政府办公室会议会务工作守则

XX区政府办公室会议管理工作规定

为进一步规范全区各类会议和会务工作，提高会议的质量和效率，提升行政效能，现将有关事宜规定如下：

一、会议通知 （一）通知范围

1. 省、市政府直接来电、来函，要求区政府领导和有关部门参加的各类会议，由区政府办公室负责通知出席会议的人员或单位。

2．区政府全体会议、区政府常务会议、区长办公会及由区政府决定召开的全区性重大会议，由区政府办公室负责通知出席和列席会议的人员或单位。

3.各业务部门提出召开的专题会议由牵头部门负责通知出席会议的人员或单位。

4.防火、防汛、安全等各类专项工作会议，由牵头部门和各领导小组办公室、指挥部办公室负责通知出席会议的人员或单位。

5.因特殊原因需提请政府办公室通知的，由各业务部门提出申请，并填写《会议通知呈报单》（附件1），经主管区长签批同意后，由区政府办公室负责通知出席人员或单位。

(二)有关要求

1．各类会议通知均要明确会议内容、会议时间和地点、参会人员以及是否需要汇报和着正装等要求。

2.在通知会议时，具体工作人员应做好通知记录，将通知时间及接收通知人员姓名记录在案备考。

1

3.会议通知后，应做好跟踪落实和反馈工作。

二、会议组织

区政府常务会议、区长办公会议、区政府专题会议需按照以下要求组织实施。

1.议题提出：提请区政府常务会议、区长办公会议及区政府专题会议讨论的议题，由区长直接提出，或由有关单位、部门根据上级指示和工作需要提出研究决定的事项并经分管副区长审核，填写《议题呈报单》（见附件4），待区长确定后，列为议题。

2.材料准备：议题确定后，议题汇报单位和部门要认真准备讨论材料，经审核同意后，一式十份连同电子版提前报至区政府办公室。汇报材料的内容一般包括：该议题的背景或缘由、主要内容、需区政府解决或审定的问题、政策依据、可供选择的决策方案、议题协调中的分歧意见等。（具体格式详见附件2、附件3）

3.会议流程：区政府常务会议实行候会制度，区政府办公室根据议题内容排出汇报和讨论时间，各汇报部门应根据会议通知时间分批到候会室候会，等待工作人员组织入场。区长办公会汇报部门提前在区政府三楼小会议室侯会，区政府常务会议汇报部门需提前在区林业局会议室侯会。

4.会议纪要：会后区政府常务会议纪要、区长办公会议纪要和区政府专题会议纪要均实行会签制度，相关部门主要领导对政府办形成的纪要初稿提出修改意见后，加盖单位公章，报至区政府办，由政府办修改完善后，请呈相关区长签发并存档。

三、会议室使用

1.区政府会议室（四、五、六楼和综合楼会议室）由政府办统一安排、统筹协调使用。

2

2.各部门使用会议室需提前一天到政府办文电科登记，注明使用日期、会议起止时间、会议内容、是否使用投影仪、麦克、空调、是否使用桌牌、果盘等事项。

3.政府办按照先区级后局级、预订先后顺序及会议室实际容纳人数为标准分配会议室，严禁私自改变各会议室桌椅摆放格局。

4.各部门牵头召开会议的，原则上自备矿泉水等用品。 5.会议室电器设备的使用均由政府办行政科统一负责，派专人调试，其他人员不得擅自使用和操作。

6.会议期间，要爱护会议室内各种设备，如有损坏或遗失物品的，需按价赔偿，会后由使用部门派人负责清扫。

7.会前需派专人取钥匙做会前准备，会后由专人及时送还，同时由政府办行政科派专人检查会议室使用情况，确保各种设备完好无损、桌椅摆放整齐、茶杯清洗干净、空调、电灯关闭、门窗锁好，方可归还钥匙。

四、会议秩序

1.全区各类会议与会部门、单位应严格按照会议通知要求的范围、人员参会，不得随意替代、无故缺席。

2. 各类会议与会人员应提前10分钟进入会场，如有特殊情况不能参加会议的，须向会议主持人及召集部门请假，并委派相关人员参会。

3.与会人员在会议期间原则上不得随意离场，不得接听电话，手机保持静音或关闭。

3

附件1：

XX区人民政府办公室会议通知签批单

日期： 会议名称 联系人及方式 牵头部门 主 持 人 会议时间 会议地点 参 会 部 门 办 公 室 领导意见 区 级 领导意见

4