员等分别签署
如果在结束会议之前，会议的主持人或组织的领导者需要对会议进行总结，这一项一般被称为闭幕词。散会后，
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学习罗伯特议事规则第六节开会的程序
会议的记录一定要由会议的主持人和记录人员以及其他重要人员签字，方才完成最后的手续。其他重要人员包括：重要议题的提出者以及被奖惩的人员等。【实战练习】1.想一想
下面是一次会议的议程表，在这里有我们上文没有详细说明的重要问题，请问这个问题是什么？表1.6某次会议议程表
单位名称：财务部 会议日期：2006年4月1日
会议名称：如何削减办公用品 开始时间：14：00结束时间：15：55召集人：财务经理吴 开会地点：公司第三会议室
会议类型：问题解决会 背景资料：本年度办公用品严重超支
期望结果：能够提出如何削减办公用品的办法而又不会导致职工的过度反感。携带物品：本部门办公用品使用情况说明和其他资料开会方法：互动式提问 决策方法：举手表决主持人：主管财务的副总经理陈 记录人：刘与会人员旁听者
财务顾问
议程项目 负责人 方式 分配时间回顾公司财务形势 吴 报告 5分钟寻找削减成本的方法 陈 自由发言 45分钟进行可行性研究 陈 按照轻重缓急 45分钟表决 陈 多数票通过 15分钟
总结陈述 陈 确定各部门的任务，各部门负责人负责执行，不能完成口两月奖金 5分钟2．问题思考
如何处理时间和议程之间的关系，保证在某个时间段内完成会议，降低会议的成本？3.选一选
下面的议程表缺少什么项目？表1.7某会议的议程表
［某某公司某某次会议］会议程序时间： 月 日 时 分 时 分 地点：出席者姓名［ ］缺席者姓名·理由［ ］1． 起立、敬礼、宣布开会2． 合颂经营理念3． 董事长(经理)致词4． 说明议题、议案
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学习罗伯特议事规则5． 补充说明、报告6． 讨论问题(质疑应答)7． 主持人或领导闭幕致词8． 起立、敬礼
9．散会。会议主持人签字。参考答案：
第六节开会的程序
想一想。最值得学习的是实在会议的召开中，确定了时间分配和方案的执行人员，明确了奖惩。合理分配时间是非常重要的，首先要做到任何人都要严格遵守时间的规定，其次要做到每个议程都要确定时间。会议的时间不能太长，每一项议程都要确定时间的长短，时间长短并不是会议能否成功的关键。虽然合理的分配时间很难，但是如果我们长期坚持，一定会从中摸索出一种不成文的规定。
问题思考。先把所有的问题都写出来，给每个问题确定所需方法，估算出所需要的时间，但是暂时不要考虑各个问题的先后顺序。然后把估算出来的时间加在一起，看是否超过会议的总体时间。你经常会发现问题多而时间少，但最好在会议开始前就发现这一点。很多会议失败告终，就是因为开会者的期望太多，不实际。如果超出了，那就请把你认为需要时间最多的议程先删除，当然如果它是你的问题的核心，那就不能删，往下看看，你也许会发现，议题说明的时间比较长，那就缩减它。也许你会发现，闭幕词和开幕词的时间如果删去，会有利于会议议程的安排，那就毫不犹豫的删去它们吧。
选一选。缺少会议议题的确认（确认包括，上次会议议题解决的确认，本次议题解决问题的确认，决议执行人员工作确认等）和会议记录人员的签字以及其他重要人物的签字。
第七节闭幕前文书的写作
关键词 内容 要求 注意
学习作用 有些文书是法律规定必须要进行的，对于这些文书的写作如果不符合规则，将会对会议产生严重的影响；有些文书虽然没有法律规定，但是它们也有着自己的要求，在本节中我们将对它们有一个总体的简单介绍。思想来源 各类文书的写作①
会议的各类文书写作，虽然不是会议的本质，但文书写的好与坏，往往会促进会议召开并且有利于会议的进行，更会对会议成果进行进一步的确认。【深入理解】
会议中的文书，有些是为了召开会议，有的是为了更好地进行会议，有的是为了评价会议，有的是为了宣传会议。我们先介绍为了召开会议而写作的文书，以及为了更好地进行会议而准备的各类文书。1.为了召开会议而写作的文书
在诸多为了召开会议而写作的文书当中，首先就是会议通知书的写作。
会议通知书。请看下列会议通知书，里面已经构建了我们需要所有注意的事项，本文就不再赘述。
①对于本章的后两节，即文书的写作。《罗伯特议事规则》没有进行具体的介绍，而且都散布在各个条文，没有清晰的定位和系统。
出现这种状况的原因，还是因为它针对的是西方成熟的议会制度，而且写作的主要目的是为了给社团组织以开会指导方针，特别时会议的进行时。因此，对于会前和会后的工作，该书并没有系统性的介绍。
为了弥补这一缺陷，特别是符合当今时代的特点，作者在参考了其他书籍之后，对相关知识进行了系统的补充。——作者注
标题：关于召开本年度股东大会的通知各位股东（通知对象）：
祝大家身体健康。本公司将召开第某次定期股东大会（会议性质），敬请各位股东出席，特此通告。 （通知时间）2006年3月22日
（公司地点）北京市朝阳区某某街某某号
（发布通知单位，通常为单位）某某股份有限公司董事会
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