邮件合并教学设计

Word 中邮件合并的使用 ——制作成绩通知单

教学目标：

1、了解邮件合并的类型 2、掌握邮件合并的操作方法 3、邮件合并时获取数据源的方法 教学重点： 邮件合并的操作步骤 教学难点

邮件合并的使用方法 教学方法：

演示法 任务驱动法 讨论法 教学过程

一、问题导入

本学期即将结束，班主任张老师遇到了一个难题，学校要求根据已有的“各科成绩”，给每位同学发一个“成绩通知单”，成绩单完成后，还要根据“学生信息表”给每位同学制作一个信封，把成绩单邮寄给学生，若每一份都用手工填写打印，须花很多时间且又麻烦，还易出错。怎么办？

若利用Word邮件合并功能，这些问题就可以迎刃而解。下面以成绩通知单为例，学习邮件合并的使用。

二、准备工作 1、“学生成绩表”

在Excel中制作好“学生成绩表”

在使用Excel工作簿时，必须保证数据文件是数据库格式，即第一行必须是字段名，数据行中间不能有空行等。比如第一行里面包含了学号、姓名、语文等其他相关信息的字段，

2、“成绩通知单”

在Word中制作好“成绩通知单”，并进行恰当排版。 三、利用邮件合并向导进行邮件合并

单击“邮件”菜单→开始邮件合并→邮件合并分步向导

① ② ③ ④ ⑤ ⑥

单击“下一步：正在启动文档” 单击“下一步：选取收件人”

单击“浏览”，打开提前制作好的“学生成绩表” 单击“确定”

单击“下一步：撰写信函” 在“成绩通知单”中插入数据域

Ⅰ.将光标定位在同学前，单击“插入合并域” Ⅱ.在“域”列表中选择“姓名”项→“插入”

Ⅲ.重复第二步，插入语文、数学、计算机等数据域。效果如下： ⑦

单击“下一步：预览信函”

⑧单击“下一步：完成合并” 四、邮件合并的使用步骤 1、建立主文档 2、准备好“数据源”

3、在主文档中的合适位置插入数据域 4、完成合并

五、邮件合并的使用场合

如果需要制作一批文本，其中一些内容是固定不变的，一些内容

是变化的，人们通常使用邮件合并功能。例如，学校发给每个学生的成绩通知单，考试科目都相同，只是姓名和各科成绩不同。那么就先创建两个文档，其中一个存放成绩通知单固定不变的内容，另一个存放考试成绩，再对这两个文档进行邮件合并，得到需要的成绩单。

邮件合并通常涉及两个文档：一个提供固定内容的主文档，提供变化内容的数据源文档。

毕业证；校牌（胸卡）；学生证；荣誉证；工资条；带成绩的通知书；学生评语都可以采用邮件合并功能来完成。 学校教务处每年都要打印带照片的学生会考证和毕业证，政教处每学期都要打印上千份的胸卡、学生证和荣誉证，总务处每月都要打印教职工的工资条，班主任每学期都要填写学生的带成绩的通知书和学生档案等等。

课堂练习

1、利用“邮件合并”，制作所有考生的准考证

2、元旦将至，利用“邮件合并”，为你们班的所有代课教师制作一份元旦联欢会请柬。

课堂小结

通过几个案例的学习，我们了解到了邮件合并的使用场合，学会了邮件合并的使用步骤和方法。 邮件合并通常涉及两个文档： 1、提供固定内容的主文档 2、提供变化内容的数据源文档